Artikel

Succesvol de brug slaan tussen Business en IT

Is TOGAF en het PSA mechanisme Haarlemmerolie voor organisaties waar Business en IT niet goed samenwerken? In de praktijk worden raamwerken zoals TOGAF en DYA vaak naar binnen gereden om de problemen op dit gebied op te lossen. Helaas is dat echter te vaak “In Name Only” en liggen de best practices op de plank te verstoffen of wordt alles klakkeloos ingezet, zonder naar de organisatiecontext te kijken. In dit artikel wordt bekeken wat oorzaken zijn waardoor “de Business” en “de IT” vaak niet als een geoliede machine samenwerken en hoe deze samenwerking verbeterd kan worden.

Binnen veel organisaties is er de beleving dat er een grote scheiding is tussen “de business” en “de IT”. Waarbij “de business” dan wordt gepositioneerd als het verkopen en ondersteuning geven aan producten en diensten die de organisatie biedt. In een moderne organisatie is Informatie Technologie (IT) niet meer weg te denken. Er is veel ondersteuning nodig om de (vaak administratieve) processen goed en efficiënt te kunnen laten verlopen. Dat is dan zoals “de IT” gepositioneerd kan worden: ondersteunend zijn aan de bedrijfsprocessen. Andersom kan het ook zijn dat er vanuit technologische vooruitgang nieuwe mogelijkheden ontstaan om producten en diensten te leveren. In dat geval kan IT dus ook een driver zijn voor nieuwe business.

De kloof

Vanwaar die kloof tussen business en IT? Een belangrijke oorzaak is het feit dat beide disciplines een ander vertrekpunt hebben om naar de wereld te kijken. Enigszins gechargeerd zien we de volgende beeldvorming:

Business wereldbeeld

Vanuit de business kant geredeneerd, wordt IT vaak gezien als een infrastructureel middel wat vergelijkbaar is met kantoormeubilair, kopieerapparatuur en schoonmaakdiensten. Zaken waar je aan diverse partijen een offerte voor kunt vragen, er eentje uitkiezen en dat vervolgens kopen en gebruiken om de dienstverlening te verbeteren of producten te kunnen verkopen. Om succesvol producten te kunnen verkopen gaat het om mensen en de kennis die ze hebben van de producten. De IT is ondergeschikt. Als er een apparaat (of applicatie) “stuk” is, dan kun je daarvoor iets anders kopen en de boel vervangen.

IT wereldbeeld

Vanuit de IT kant gaat het erom dat alle applicaties, systemen en apparatuur op een goede manier integreren, robuust zijn, foutloos werken en dit ook blijven doen. De IT is voor een bedrijf wat bloedvaten en zenuwen zijn voor de mensen. Zonder IT zou een organisatie niet kunnen functioneren en daarom is IT zo belangrijk. De IT zorgt ervoor dat bulk werkzaamheden geautomatiseerd uitgevoerd kunnen worden, veel sneller en foutlozer dan dat door mensen zou kunnen gebeuren. Om succesvol te zijn als organisatie gaat het erom dat de business goed kenbaar kan maken wat de eisen en wensen zijn met betrekking tot IT ondersteuning en die op een goede manier realiseren. IT is complex omdat veel applicaties en systemen naadloos met elkaar moeten samenwerken. De business kan meestal niet exact genoeg aangeven wat ze willen.

Weinig standaardisatie

Als “de business” binnen organisaties kan werken met “off the shelf” IT in plaats van IT maatwerk en er duidelijke industriestandaarden waren om applicaties aan elkaar te knopen, dan zou de IT er een stuk eenvoudiger uitzien. Dan zou het echt mogelijk worden om de IT voorziening als een HiFi Home Theater modulematig op te bouwen. Voorlopig zijn we echter nog niet zover. Bedrijfsprocessen zijn nog te “uniek” om volledig generiek ondersteund te worden met standaardpakketten en de industriestandaarden voor de benodigde koppelingen zijn nog te technisch. Deze standaarden liggen op het niveau “we gebruiken 220 volt” en niet op het niveau van een HDMI of SCART kabel waarmee beeld en geluid tussen twee HiFi componenten te transporteren zijn.

Hoe een brug slaan?

Om een organisatie efficiënter en effectiever te maken is het van belang te onderkennen dat zowel “de business” als “de IT” een kritische succesfactor is voor de organisatie. En door te erkennen dat elk vakgebied zijn eigen complexiteit en uitdagingen kent, al is dat voor de ander niet altijd zichtbaar. Vanuit dat perspectief kunnen Business en IT samen optrekken, met gezamenlijke doelstellingen vanuit het hoger management.

Dit betekent dat vanuit de Business én de IT bij elke verandering moet worden gekeken hoe dat handig in samenhang op te lossen is. Er moet een Solution (oplossing) gerealiseerd worden. Vanuit de Business met de focus op welke delen van het proces handmatig kunnen of geautomatiseerd moeten worden en welke eisen daaraan gesteld worden. Vanuit de IT met de focus dat de Solution ingepast moet kunnen worden in de bestaande IT omgeving en de componenten te selecteren die de eisen kunnen inwilligen. Dit betekent dat:

  • er inzicht moet zijn in de samenhang tussen Business en IT elementen op bedrijfsniveau; zoals de samenhang tussen producten/diensten, onderliggende bedrijfsprocessen en de applicaties en informatie;
  • er intensieve samenwerking moet plaatsvinden om te komen tot een werkbare oplossing die bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen;
  • er expertise beschikbaar moet zijn op Business én IT vlak.

Inzicht op Enterprise niveau

Om grote veranderingen (grote projecten of programma’s) binnen een organisatie te coördineren is er inzicht en overzicht nodig zodat duidelijk is welke projecten welke delen van de organisatie gaan raken en hoe die projectresultaten in samenhang het beoogde effect zullen hebben. Dit is te realiseren door het inzetten van een Enterprise Architectuur raamwerk waarin zowel Business als IT elementen gestructureerd ondergebracht kunnen worden met hun onderlinge relaties.

Vanuit Info Support werken we hier met diverse raamwerken die in de industrie bekend zijn zoals TOGAF of DYA. Het Novius Architectuur Raamwerk, waar Info Support ook regelmatig mee werkt, bouwt hierop voort. Info Support heeft bijgedragen aan de uitwerking van dit raamwerk en heeft daarmee een goede aansluiting naar realisatie van projecten geborgd in haar ontwikkelstraat Endeavour.

Figuur 1: Novius Architectuur Raamwerk (Bayens en Tönissen, 2009) en Info Support best practices

Om de (toekomstige) bedrijfsinrichting voor een organisatie inzichtelijk te maken, is het van belang dat er een gemeenschappelijke visie neergezet wordt. Daarom is het belangrijk om op elk van de vier architectuurdomeinen een referentie architectuur te positioneren.

Onderdeel van die referentie architectuur zijn naast principes en richtlijnen ook een aantal highlevel referentie modellen. Niet om alles in detail uit te werken, maar wel concreet genoeg om als handvat en kader gebruikt te kunnen worden voor het vormgeven van oplossingen die binnen projecten gerealiseerd moeten worden.

Zo zal bijvoorbeeld voor het Procesdomein duidelijk moeten zijn wat de bedrijfsprocessen zijn en de onderliggende werkprocessen. Voor de Informatievoorziening dient duidelijk te zijn welke Informatiedomeinen binnen de organisatie onderkend worden. En last but not least het eigenaarschap van deze zaken binnen de organisatie.

Intensieve samenwerking

Het is belangrijk om de lange termijn doelstellingen van de organisatie te verbinden met de projecten die uitgevoerd worden en de bijbehorende projectdoelstellingen. Dit vergt een visie op Enterprise niveau. Daarbij moet er wel voor gewaakt worden dat er niet te veel vanuit een blauwdruk model gewerkt moet worden. Door een goede feedback loop te creëren tussen projecten en de Enterprise Architectuur wordt ervoor gezorgd dat:

  • projecten actuele kaders meekrijgen waar de oplossing in moet passen;
  • de langere termijn visie van de Enterprise Architectuur geborgd wordt.

Na elke cyclus vindt er een herijking plaats, zodat realiteit en theorie steeds in de pas blijven lopen (zie ook figuur 2). Grofweg zijn er de volgende fasen:

  • Informatieplanning: hierbij wordt voor een langere periode (1-3 jaar) vooruit gekeken zodat er een referentie architectuur neergezet kan worden om deze lijn te ondersteunen. Daarbij wordt er ook voor het komende jaar een project portfolio in hoofdlijnen neergezet, om zo te zorgen dat er voldoende budget is om de belangrijke projecten uit te voeren.
  • Oplossingsrichting: voor elk project wordt in samenhang een PID (Project Initiatie Document) en PSA (Project Start Architectuur) opgesteld, zodat vanuit respectievelijk de projectmatige en de inhoudelijke kant er een eenduidige visie is wat de doelstellingen voor het project zijn, wat de oplossingsrichting voor het project is en hoe deze passen op de bedrijfsdoelstellingen en visie. Dit betekent dat in de PSA ook zeker een highlevel Solution Architectuur benodigd is en het niet kan blijven bij simpelweg het stellen van kaders. Verder is het belangrijk dat de PSA gereduceerd wordt tot de essentie van de beïnvloedende kaders en de gemaakte keuzen. Het moet zeker niet een wollig verhaal zijn met veel standaard (template)tekst of op meerdere manieren uitlegbaar zijn. Zie het kader “PSA Best Practices” voor de top 8 best practices voor het opstellen van zo’n PSA.
  • Realisatie: binnen een project wordt de PID en de PSA verder geconcretiseerd naar een projectplan, een Logische Solution Architectuur (LSA) en een Technische Solution Architectuur (TSA). Met deze architecturen kan een projectteam aan de slag om conform de Endeavour ontwikkelstraat van Info Support een systeemintegratie of maatwerkproject uit te voeren, waarbij uitgegaan wordt van een Service Oriented architectuurstijl.
  • Borging: Na uitvoering van het project worden de relevante elementen voor de Enterprise Architectuur geborgd. Door deze in een centrale repository op te nemen worden Enterprise Architectuur modellen steeds actueel gehouden en eventueel verder gecompleteerd.

Deze cyclus leidt ertoe dat er steeds op strategisch en tactisch niveau een actueel beeld is van de lijn die de organisatie qua IT gaat volgen, dat deze te vertalen is naar concrete projecten en dat het inzicht in de informatievoorziening steeds verder verbetert.

Figuur 2: Informatievoorziening innovatiecyclus

Expertise op Business en IT

Bovenstaande cyclus kan alleen succesvol zijn als er in alle fasen wordt samengewerkt. Dat wil zeggen dat er steeds Business en IT expertise in samenhang benodigd is en dat dus ook in alle fasen een dialoog tussen Business en IT nodig is. Hierbij kan de rolverdeling als volgt gepositioneerd worden:

Informatieplanning

  • Business: de nadruk ligt hier op de veranderingen die de business aan ziet komen en het bepalen van de impact daarvan op de informatievoorziening qua eisen.
  • IT: technology “push” (welke IT innovaties kunnen de business verder helpen) en adviseren bij het bepalen van de impact op de informatievoorziening qua mogelijkheden.

Oplossingsrichting

  • Business: stelt heldere eisen en randvoorwaarden aan het project en draait mee in workshops ten behoeve van het bepalen van de oplossingsrichting.
  • IT: zorgdragen voor een realistisch beeld van een werkbare oplossing, zodat er een gedeelde visie ontstaat van de doelstelling van het project.

Realisatie

  • Business: uitwerken van requirements en het bewaken van de scope van het project. Daarnaast ook zorgen dat de benodigde organisatorische veranderingen (bijv. nieuwe of aangepaste processen) voorbereid worden.
  • IT: realiseren van de requirements en het tijdig leveren van een oplossing van afgesproken kwaliteit.

Borging

  • Business: implementeren van de oplossing binnen de lijnorganisatie
  • IT: overdragen van de project deliverables naar de beheerorganisatie en borgen van nieuwe architectuurpatronen, best practices en elementen binnen de Enterprise Architectuur repository.

Conclusie

De effectiviteit van IT inzet en de efficiency van IT ontwikkeling kan binnen organisaties sterk worden verhoogd. Niet door klakkeloos een groot raamwerk te adopteren, maar door focus te creëren op samenwerking en door activiteiten te structureren binnen een pragmatisch en dynamisch proces.

Om aan te sluiten op een quote van Einstein: “Everything should be made as simple as possible, but not simpler.” Dat betekent niet dat raamwerken als TOGAF geen waarde hebben, integendeel. Maar je moet als architect en als organisatie wel heel goed kijken wat wel en niet ingezet wordt, zodat dingen simpel en begrijpelijk blijven. Er dient dus geacteerd te worden vanuit de intentie om de organisatie verder te helpen en niet vanuit de intentie om stringent een vast proces te volgen.

PSA Best Practices

8 best practices voor het opstellen van een PSA:

  • Een PSA is niet te kopiëren (DRY)
  • PSA maakt keus uit alternatieven
  • Een PSA beschrijft de EA projectview
  • Een PSA beschrijft de highlevel solution
  • PSA en PID in samenhang
  • Met PSA is EA Compliance verifieerbaar
  • Consistente modellen en schematechniek
  • Gebruik architectuur patterns

Kijk voor een uitgebreide uitleg van deze punten op Raimond’s blog voor de presentatie die hij hierover gegeven heeft op LAC 2010.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van raimondbrookman
Raimond Brookman
Info Support - Principal Architect

Raimond is sinds 1996 werkzaam voor Info Support en is als Principal Architect verantwoordelijk voor het Competence Center Architectuur. Binnen dit Competence Center is het speerpunt om te streven naar maakbare architectuur, waarbij de business wensen optimaal met IT mogelijkheden worden ondersteund.
Hij heeft ruime ervaring als architect in een grote diversiteit van projecten, van het ontwikkelen van maatwerkoplossingen tot het integreren van systemen via Service Oriëntatie.
Raimond is ook de trekker van de Architectuur discipline van de Ontwikkelstraat van Info Support, Endeavour genaamd. Hierin worden opgedane best practices geborgd om ze zo breed toe te kunnen passen bij de klanten van Info Support. Ten slotte geeft Raimond ook diverse Architectuur trainingen in het opleidingscentrum van Info Support.

 
Reacties
Gert Jan Timmerman op dinsdag 22 maart 2011 16:55

Het is inderdaad van groot belang dat Business en IT gezamenlijk optrekken bij het vaststellen van doelstellingen en oplossingsrichtingen! Ook het toekennen van eigenaarschap binnen de organisatie is essentieel.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.