Artikel

STREAM - Succesvolle en pragmatische ‘Managed Diversity’ benadering van Enterprise Architectuur

Dit artikel gaat in op de succesvolle pragmatische en resultaatgerichte STREAM (Speedy, Traceable, Result-driven, Enterprise Architecture Management) aanpak. De STREAM aanpak is sterk resultaat georiënteerd; het realiseren van concrete resultaten die direct bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie en waarin gebruikers en management zich herkennen staat centraal. Specifieke gestandaardiseerde visualisatie- en vormgevingstechnieken ondersteunen deze Enterprise Architectuur (EA) benadering op een natuurlijke manier en maken onderdeel uit van deze aanpak.

In de komende drie tot vijf jaar, zullen volgens Gartner meer organisaties streven naar het toepassen van een gemengde aanpak voor Enterprise Architectuur (EA), waarbij Enterprise Architectuur gepositioneerd wordt als een management planning discipline ter ondersteuning van de besluitvorming met betrekking tot business en IT. Gartner analisten voorspellen dat 95 procent van de organisaties in 2015 verschillende benaderingen van EA zullen toepassen [1].

Bedrijven beseffen dat er niet slechts één aanpak is die Enterprise Architectuur ondersteunt maar dat er meerdere benaderingen zijn, waarbij de keuze van benadering sterk beïnvloed kan worden door een business context en het business landschap van de organisatie, alsmede mensen en politiek, toekomstvisie en ervaring. Ongeacht de keuze van benadering moet EA business en IT veranderingen ondersteunen en mogelijk maken. De oplossing daarbij is niet om de meest perfecte of de meest elegante Enterprise Architectuur voor het moment te maken, maar de meest pragmatische en aanpasbare Enterprise Architectuur voor de toekomst.

Gartner heeft daarbij vier fundamentele benaderingen van EA geïdentificeerd: ‘traditional’, ‘federative’, ‘middle-out’ en ‘managed diversity’. De meeste organisaties zullen in de praktijk een mix van meer dan één van deze benaderingen ondersteunen afhankelijk van hun behoeften.

Traditional: In deze aanpak is het EA team primair gericht op het ondersteunen van het EA proces, waarbij de focus van de inhoud ligt op voorschriften en bepalingen die dienen als leidraad voor projectbesluitvorming in overeenstemming met het Enterprise Architectuur “master plan”. De meeste standaard architectuurraamwerken en -processen ondersteunen een traditionele benadering van Enterprise Architectuur, die zeer specifieke richtlijnen leveren hoe oplossingen te ontwikkelen ten behoeve van projecten die voldoen aan de business vereisten en tegelijk oog hebben voor het verminderen van de complexiteit van de technologie, informatie en bedrijfsprocessen. Deze aanpak heeft de neiging om goed te werken in organisaties waar besluitvorming grotendeels gecentraliseerd is en de organisatie relatief stabiel is in termen van de mate van veranderingen. Deze aanpak werkt niet zo goed in organisaties waar besluitvorming en management meer gedecentraliseerd is en waar de mate van bedrijfsverandering hoog is.

Federative: In grote, complexe organisaties is besluitvorming vaak grotendeels gedecentraliseerd, waarbij business units een aanzienlijke autonomie hebben met betrekking tot de inrichting en uitvoering van EA die nodig is om ondersteuning te bieden aan de specifieke business unit behoeften. Een federatieve benadering is gericht op het definiëren van de generieke en gemeenschappelijke elementen tussen business units / domeinen en het gemeenschappelijke kader. Deze benadering is geschikt voor gedistribueerde organisaties en is een aanpak die vaak ook gebruikt wordt bij fusies en acquisities of marktconsolidatie om een meer gecoördineerde strategie te implementeren. Deze aanpak is minder effectief in sterk gecentraliseerde organisaties met een homogene business.

Middle-out: Middle-out is een aanpak van EA waarbij architecten zich concentreren op het managen van de belangrijkste afhankelijkheden tussen de onderdelen van een organisatie die de grootste invloed hebben op het vermogen om te veranderen. Een middle-out aanpak is gericht op het architectureren van de interoperabiliteit door het definiëren van een kleine, maar streng afgedwongen set van algemene, stabiele interface standaarden, terwijl volledige autonomie van het besluitvormingsproces wordt toegestaan voor specifieke technologieën en producten die in de oplossingen gebruikt worden. Deze benadering is zeer geschikt voor organisaties en “bedrijfsecosystemen” waar de bedrijfsafdelingen, partners en leveranciers niet onder de directe controle van een centraal EA team staan.

Managed diversity: De managed diversity aanpak is gericht op het definiëren van keuzes of opties. Deze aanpak van EA is gericht op het evenwicht tussen de behoefte aan een set van gemeenschappelijke afspraken en standaarden en de behoefte aan een verscheidenheid van oplossingen om innovatie, groei en concurrentievoordeel op een flexibele manier te kunnen vergroten. EA teams kunnen samen met de business beslissen welke oplossingen het beste passen bij de bedrijfsbehoeften, in plaats van een enkele standaard aan hen op te leggen. Het voordeel van deze aanpak is dat het toelaat om belanghebbenden en EA teams het beste gereedschap te laten selecteren voor de taak en daarbij het stimuleren van innovatie door diversiteit. Het nadeel van deze aanpak is dat belanghebbenden en EA teams meer verantwoordelijkheid voor hun keuzes moeten aanvaarden.

De realiteit is dat veel organisaties nog de traditionele EA aanpak hanteren. Ook TOGAF volgt deze lijn waarbij echter nog weinig organisaties een aantal verschillende EA benaderingen combineren, wat resulteert in een meer gemengde aanpak die zo veel mogelijk beantwoordt aan de behoeften van de business.

Met een gecombineerde benadering van EA aanpakken proberen organisaties de juiste balans te bepalen tussen Enterprise Architectuur controle en vrijheid, ook wel vrijheid in gebondenheid genoemd.

Als u al eens een senior Enterprise Architect of zelfs een student Enterprise Architectuur heeft gesproken, dan zullen beiden u aanraden uw Enterprise Architectuur programma te beginnen bij de business. De business behoeften van de organisatie sturen technische oplossingen. Hoe kun je eigenlijk weten wat uw technische architectuur moet worden als u niet weet welke business functies ondersteund moeten worden? Met andere woorden, uw business architectuur stuurt uw technische architectuur.

Terug naar de realiteit, de meeste Enterprise Architectuur programma’s worden geïnitieerd vanuit de IT-afdeling. Echter veel IT-managers begrijpen de toegevoegde waarde van Enterprise Architectuur (nog) niet of ze beschouwen het veel meer als een puur technische architectuur.

STREAM: Een pragmatische EA aanpak gebaseerd op het concept van ‘managed diversity’

Hoe ontwikkel je dan toch een pragmatische ‘managed diversity’ Enterprise Architectuur, gedreven door de business?

Het beschrijven en verkopen van een EA programma is een uitdaging voor elke organisatie. Het doorvertalen van EA jargon, in het taalgebruik van uw eigen organisatie (business taal) voegt pas echt geloofwaardigheid toe aan uw EA programma. Als eerste zullen uw eigen kenniswerkers moeten begrijpen wat de impact en de waarde van het EA programma betekent voor hun eigen werk. Als zij wel ja knikken, maar de boodschap toch niet begrijpen, kan uw geloofwaardigheid als een senior Enterprise Architect snel verloren gaan.

Dit benadrukt vervolgens direct het veel voorkomende beeld van de (senior) Enterprise Architect als het slimme academisch jongetje van de klas dat niet in staat is EA toe te passen in de echte business wereld.

Dus u heeft behoefte aan een andere aanpak, zoals de succesvolle STREAM [2] (Speedy Traceable Result-driven Enterprise Architecture Management) aanpak ontwikkeld door het Institute For Enterprise Architecture Developments en Logica Business Consulting dat zijn waarde in de echte business wereld al vele malen bewezen heeft. 

Deze STREAM aanpak is gericht op het evenwicht tussen de behoefte aan een set van standaarden en de noodzaak voor een verscheidenheid aan oplossingen ter bevordering van innovatie, groei en concurrentievoordeel en de noodzaak om concrete toegevoegde waarde te leveren op een flexibele manier.

De kenmerken van de STREAM aanpak zijn:

  • De resultaten moeten Traceerbaar zijn … om waarde toe te voegen: Begin bij de business en maak alle keuzes en besluiten traceerbaar naar de bronnen.
  • Het proces moet Pragmatisch zijn … om waarde toe te voegen: Focus alleen op die elementen die rechtstreeks bijdragen aan de doelen en doelstellingen. Maak een verschil tussen EA denken en EA doen.
  • Het traject moet Snel gaan … om waarde toe te voegen: De meeste STREAM EA transformatie / rationalisatie trajecten leveren hun resultaten binnen een tijdsbestek van drie tot vijf maanden.
  • Het proces moet Productief zijn … om waarde toe te voegen: STREAM EA transformatie / rationalisatie trajecten leveren vooraf gedefinieerde type resultaten met betrekking tot de doelen en doelstellingen.
  • De resultaten moeten Relevant zijn … om waarde toe te voegen: STREAM EA transformatie / rationalisatie / legacy trajecten beginnen altijd bij de business en leveren aanzienlijke meerwaarde dankzij de focus bij te dragen aan de strategische doelstellingen van organisaties.

De STREAM faseringen sluiten aan op de EA ‘managed diversity’ aanpak gericht op het evenwicht tussen de behoefte aan een set van standaarden en de behoefte aan een verscheidenheid van oplossingen om innovatie, groei en concurrentievoordeel op een flexibele manier te vergroten.

Figuur 1 toont de STREAM faseringen gericht op de huidige situatie van business en IT (stap 1 en 2), de toekomstige situatie van business en IT (stap 3 en 4) en het transformatieplan (stap 5), rekeninghoudend met de meer algemene vragen; waarom doen we dit, wie dient hierbij betrokken te worden, wat willen we bereiken, hoe kunnen we een oplossing creëren, met welke producten kunnen wij de oplossing realiseren en wanneer bereiken we onze doelen.

Figuur 1: STREAM aanpak met faseringen en iteratieve stappen

Vier belangrijke factoren die de basis vormen voor het succes van de STREAM ‘managed diversity’ aanpak

Business eerst! Of uw doel nu is business en / of IT transformatie, IT efficiëntie of gewoon een betere technische architectuur, u moet beginnen met een business weergave ten behoeve van uw business architectuur. Als dat niet het geval is, zult u moeite hebben met het verkrijgen van voldoende sponsors bij de business en net zo belangrijk is dat u zult worstelen met uw eigen begrip van de business. 

Business managers begrijpen maar al te goed hoe belangrijk technologie is voor hun business succes, echter waar ze niet zeker van zijn is of IT hun business begrijpt.

Als de business ervan overtuigd zou zijn dat IT hen goed begrijpt dan zouden we niet allerlei kwesties zien die voortvloeien uit het feit dat business mensen direct met leveranciers van technologie spreken en technologiebeslissingen nemen zonder de input van IT. In plaats daarvan zou het zo moeten zijn dat de business tegen die leveranciers zou zeggen: “IT weet wat ik nodig heb, ga met hen praten.”

Concrete resultaten! Het ontwikkelen van een goed Enterprise Architectuur programma zou geen dedicated fulltime taak van specialisten moeten vereisen. Een team onder leiding van een sterk gefocuste en ervaren manager / senior Enterprise Architect kan snel een EA traject starten door het creëren van concrete resultaten die de business begrijpt.

Figuur 2: Business & IT gerelateerde resultaten

Een voorbeeld van concrete resultaten zijn de enterprise en domeinmodellen (bijv. business functie model en systeemfunctie model) samengesteld uit gescheiden (sub)functies (bijv. bedrijfsfuncties en systeemfuncties). De functies tussen verschillende domeinmodellen worden aan elkaar gerelateerd op basis van gecontroleerde en gespecificeerde relaties tussen de verschillende niveaus. Het overzicht van de verschillende domeinmodellen, zoals weergegeven in figuur 2, moet als een samenhangend geheel worden gepresenteerd die raken aan de business architectuur, informatie / gegevens architectuur, informatiesystemen architectuur en technologie-infrastructuur architectuur en de gerelateerde beveiligingsniveaus.

Deze producten geven aanleiding voor zinvolle gesprekken met uw business partners op basis van een gemeenschappelijke taal. Zij leveren de inzichten en overzichten op basis waarvan vastgesteld kan worden welke IT-projecten door de business gefinancierd gaan worden gegeven de business prioriteiten en het levert een routekaart op die laat zien hoe je komt van waar je nu staat tot waar je naar toe wilt. 

Samenwerking & Communicatie! Enterprise Architecten die niet met hun business collega’s samenwerken bij de ontwikkeling van de business architectuur hebben het moeilijk zich te verbinden met de business. Dus hangt het succes van uw EA programma af van uw vermogen om te communiceren met uw organisatie. U moet u kunnen verbinden met uw business en IT gesprekspartners op hun niveau. U kunt en mag niet verwachten dat zij direct begrijpen wat EA voor hen kan betekenen.

Het Transformatieplan! Ten slotte moet u kunnen uitleggen hoe het transformatieplan de business en IT helpt om van de huidige situatie naar de toekomstige situatie te komen. De beste manier om dat te doen is het creëren van een grafische weergegeven transformatie roadmap. Dit is het laatste product in de STREAM aanpak en het is een essentieel onderdeel om senior management hun angsten weg te nemen over de weg voorwaarts.

Het transformatieplan dient te voorzien in mijlpalen voor het bereiken van ieder deel van de huidige situatie en het dient de voortgang zichtbaar te maken binnen de organisatie gegeven de doelen. Het transformatieplan moet de gefaseerde uitvoering van projecten weergeven, zodat mensen uit de business de tijdslijnen kunnen controleren. Als business managers niet akkoord zijn met de tijdslijnen uit het transformatieplan, kunnen ze dit kenbaar maken en aanpassingen maken.

Het transformatieplan is erg belangrijk en dient voortdurend gebruikt te worden om de waarde van het EA programma te benadrukken tegenover senior management.

Wat betekent dit nu in de praktijk?

Aan de hand van een praktijkvoorbeeld wil ik u graag laten zien hoe de STREAM aanpak werkt en wat dit betekent voor een concreet vraagstuk van een business unit als TenneT Systeem en Besturing (SB).

TenneT is de netbeheerder van het landelijk elektriciteit hoogspanningsnetwerk. Het is de taak van TenneT TSO als Transmission System Operator om de continuïteit van de Nederlandse elektriciteitsvoorziening en de leveringszekerheid te bewaken, 24 uur per dag, 365 dagen per jaar. TenneT bestaat uit een aantal Business Units met zeer uiteenlopende specifieke taken en verantwoordelijkheden, waardoor een aanpak noodzakelijk is die recht doet aan deze specifieke taken en verantwoordelijkheden binnen de kaders van meer gemeenschappelijke doelstellingen zoals veiligheid, leveringszekerheid en kwaliteit.

Business unit Asset Management

Asset Management is binnen TenneT volgens het Angelsaksische Asset Management-model georganiseerd. In dit model hebben de Asset Owner, de Asset Manager en de diverse Service Providers ieder een eigen rol.

Business unit Transport en Infra

De medewerkers van de business unit Transport en Infra (TI) zorgen dat er een infrastructuur is (stations, lijnen en kabels) waarover marktpartijen elektriciteit kunnen transporteren. TI beheert en onderhoudt het net, draagt zorg voor de netplanning en adviseert over eventuele nieuwbouw. Ook bekijkt TI doorlopend of er aanpassingen aan het net noodzakelijk zijn.

Business unit Systeem en Besturing

TenneT weet hoeveel elektriciteit er iedere dag getransporteerd wordt over het net in Nederland. Vraag en aanbod moeten continu met elkaar in balans zijn om het hoogspanningsnetwerk op de juiste spanning van 50 Hertz te houden. De business unit Systeem en Besturing (SB) bewaakt deze balans. Is er sprake van onbalans, dan kan TenneT bijsturen door de inzet van regel- , reserve- of noodvermogen. Bij TenneT SB is ook het Landelijk en Regionaal Bedrijfsvoeringcentrum ondergebracht. Vanuit deze centra waakt TenneT dag en nacht over het transport van elektriciteit.

Voor de Business Unit SB, als ook TI, is de STREAM aanpak met succes uitgevoerd, gegeven de totaal verschillende vraagstukken die daar spelen.

Wat was de probleemstelling bij TenneT SB?

De primaire taken van de BU Systeem & Besturing van TenneT zijn sterk afhankelijk van informatiesystemen. De inrichting van de informatievoorziening wordt vormgegeven door het geheel van applicaties en software services die TenneT SB in staat stelt haar functionele taken te vertalen in IT-functionaliteiten. Voor een adequate informatievoorziening is de organisatie en de besturing van de informatievoorziening van belang, om te waarborgen dat de geboden dienstverlening aansluit bij de taakstelling van TenneT SB en de strategische doelstellingen van TenneT als geheel.

Door de jaren heen is er een variëteit in het informatiesystemenlandschap ontstaan van (near) realtime procesbesturingssystemen tot aan ERP omgevingen, waarbij de eisen en de behoeften aan de procesbesturingskant van een andere orde zijn, dan de eisen die bijv. aan de ERP kant gesteld worden. Daarnaast zijn in de loop der jaren afhankelijkheden ontstaan tussen de verschillende omgevingen alsook dat ketenprocessen verweven zijn geraakt met systemen van buitenlandse TSO’s; noodzakelijk vanwege de realisatie van één Europees elektriciteitsmarkt.

Daarnaast zijn partners als ook toezichthouders steeds meer eisen gaan stellen aan de wijze waarop TenneT haar processen en ondersteunde IT heeft ingericht.

Dit alles heeft geleid tot de onderkenning dat rationalisatie van het applicatielandschap noodzakelijk is om de volgende redenen:

  • Beperking van risico’s door complexiteitsreductie en bijdrage aan de ‘leveringszekerheid’ van TenneT evenals kostenbesparingen door herinrichting van het landschap en betere besturing en beheersing van ICT;
  • Toename van flexibiliteit door inzicht in de impact van veranderingen voor business en IT, en daardoor beter en sneller inspelen op veranderingen (reageren op marktveranderingen en –behoeften), evenals betere schaalbaarheid door beter inzicht in (gemeenschappelijke) behoefte en ondersteuning in de verschillende bedrijfsfuncties.

TenneT SB heeft daarom behoefte aan een transitieplan die de te volgen stappen van verandering in het applicatielandschap weergeeft in de tijd opdat projecten benoemd kunnen worden die invulling kunnen geven aan deze verandering. Het rationaliseren en transitieplan worden bestuurd vanuit de business (SB).

Om de uitdagingen waarvoor TenneT SB staat aan te pakken, had TenneT SB behoefte aan een pragmatische aanpak die invulling kon geven aan TenneT’s vraagstukken en die in een korte tijd (vier tot vijf maanden) tot concrete business resultaten zou kunnen komen die gedragen worden door het TenneT SB management.

Een projectteam is samengesteld uit business en IT kennishouders van TenneT aangevuld met een drietal externe Enterprise Architecten met ervaring met de STREAM aanpak, die in deeltijd aan dit project hebben bijgedragen.

Op basis van de STREAM aanpak is van te voren vastgesteld welke vragen beantwoord moesten worden, welke kennishouders betrokken zouden moeten worden en welke concrete resultaten opgeleverd dienden te worden gegeven een strakke tijdsplanning en een vooraf bepaald budget om oplossingen te bieden aan de gesignaleerde knelpunten. De STREAM aanpak start altijd bij de business en onderzoekt vanuit de business de aanwezige IT ondersteuning. Op basis van de STREAM EA aanpak zijn vervolgens per stap de concrete activiteiten bepaald alsook de benodigde resultaten om invulling te geven aan de vraagstellingen en dit alles op een volledig gestandaardiseerde manier van werken. Onderdeel daarvan in de STREAM aanpak is een communicatieplan om te borgen dat deelresultaten alsook het eindresultaat gereviewd werden door alle belangrijke betrokkenen. Daarnaast zijn informatiesessies belegd om uitleg te geven over de analyses, bevindingen en aanbevelingen.

Een belangrijk succes van de STREAM aanpak is, dat deze is gericht op het vinden van specifieke concrete business en IT oplossingen voor een specifieke situatie met respect voor de TenneT gemeenschappelijke kaders. Dit alles met een grote verantwoordelijkheid van het gehele projectteam. In een relatief korte periode zijn concrete gedragen resultaten bereikt zoals het opzetten van een bedrijfsfunctie model met daarop afgebeeld het IT landschap en de informatiestromen, het vaststellen van de rationalisatie criteria ten behoeve van dit IT landschap, het vaststellen van de noodzakelijke architectuur concepten voor de toekomst en het opstellen van een transformatieplan dat concreet invulling geeft aan de te nemen stappen in de tijd. De STREAM aanpak maakt daarbij een groot onderscheid tussen architectuur denken en architectuur doen. De architectuur denkkaders zijn daarbij aanwezig bij de externe projectleden, het architectuur doen wordt vooral uitgevoerd door het gehele projectteam.

Conclusie

De TenneT Case is een goed voorbeeld van de STREAM aanpak welke zich laat karakteriseren als een no nonsens pragmatisch EA aanpak waarbij in teamverband onder leiding van een aantal ervaren Enterprise Architecten gewerkt is aan concrete gedragen resultaten. Deze resultaten bieden invulling aan de uitdagingen van TenneT S&B waarbij gezocht is naar een evenwicht tussen de behoefte aan een set van gemeenschappelijke afspraken en standaarden en de behoefte aan een verscheidenheid van oplossingen gezien de veranderende omstandigheden en de internationale samenwerking waar TenneT voorstaat.

De STREAM aanpak, zoals ook verwezenlijkt bij TenneT en andere organisaties, laat zich kenmerken door het feit dat de resultaten traceerbaar zijn naar de bronnen, de aanpak pragmatisch moet zijn met een sterke focus op alleen die zaken die rechtstreeks bijdragen aan de doelen en doelstellingen van TenneT. De uitvoering moet snel gaan om geen momentum te verliezen en het proces moet productief zijn op basis van vooraf gedefinieerde resultaten, waarbij alleen die relevante zaken worden opgepakt die bijdragen aan het resultaat en de strategische doelstellingen van de organisatie. Daarbij is het proces zodanig ingericht dat alle resultaten gedragen en gevalideerd worden door het management.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van jaapschekkerman
Jaap Schekkerman
Logica Business Consulting - Thought Leader BTS & EA

Jaap Schekkerman (1953) is op parttime basis als Distinguished Management Consultant & Thought Leader Business Technology Strategy & Enterprise Architecture verbonden aan Logica Business Consulting. Daarnaast is hij de oprichter en president van het Institute For Enterprise Architecture Developments (2001) en docent aan het Delft TopTech programma van de TU Delft.
Jaap Schekkerman is auteur / co-auteur van meer dan 50+ artikelen en 14 boeken met diverse titels gerelateerd aan het onderwerp Enterprise Architecture Management.

http://www.logica.nl
http://www.enterprise-architecture.info

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.