Artikel

Enterprise Architectuur als ontzorgende factor

Veranderingen volgen elkaar snel op binnen zorginstellingen. Veelal komt het initiatief daartoe van buitenaf. Dit artikel geeft een impressie van de wijze waarop Enterprise Architectuur (EA) kan helpen bij het tijdig nemen van beslissingen zonder daarbij de breedte van de gevolgen uit het oog te verliezen.

In zijn voorwoord bij ‘Beter met Architectuur’ [1] stelt Gert-Jan van Boven: ‘Gezondheidszorg is Informatieverwerking’. Hoe waar deze stelling ook is, de verpleegkundige bij de patiënt thuis, de verloskundige in de kraamkliniek, de therapeut in de behandelkamer en de arts op de spoedeisende hulp zullen dat veelal niet zo beleven. Zij zijn bezig met de patiënt en het leveren van de best mogelijke zorg. Natuurlijk realiseert iedereen zich dat informatie daarbij van levensbelang kan zijn, maar dat betekent nog niet dat zij het altijd eens zijn met deze stelling.

Zorg is dus meer dan alleen informatieverwerking.

Als informatieverwerking voor de zorgverlener een impliciet onderdeel van het werk is, dan moeten systemen die daarbij ondersteunen passen in een groter geheel. Het overzien van dat grotere geheel is de rol van de enterprise architect, een rol die binnen zorginstellingen nog maar weinig voorkomt. Architecten in de zorg richten zich in veel gevallen uitsluitend op het applicatielandschap en bewaken de richtlijnen. Daarbij bestaat het risico dat de samenhang met andere architectuuraspecten uit het oog verloren wordt. Wij hopen dat architecten op dat bredere vlak hun toegevoegde waarde weten aan te tonen en zich daarmee blijvend te positioneren als enterprise architect.

Enterprise Architectuur in de Zorg

Enterprise Architectuur in de Zorg? Is dat anders dan in andere omgevingen? Daarop zijn verschillende antwoorden mogelijk.

Nee, Enterprise Architectuur is in de zorg niet anders, want ook hier bestaat het werk van een architect uit communiceren met sterk verschillende stakeholders. Enerzijds zijn er de strategische doelstellingen vanuit de Raad van Bestuur, anderzijds is er de weerbarstige alledaagse realiteit zoals de Financieel Directeur en de individuele zorgverlener die ervaren.

Tegelijkertijd bestaat er een wezenlijk onderscheid tussen Enterprise Architectuur in de zorg ten opzichte van andere sectoren. In geen enkele andere sector wordt het product geleverd ‘in’ en ‘aan’ mensen (een architect zou hier kunnen formuleren dat de zorgontvanger zowel business object als actor is).

Daarnaast is er in de zorg sprake van een primair proces dat wordt uitgevoerd door een veelal hoogopgeleide professional die heeft geleerd eigen afwegingen te maken en gewend is zijn eigen werk in te richten. Draagvlak verkrijgen bij de individuele professional is dus, nog sterker dan in andere sectoren, bepalend voor het succes van de architect.

Waar Enterprise Architectuur wordt gepositioneerd als een hulpmiddel bij verandering, is de zorg bij uitstek een sector waarin dit hulpmiddel zou moeten worden ingezet. In ‘Beter met Architectuur’ wordt (terecht) gesteld dat zorginstellingen zich geen ‘Enterprise’ voelen en daarom moeite hebben met de term ‘Enterprise Architectuur’. Daarom wordt de term ‘Zorg-informatiearchitectuur’ ingevoerd. Omdat dit artikel zich vooral richt op architecten, hanteren we in dit artikel wel de term ‘Enterprise Architectuur’.

Trends en architectuur in de Zorg

Hoewel de zorg op zichzelf bestaat uit een groot scala aan typen organisaties, zijn er voor al die verschillende typen organisaties enkele gemeenschappelijke trends te onderkennen. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Groeiende vraag naar zorg bij een afnemend bestand aan zorgverleners;
  • Toenemende invloed van de patiënt in de spreekkamer;
  • Keuzevrijheid waar het inkoop van zorgdiensten betreft;
  • Toenemende ICT vaardigheden bij zorgverleners;
  • Toenemende druk op de inkomsten.

Deze ontwikkelingen beïnvloeden elkaar en het antwoord van een zorginstelling vereist sturing in samenhang. (Enterprise) architectuur is bij uitstek het middel om die ontwikkelingen in samenhang te besturen. Architectuur gaat niet alleen over techniek, maar start in de business van de zorg. Aanvullend op het boek ‘Beter met Architectuur’ beschrijven wij in dit artikel deze samenhang.

‘Beauty is in the eye of the beholder’

Voor het nut van Enterprise Architectuur geldt in sterke mate het Engelse gezegde: ‘beauty is in the eye of the beholder’; elke stakeholder heeft zijn eigen beeld bij een verandering. Voor enterprise architecturen die als nuttig worden ervaren blijkt telkens te gelden dat dezelfde werkelijkheid vanuit verschillende invalshoeken wordt bezien en gedocumenteerd. Die invalshoeken kunnen sterk uiteen lopen. ‘Beter met Architectuur’ benoemt de bestuurder, de zorgprofessional, de zorgontvanger en de zorgverzekeraar als stakeholder.

Als we kijken naar de architectuur binnen één zorginstelling, dan zijn er nog meer stakeholders te onderkennen. Zo zijn er meerdere zorgprofessionals te onderscheiden met ieder hun eigen belangen en zijn er ondersteunende diensten met nog weer andere belangen. Bij steeds meer ontwikkelingen raken die belangen elkaar. Steeds meer ontwikkelingen doen zich ook voor in samenhang. De schaarser wordende zorgverlener is steeds vaker vaardig in het gebruik van een computer.
Als voorbeeld nemen we hier de toenemende ICT vaardigheden van zorgverleners: de introductie van de tablet-PC in een zorginstelling.

Onlangs heeft één van de thuishulpen van Vitalenti de tablet-PC van haar schoolgaande zoon ontdekt. Hij gebruikt het apparaat om zijn rooster te bekijken en huiswerk op te vragen. Zelfs een deel van zijn schoolboeken heeft hij erop staan. Zelf moet zij elke ochtend bellen of naar het kantoor gaan om te weten welke cliënten zij die dag zal bezoeken. Op een goede ochtend ligt haar voorstel in de ideeënbus: als we iedereen een tablet-PC geven kunnen we daar de roosters op doorgeven, compleet met alle relevante informatie en wensen van de cliënt. Bijkomend voordeel is dat wijzigingen die gedurende de dag ontstaan niet meer via de telefoon hoeven te worden doorgegeven maar rechtstreeks naar de juiste medewerker kunnen worden gestuurd. Hoe gaat Vitalenti hiermee om?

Waar het gaat om inzet van technische hulpmiddelen komt de ICT afdeling al snel in beeld. Bij veel zorginstellingen gaat het dan om enthousiaste medewerkers die al snel de voordelen zien van een nieuwe technologie. Een oplossing om het rooster op de tablet-PC te kunnen tonen is al snel beschikbaar en wordt vrijgegeven aan iedereen die een tablet-PC wil gebruiken.

Andere instellingen werken onder architectuur en hebben een ICT-architect die kijkt naar de gevolgen voor het totale ICT-landschap. Kijkend naar het totale landschap en met de ervaring dat de volgende (nog lastigere) vragen al snel zullen volgen, motiveren deze architecten dat het in gebruik nemen van een tablet-PC op dit moment niet verstandig is. Daarnaast geeft hij aan dat met dit nieuwe apparaat ook een nieuw besturingssysteem meekomt waar weinig of geen kennis van aanwezig is bij de beheerders.

Wat zou nu de gepaste reactie zijn vanuit het perspectief van Enterprise Architectuur? Enterprise Architectuur omvat meer dan de ICT van een organisatie. Het begint bij missie, visie en doelstelling en beschrijft de samenhang tussen producten en diensten, bedrijfsfuncties, informatie, informatiesystemen en technische infrastructuur. Elementen die stuk voor stuk nodig zijn om missie en visie van een organisatie vorm te geven.

Vitalenti geeft de Enterprise Architect de opdracht om te onderzoeken wat de gevolgen zijn voor Vitalenti als dit voorstel wordt overgenomen. Hij kijkt daarbij naar een aantal aspecten:

  • Is dit voorstel in lijn met de afgestemde en gedragen organisatie- en architectuurprincipes?
  • Op welk van onze producten en diensten heeft dit voorstel een mogelijke impact?
  • Kunnen er op korte termijn nieuwe diensten worden ontwikkeld die gebruik maken van deze technologie?
  • Wat betekent dit voorstel concreet voor het planproces en de medewerkers op de afdeling Planning?
  • Wat betekent het gebruik van de tablet-PC voor het imago van Vitalenti?
  • Wat moet er veranderen in het ICT-landschap om de tablet-PC in te kunnen zetten?
  • Wat zijn de gevolgen voor de beheertaken van de ICT afdeling?
  • Wat zijn de gevolgen op het vlak van Informatiebeveiliging?

Parallel aan dit inhoudelijke onderzoek wordt met een financieel specialist en een projectleider gekeken naar een mogelijk implementatieplan en de business case. Uiteraard blijft het een onderzoek op hoofdlijnen. Om een evenwichtig antwoord te vinden op deze vragen gaat de architect in gesprek met de diverse stakeholders: planners, zorgverleners, externe communicatie, financiën, ICT en RvB.

Naarmate de Enterprise Architectuur beter bekend is (en herkend wordt) in de organisatie, weten stakeholders sneller en concreter de gevolgen van een voorstel aan te geven. Daarmee helpt de aanwezigheid van een Enterprise Architectuur bij het nemen van beslissingen. Uitleg over bestaan en inhoud van de Enterprise Architectuur is dan ook van groot belang. Want als alleen de archtitect(en) weten van het bestaan van de architectuur, heeft die architectuur weinig nut voor de instelling.

Hoofdlijnen en trends

In het aangehaalde voorbeeld krijgt de architect opdracht tot een onderzoek op hoofdlijnen. Juist op die hoofdlijnen blijkt de samenhang tussen de verschillende aspecten. Hoe kleiner de details, hoe minder de samenhang tussen de verschillende aspecten van de architectuur zichtbaar en aanwezig is. Hoe verder de Enterprise Architectuur is ontwikkeld, hoe sneller zichtbaar wordt wat de impact zal zijn van nieuwe ontwikkelingen.

Omdat het steeds vaker noodzakelijk is om snel in te spelen op veranderingen van buitenaf en op voorstellen van de individuele zorgverlener, neemt het belang van Enterprise Architectuur voor zorginstellingen toe. Tegelijkertijd is er geen tijd en geld voor het ontwikkelen van een complete Enterprise Architectuur. Een spagaat? Wellicht wel, maar wel een spagaat die is op te vangen door slim om te gaan met de relatie tussen projecten en architectuurontwikkeling. Een werkwijze zoals in figuur 1 weergegeven kan daarbij helpen.

Figuur 1: Architectuurproces

Als onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden van de architecten wordt de Enterprise Architectuur opgestart. Dat deel dat beschikbaar is, vormt de basis voor een Project Start Architectuur (PSA). Naarmate de Instelling Enterprise Architectuur completer is, zal de PSA minder witte vlekken vertonen. Onderdelen die niet in de PSA worden beschreven, kunnen in (of parallel aan) het project worden ontwikkeld en toegevoegd aan de Instelling Enterprise Architectuur.

Het resultaat van het uitgevoerde onderzoek is positief gebleken. Met name de afdeling Planning ziet grote voordelen, zowel in werkgemak als in financieel opzicht. Wel zal de werkwijze behoorlijk veranderen. Er wordt nu een project gestart om het één en ander verder uit te werken. Bij het opstellen van de Project Start Architectuur blijkt dat er twee witte vlekken zijn in de Enterprise Architectuur: Er is geen rekening gehouden met mobiele apparatuur en de beveiliging van draadloze verbindingen. Daarnaast is er nog niets formeel geregeld omtrent het via de elektronische weg beschikbaar stellen van (mogelijk vertrouwelijke) informatie buiten de kantoren van Vitalenti. De architect van Vitalenti besluit samen met de aan te wijzen projectarchitect invulling te geven aan de ontbrekende stukken in de projectarchitectuur en daarmee de Enterprise Architectuur aan te vullen.

Afsluitend

Met het voorbeeld van de inzet van een tablet-PC bij een zorginstelling is een voorbeeld gekozen dat zich ook in andere typen organisaties zou kunnen voordoen. Een meer zorgspecifiek voorbeeld zou bijvoorbeeld kunnen zijn: het gebruik van draagbare hartritmemonitoren of bloedsuikermeters die automatisch informatie doorsturen naar de zorgverlener. Het te volgen proces en het type afwegingen zou niet wezenlijk anders moeten zijn. In alle gevallen geldt dat er in de aanwezige Enterprise Architectuur voorzieningen zouden moeten zijn opgenomen die dergelijke apparatuur ondersteunt.

Op korte termijn goed onderbouwde beslissingen kunnen nemen maakt een zorginstelling slagvaardig. Die slagvaardigheid is nodig om de uitdagingen waar instellingen voor staan het hoofd te bieden. Het heeft er alle schijn van dat die instellingen die op tijd de bakens kunnen verzetten ook in de toekomst succesvol kunnen blijven opereren. Instellingen die niet snel kunnen reageren op veranderingen in hun omgeving zullen zich gedwongen zien tot het nemen van overhaaste beslissingen gericht op overleven. Enterprise Architectuur is één van de middelen die kan helpen bij het weloverwogen en tijdig nemen van beslissingen.

Voetnoten
[1] Publicatie van het Nederlands Architectuur Forum in de serie Best Practice, uitgegeven bij Van Haren Publishing, ISBN: 9789087536251. De beide auteurs van dit artikel hebben meegeschreven aan het boek ‘Beter met Architectuur’.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van wigerlevering
Wiger Levering
Capgemini - Business- en ICT-architect

Wiger Levering is Business- en ICT-architect binnen de vakgroep Zorg van Capgemini. De focus in zijn werk ligt op de aansluiting tussen de dagelijkse gang van zaken in zorginstellingen en de ondersteunende ICT. Daarnaast wordt Wiger regelmatig gevraagd als coach voor architecten in organisaties die de architectuurrol verder willen ontwikkelen.

afbeelding van janvandermeer
Jan van der Meer
Haagse Wijk- en Woonzorg - Informatieanalist

Na een inserviceopleidingtot B-verpleegkundige en een managementopleiding werkte Jan meer dan 15 jaar in diverse leidinggevende functies in (vooral) verpleeghuizen. Intussen studeerde hij Informatiekunde in de Gezondheidszorg.
Sinds ongeveer 15 jaar werkt hij aan de informatiseringen en automatisering van de VVT-sector. Momenteel bij Haagse Wijk- en Woonzorg.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.