Blog

Vijf tips bij het upgraden van uw ERP

ERP (Enterprise resource planning) is de laatste jaren sterk aan het veranderen als gevolg van een    aantal grote ontwikkelingen in de IT-wereld: mobiel, social, big data en cloud. Elk van de ontwikkelingen heeft op geheel eigen wijze invloed op het ERP. Cloud zorgt er bijvoorbeeld voor dat  ERP-systemen flexibel inzetbaar zijn. ERP op mobiel geeft de mogelijkheid het systeem vanaf ieder apparaat te benaderen, waardoor meer mensen toegang hebben tot gegevens uit het systeem. En nieuwe analyse en social tools zorgen voor een efficiëntere ontsluiting van informatie, waardoor de business sneller en beter beslissingen kan nemen.

Een eindgebruiker wil de ontwikkelingen in principe het liefst op de voet volgen en werken met de laatste ERP-functies. In de praktijk gebruiken bedrijven echter veelal oude versies van ERP-systemen. Upgraden van de oudere, statische, ERP-systemen is vaak arbeidsintensief en daardoor erg duur. Bovendien verliepen ERP-projecten in het verleden nogal eens moeizaam en de motivatie om te investeren is daardoor niet groot. Dat is jammer, want een ERP-systeem bevindt zich in het hart van een organisatie. Het is bij uitstek het ICT-systeem waarmee grote efficiëntieslagen in werkprocessen gemaakt kunnen worden. Bovendien hoeft een ERP-implementatie helemaal niet lastig te zijn.

Vijf tips die u in acht kunt nemen bij het upgraden van uw ERP-systeem.
1. Neem de eigen werkprocessen onder de loep. Een upgrade van een ERP is niet zomaar een vervanging van het oude systeem. Een nieuw ERP-systeem biedt ook heel nieuwe functies waarmee de business een stuk verder kan komen. Onderzoek die mogelijkheden bij een implementatie en bekijk hoe u de eigen werkprocessen effectief kan veranderen en verbeteren. De upgrade is daar een goed moment voor.

2. Verandermanagement is key. Implementaties van ERP-systemen zijn in het verleden vooral nogal eens hoofdpijnprojecten geweest, omdat de organisatie onvoldoende betrokken was bij de implementatie. ERP raakt sterk aan de eigen werkprocessen en dat betekent dat ERP meestal een andere manier van werken met zich meebrengt. Speel daarop in. Train mensen om met het nieuwe systeem te werken en begeleid de veranderingen en verwachtingen binnen uw organisatie.

3. Stel een goede, dedicated projectmanager aan. Zorg ervoor dat deze persoon ervaring heeft met ERP-upgrades en vertrouwd is met de techniek. Vaak wordt er een projectmanager van binnen de eigen organisatie aangesteld. Dat kan een risico zijn als hij/zij weinig ervaring met ERP-upgrades en implementaties heeft of onvoldoende tijd kan vrijmaken voor het migratieproject. Haal de projectmanager indien nodig van buiten de muren van het bedrijf.

4. Pas alleen maatwerk toe waar nodig. ERP-leveranciers hebben systemen ontwikkeld die de processen van hun klanten zo goed mogelijk ondersteunen. Maatwerk is vaak echter toch nog nodig. Veel organisaties schieten daarin door, ieder aspect van een werkproces wordt door hen doorgevoerd in de software. Los van hoge ontwikkelkosten is het gevaar hiervan dat aanpassingen en ondersteuning daardoor wordt bemoeilijkt. Soms is het customizen zo ver doorgevoerd dat er beter voor een heel nieuw systeem kan worden gekozen dan voor upgraden. Kies liever branchespecifieke software die afgestemd is op de behoeften van de organisatie en maatwerk overbodig maakt of tot een minimum beperkt.

5. Grondig testen voorkomt veel problemen. Het testen van het ERP staat altijd wel op het programma, maar het kan naar de achtergrond schuiven wanneer er veel aan het ERP wordt geschaafd. Bij een ERP-project is testen echter bijzonder belangrijk. Daarom is het cruciaal dat een gedegen testplan wordt opgesteld en uitgevoerd. Een software update van het ERP-systeem heeft op veel, zo niet alle, koppelingen invloed. De consequenties van een upgrade moeten daarom van te voren goed in kaart gebracht worden en alleen testen kan dat voor u doen.
 

Deze blog is geschreven door Theo Koster. Heeft u ook iets wat u bezig houdt? Meldt u dan aan als auteur en plaats uw eigen blog
Categorie:   
Auteur
afbeelding van InforBenelux
Theo Koster
Infor - Regional VP Infor Benelux

Theo Koster is Regional VP bij Infor Benelux. Infor is wereldwijd de op twee na grootste leverancier van enterprise applicaties en diensten.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.