Blog

Later is nu!

Begin 2016 is Microsoft gestopt met de onbeperkte opslag op OneDrive. Bestaande gebruikers mochten de 15GB opslag houden, mits zij zich daarvoor registreerden. Voor alle overige gebruikers geldt vanaf februari 2016 een maximum van 5GB. Ook de betaalde versie verloor haar onbeperkte opslag en kreeg een maximum van 1TB.

“Storage kost niets.” Dat is het motto dat we kennen van de afgelopen jaren. En in het kader van dat motto werd in het verleden niet kritisch gekeken naar wat werd bewaard en opgeslagen. “Sla maar op en we kijken later wel”, dat was een vaak gehoorde uitspraak. Maar, later is nu! Nu blijkt dat Microsoft onbeperkte opslag aan banden legt, kunnen we concluderen dat storage wel degelijk iets kost, ook cloud storage. En dat klopt natuurlijk ook. De effort die partijen als Microsoft, Google, Dropbox in hun cloud storage oplossingen steken, moet immers worden terugverdiend.

De beslissing van Microsoft is een aanleiding om nog eens kritisch te kijken naar de eigen documenthuishouding. Want problemen in de documenthuishouding resulteren in problemen rondom de opslag, beheersbaarheid en vindbaarheid van documenten en het kunnen voldoen aan regelgeving. Elk van deze problemen vertaalt zich ook naar concrete financiële voordelen voor de organisatie wanneer deze worden opgelost. Bijvoorbeeld: Gemiddeld is 50 procent van de data opgeslagen op het netwerk ROT (Redundant, Obsolete & Trivial) en kan dus worden verwijderd. Quick win: 50% minder kosten voor opslag!

Het is daarom nu het moment om gebruikers het belang van een goede documenthuishouding uit te leggen. Gebruikers moeten hierbij vooral leren gestructureerd te werken met documenten, bijvoorbeeld: toekennen van goede metadata, het voeren van versiebeheer en het plaatsen van documenten in het juiste proces. Het is nu ook het moment om de vertrouwde netwerkschijf vaarwel te zeggen en een gestructureerd systeem voor document management in te voeren. Hiermee borgt u voor de lange termijn de kwaliteit van de documenthuishouding.

Later is nu! Of eigenlijk allang begonnen, dus waar wacht u op?

 

Deze blog is geschreven door Ernst van Rheenen. Heeft u ook iets wat u bezig houdt? Meldt u dan aan als auteur en plaats uw eigen blog
Categorie:   
Auteur
afbeelding van Xillio
Ernst van Rheenen
Xillio - Chief Architect

Ernst van Rheenen is Chief Architect bij Xillio, expert in het geautomatiseerd transformeren, verrijken en migreren van ongestructureerde content (Content ETL). Ernst werkt bij toonaangevende enterprise klanten en helpt hen bij migratie- en consolidatietrajecten met implementatie advies, technisch ontwerp, en bijdragen aan projectplan en -planning. Binnen Xillio is hij verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het Xillio Content ETL Platform.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.