Artikel

Architectuur bij Groen Kennisnet

In 2010 is Groen Kennisnet (GKN) gestart met een traject om concrete invulling te geven aan het werken onder architectuur. In dit traject is onder meer de business- en informatiearchitectuur van GKN uitgewerkt en het GKN informatiemanagement ingericht. Het uiteindelijk doel: meer grip krijgen op de ontwikkeling en het beheer van de diensten die GKN aanbiedt. Het resultaat van dit traject is verpakt in een aantrekkelijk document waarin de architectuur van GKN op compacte en heldere wijze voor meerdere doelgroepen inzichtelijk is gemaakt. In dit traject heeft Bas Jonkers een belangrijke rol vervuld als inhoudelijk adviseur en procesbegeleider.

Over Groen Kennisnet

Groen Kennisnet (GKN) is een onderdeel van de Groene Kennis Coöperatie (GKC), het samenwerkingsverband van alle Groene onderwijsinstellingen in Nederland. GKN verzamelt kennisbronnen op het gebied van Voedsel en Groen in Nederland en maakt deze publiekelijk beschikbaar via de website www.groenkennisnet.nl en diverse webservices. Hiermee stimuleert GKN het delen van kennis op het gebied van Voedsel en Groen en is GKN inmiddels uitgegroeid tot een onmisbare schakel van het Groene Kennissysteem, dat bestaat uit alle kenniswerkers en –organisaties (overheid, onderzoek, onderwijs, bedrijfsleven, maatschappelijke organsiaties) werkzaam in het domein van voedsel en groen.

Aanleiding voor de GKN architectuur

De afgelopen 10 jaar is Groen Kennisnet (GKN), de informatie-infrastructuur van de Groene Kennis Coöperatie, uitgebouwd tot een veelzijdige verzameling van applicaties die allen op projectbasis gerealiseerd zijn. Integraal functioneel en technisch beheer ontbrak hier echter bij. Het regieteam van Groen Kennisnet kwam daarom ruim een jaar geleden tot de conclusie dat dit beter kon en dat er werk gemaakt moest worden van een fundament voor de informatiearchitectuur en de inrichting van het GKN informatiemanagement. Het doel hiervan is dat er vanuit deze basis de komende vier jaar bewuste keuzes gemaakt kunnen worden over het opschonen en verder uitbouwen van Groen Kennisnet. Jonkers over de start van het traject: “Uiteindelijk ben ik begin 2010 door Dick van Zaane, voorzitter regieteam GKN en opdrachtgever voor dit traject, gevraagd om expertise en procesbegeleiding in te brengen. Samen met de leden van het regieteam en een expert op het gebied van de Groene Informatievoorziening zijn we aan de slag gegaan als de werkgroep BIAM (Business-, Informatiearchitectuur & Informatiemanagement). Het regieteam GKN valt onder het dagelijks bestuur van de Groene Kennis Coöperatie. Om met het resultaat aan de slag te kunnen gaan was goedkeuring door het dagelijks bestuur noodzakelijk.”

Ontwikkeltraject van de GKN architectuur

“Wat me bij de aanvang van het traject opviel was dat er bij informatiearchitectuur onmiddellijk heel concreet gedacht werd over de aansluiting tussen de werkprocessen van GKC en het applicatielandschap. Mijn dilemma was echter dat met alleen een goed overzicht van alle huidige toepassingen niet goed te bepalen valt hoe het landschap er over een x-aantal jaar uit moet zien”. De eerste stap in het traject was dan ook pas op de plaats maken. “IT-toepassingen zijn leuk, maar hebben op zichzelf geen nut. Ze krijgen pas toegevoegde waarde als ze daadwerkelijk gebruikt worden. Om een gevoel te krijgen bij waar de behoeften aan IT-ondersteuning in het groene domein zitten, zijn we eerst aan de slag gegaan met de processen. Welke transacties vinden er op hoofdlijnen plaats?”

Dit laatste bleek ook meteen de meest complexe stap te zijn, maar wel één met een verrassend resultaat. “De drie verschillende transactiemodellen (één voor elk van de GKC-werkprocessen – te weten: Kenniscirculatie, Onderwijsvernieuwing en Samenwerking) waarmee we begonnen, groeiden gedurende het proces steeds meer naar elkaar toe tot één algemeen transactiemodel. De transactie als uitgangspunt was losjes gebaseerd op de DEMO-methodiek van J. Dietz en deze aanpak bleek heel goed aan te slaan bij de betrokkenen.”

Figuur 1: Transactiemodel tussen kennisvraag en -aanbod

Vervolgens was het vrij eenvoudig om in een aantal logische stappen, van processen via functionele domeinen en uiteindelijk de logische informatiesystemen, toe te groeien naar de concrete situatie. “Ten slotte hebben we de GKN-servicemanager gevraagd om op basis van de modellen het actuele applicatielandschap te schetsen, wat probleemloos bleek te gaan.”

Figuur 2: GKN Applicatielandschap (oktober 2010)

Een ander belangrijke onderdeel van de GKN architectuur zijn de architectuurprincipes. “Om te komen tot de GKN architectuurprincipes hebben we met name de NORA 3.0 principes als referentiekader genomen en bewust gekeken naar wat wel en niet van toepassing was voor GKN, en vervolgens, wat we nog misten toegevoegd. Voor de inrichting van het Informatiemanagement hebben we BISL als kapstok genomen en uitgekleed tot proporties die passen bij de omvang van GKN.” geeft Jonkers te kennen. Het uiteindelijke resultaat is vervolgens voorgelegd aan een aantal reviewers waaronder een architectuur-expert, de beheerorganisatie, informatiemanagers van verschillende onderwijsinstellingen en een bestuurlijke beleidsgroep van de GKC. “Op het resultaat werd enthousiast gereageerd en met name de opmerking dat het nog strakker en met minder ‘blabla’ kon, hebben we ter harte genomen”, zegt Jonkers.

GKN architectuurprincipes

Een belangrijk onderdeel van de GKN architectuur zijn de architectuurprincipes. In totaal zijn er 19 architectuurprincipes opgesteld die onderverdeeld zijn in vier categorieën: GKN, Dienstverlening, Informatie en Beheer/Ontwikkeling. Elk architectuurprincipe is voorzien van een korte toelichting en een beschrijving van de implicaties. Daarnaast wordt ook aangegeven aan welke NORA 3.0 principes het architectuurprincipe gerelateerd is. Hieronder worden twee voorbeelden gegeven van de GKN architectuurprincipes:

 

Voorbeeld van een GKN principe:

Behoeften van de groene instellingen zijn uitgangspunt voor aanbod van diensten

Toelichting
GKN gaat uit van vraagsturing. Dit sluit overigens niet uit dat door middel van experimenten de vraag eerst geprikkeld wordt (denk hierbij aan Proof of Concepts / Pilots / trial & error-aanpak).

Implicaties
In de opstartfase van een (door)ontwikkeltraject wordt objectief in kaart gebracht welke behoeften met de dienst ondersteund moeten worden. Vervolgens wordt bekeken of de beschikbare middelen en andere randvoorwaarden toereikend zijn om de behoefte te realiseren. Zo niet, dan wordt of de business case bijgesteld, of het traject gestaakt.

Relatie NORA principes
Nr. 18 - Perspectief Afnemer

 

Voorbeeld van een informatie-principe:

Informatieobjecten zijn identificeerbaar en eenduidig beschreven

Toelichting
Elk informatieobject heeft een eigen id(entifier), waarnaar verwezen kan worden. Daarnaast is elk type informatieobject helder beschreven gegeven de context waarbinnen zij relevant is.

Implicaties
- GKN-systemen zijn zo ingericht dat elk informatieobject een unieke id krijgt. Alle gegevens (dit hoeft niet puur tekstueel te zijn, maar ook bijv. een afbeelding) omtrent het object worden gerelateerd aan dit id.
- Van elk informatieobject is beschreven wat haar betekenis is in een bepaalde context (dit kunnen er meerdere zijn). Deze beschrijvingen zijn op een uniforme manier vastgelegd en zodanig beschikbaar gemaakt(bijv. in een catalogus) dat er naar verwezen kan worden.

Relatie NORA principes
Nr. 15 - Identificatie informatieobjecten
Nr. 16 - Informatieobjecten systematisch beschreven

Het eindresultaat

Bas Jonkers over de gekozen presentatievorm van de GKN architectuur: “Wat mij betreft heeft het geen zin om producten op te leveren die zichzelf niet kunnen verkopen. Willen mensen ermee aan de slag gaan, dan moet het ze aanspreken en moeten ze het (met minimale toelichting) kunnen begrijpen. Alleen op die manier zullen ze het zich eigen maken en als ambassadeur voor het gedachtegoed optreden. Anders verwoord: iedereen moet het in een discussie op tafel durven leggen om er zijn punt mee te onderbouwen.”

Het uitgangspunt bij de beschrijving van de architectuur was dat het vooral beknopt en behapbaar moest blijven om überhaupt kans te maken bij bestuurders. “De review en discussie met de gebruikerskant wees dus uit dat wat wij vanuit de werkgroep beknopt vonden nog best wat strakker en minder wollig kon. Zo zijn we toe gegroeid naar wat ik laatst een keer de ‘minimale essentie’ heb genoemd; je doorlopend proberen te beperken tot de kleinst mogelijke set van relevante zaken.”

De mooiste complimenten over het architectuurdocument kreeg de werkgroep van de bestuurders uit de Beleidsgroep ondersteuning. Eén bestuurder vertrouwde het eigenlijk niet omdat het allemaal zo logisch en begrijpelijk in elkaar viel en een ander vond dat IT op deze manier ‘sexy’ werd. Het mooiste impliciete compliment kwam echter van de servicemanager die met een kwartier toelichting binnen een aantal uur het woud aan applicaties wist te plotten op de aangereikte modellen. Door de bank genomen is er dus zeer positief gereageerd op het document en de GKN architectuur. “Het blijft echter wel van belang om met name binnen de beheerorganisatie draagvlak te creëren en dit ook in stand te houden”, zegt Jonkers.

Doorontwikkeling en borging van de GKN architectuur

Op de vraag hoe de architectuurfunctie momenteel is ingericht binnen GKN geeft Jonkers het volgende antwoord: “Op dit moment ligt er een voorstel voor een nieuwe organisatie-inrichting rondom GKN, waarbij de architectuur structureel geborgd wordt binnen het onderdeel ‘informatiemanagement’. Tot die tijd ligt de verantwoordelijkheid voor de architectuur bij het regieteam GKN en levert een andere organisatie, zoals ik het afgelopen jaar vanuit Stichting Kennisnet, de architectuurexpertise. Het uitgangspunt is dat de opgestelde architectuur gebruikt wordt in de programma’s en projecten die binnen het groene domein worden opgestart.”

Het eerste succes op dit gebied is inmiddels al binnen. Jonkers geeft aan dat de werkgroep Architectuur van het programma GroenGelinkt (Natuur en Milieu Educatie) begin dit jaar de GKN architectuur onverkort als basis heeft overgenomen en hier eigen aanvullingen op heeft gedaan.

Om de GKN architectuur in de toekomst haar rol te laten spelen binnen de verdere ontwikkeling van GKN is het volgens Jonkers van groot belang dat er een voorvechter is (de beoogd informatiemanager) die het belang van de GKN architectuur weet over te brengen binnen de organisatie. Voor deze persoon is ook een belangrijke functie weggelegd om toe te zien op de handhaving van de principes en actualisering en eventuele verdere uitwerking van de GKN architectuur. De precieze invulling van deze functie zal nader worden vormgegeven als de nieuwe organisatie is ingericht.

Het document ‘Architectuur tussen kennisvraag en -aanbod’ waarin de GKN architectuur beschreven is kunt u bekijken op http://issuu.com/kennisnet/docs/architectuur-tussen-kennis-vraag-en-aanbod of klik op onderstaande afbeelding:


Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van basjonkers
Bas Jonkers
Nieuwe Voedsel- en Warenautoriteit - Senior Adviseur Strategisch Informatiemanagement

Bas Jonkers is sinds kort Senior Adviseur Strategisch Informatiemanagement bij de Nieuwe Voedsel- en Warenautoriteit.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.