Artikel

ECM en Het Nieuwe Werken

Hebben ECM en Het Nieuwe Werken iets met elkaar te maken? De ECM markt is gedesintegreerd en lijkt passé. Eindgebruikers en hun bestuurders hebben de leveranciersterm ECM nooit echt kunnen begrijpen. Het Nieuwe Werken met gebruik van sociale media daarentegen is hip en hot - ook bij bestuurders - en heeft een wereld voor zich om te winnen. Maar over een paar jaar is het gewoon weer werken. ECM en HNW hebben niets met elkaar gemeen maar toch hebben ze elkaar nodig.

Het ECM corvee

Enterprise Content Management (ECM) is net als corvee: schoonmaken, opruimen, weggooien, opslaan, bewaren en ervoor zorgen dat wat is opgeruimd weer terug kan worden gevonden. In dit geval niet van stof en spullen maar van content; informatie dus. Niemand in een organisatie vindt dit leuk om te doen maar het moet toch gebeuren. Ook wanneer je vindt dat je eigen documenten geordend moeten zijn vanuit je eigen discipline, zie je nog steeds dat de totale content van je (in)directe omgeving niet geordend en opgeruimd is. De C-schijf en G-schijf zitten nog steeds vol met zelfbedachte mapjes met veel kopieën. Ook al doe je persoonlijk op kleine schaal je uiterste best, het leidt niet tot een bevredigende situatie.

ECM is een hygiëne factor

Naar de indeling van Frederick Herzberg [1] is ECM een hygiënische succesbepalende factor. De vergelijking met corvee ligt voor de hand, want dat is ook niets anders dan hygiëne. De frustratie van de medewerker Documentaire Informatievoorziening: wanneer het ECM corvee is uitgevoerd zullen er geen collega’s of bazen staan te juichen of hem feliciteren met dit fantastische resultaat. Want als hygiënische succesfactoren worden gerealiseerd, wordt dit als normaal ervaren. Er is geen presentatie aan af te lezen en heeft geen onderscheidend vermogen. Ze zijn echter wel succesbepalend. Wanneer de informatieopslag een chaos is, is er namelijk crisis. Het niet kunnen terugvinden van dossiers, e-mails of contracten kan zeer pijnlijk zijn en zelfs financiële schade berokkenen. Bij het wel kunnen terugvinden van deze informatie zal niemand de archiefafdeling of de beheerder van het Document Management Systeem een schouderklopje geven. “Het spreekt toch voor zich dat we dit terug kunnen vinden met de techniek van tegenwoordig….”

Werktevredenheid en geestelijke groei zijn een resultaat van motivatiefactoren

De medewerkers zijn alleen blij dat ze het ECM corvee zelf niet hebben hoeven doen en gaan door met hun eigen werk dat ze zelf veel belangrijker en zingevender vinden. Dit werk moet namelijk wel leiden tot uitstraling van baan, erkenning, verantwoordelijkheid en prestatie. Daar hebben ze nog gelijk in ook. Dit zijn wat Herzberg noemt de motiverende of visionaire succesbepalende factoren.Wanneer een visionaire succesbepalende factor wordt gerealiseerd of gehaald, wordt er wèl champagne open getrokken. Ze bepalen het echte succes en zetten mensen in beweging.

Het Nieuwe Werken: een hygiënische succesbepalende factor?

Het Nieuwe Werken richt zich op flexibiliteit, intensieve communicatie en plaats- en tijdonafhankelijk werken: anytime, anyplace, anywhere. Als mensen lekker in hun vel zitten, functioneren ze beter is het credo. Medewerkers kunnen sneller en flexibeler hun resultaten behalen tegen lagere kosten. Het gevoel van vrijheid en verantwoordelijkheidsgevoel wordt vergroot, hetgeen leidt tot creatievere resultaten. Het uiteindelijke doel is een productievere organisatie waarin mensen zich prettig(er) voelen.

Met Het Nieuwe Werken is dus de fysieke werkomgeving en de kantoorautomatisering op orde, inclusief de bijbehorende technologie op het gebied van sociale media. De kern van Het Nieuwe Werken is een diepgaande verandering hoe met werktijden, werkplekken, samenwerken, thuiswerken, sturing van medewerkers en de omslag van papier naar digitaal werken wordt omgegaan. Niet omdat we onze medewerkers willen pamperen, maar omdat het geld bespaart en de productiviteit verhoogt. Ook word je een aantrekkelijke werkgever en het is nog goed voor het milieu ook! Vierkante meters zijn duur en kunnen flink worden teruggebracht in dit nieuwe concept.

Het Nieuwe Werken wordt daarmee net als ECM een hygiënische succesbepalende factor. Het in je werkomgeving blijven gebruiken van archaïsche applicaties en het niet kunnen of mogen gebruiken van de sociale media, kan leiden tot onvoldoende communicatiemogelijkheden, tijdverlies, teleurstelling en frustratie. Als Twitter uitvalt dan is er crisis. Als Twitter performt, vinden we het vanzelfsprekend. Het blijft dus een middel en geen doel op zich. Het creëert de voorwaarden voor het echte succes: resultaten voor de werkgever.

Voordelen van Het Nieuwe Werken

Microsoft Nederland heeft gemeten dat er met hun nieuwe werken concept het aantal m2 is afgenomen van 17 naar 12 m2 per medewerker, een besparing van 30%. Daarnaast heeft zij berekend dat de productiviteit met 28 minuten/dag is toegenomen en de kilometers van het woon-werk verkeer met 6% is afgenomen.

Bij het UVIT blijkt dat het kortlopende verzuim daalt door de mogelijkheid van thuiswerken. Vroeger kon je met een verstuikte enkel niet naar kantoor reizen en meldde je je ziek, nu log je thuis in op het bedrijfsnetwerk en ga je aan het werk. De prikklok voor de kenniswerker is al lang verleden tijd. Of zoals laatst de CIO van een ministerie zei; “Ik verwacht dat in een jaar of vijf, iedere ambtenaar zijn eigen tijd indeelt, zelf bepaalt op welke tijden hij op kantoor moet zijn en of hij een dag vrij plant, dan wel op vakantie gaat. Hij geeft dat aan op zijn Persoonlijke Internet Pagina (PIP) zodat zijn collega’s en andere betrokkenen die hij toegang heeft gegeven, precies op de hoogte zijn. Er wordt geen verlofbriefje meer gevraagd en ingeleverd bij de personeelsadministratie. De manager van de ambtenaar heeft zijn command & control aanpak vervangen door zelfsturing. Hij heeft zelf ook geen eigen kamer meer en pakt een werkplek die beschikbaar is.”

Nadelen

Echter, de nadelen worden langzaam maar zeker ook zichtbaar. Het aantal ontmoetingen op bijeenkomsten/vergaderingen neemt af en er zijn geen spontane ontmoetingen bij het koffieautomaat. Dat kan leiden tot minder betrokkenheid en isolement. De werktijd en privétijd vermengen zich ook steeds meer. Dat kan een nadeel voor de werknemer zijn omdat hij of zij altijd voor de werkgever beschikbaar is en ‘nog even een klusje kan doen’.

Is archiveren echt nodig?

Het Amerikaanse Library of Congres heeft in het voorjaar van 2010 in haar wijsheid besloten dat vanaf de oprichting in maart 2006, iedere gepubliceerde Tweet wordt gearchiveerd. Voor veel mensen grote onzin om vele redenen. Voor onderzoekers een walhalla aan data om over langere perioden te bestuderen en iets te vinden over veranderingen in ons communicatiegedrag en tot welke effecten dat heeft geleid. Maar moet het ook worden gearchiveerd om verantwoording af te leggen voor gepleegde daden of activiteiten? Zoals het verhaal over een wethouder in een wat kleinere gemeente die moest aftreden nadat hij een aantal uitspraken via zijn Twitter account had gedaan. Nu deed zich het volgende voor. Al snel was de belastende informatie van zijn Twitter account afgehaald. De gemeenteraad die zijn aftreden eiste, baseerde zich op berichten waarvan de bron niet meer vindbaar was. Er was geen ECM systeem dat alle originele berichten en doorgevoerde wijzigingen of verwijderingen had moeten opslaan. Natuurlijk waren er wel kopieën op het world-wide-web in omloop, maar zijn die dan rechtsgeldig en authentiek? En wie bepaalt of het echt diegene was die het bericht heeft verstuurd? Digitale opslag in een ECM systeem is dan wel heel prettig.

De kracht van sociale media

Gebruikers onderschatten de kracht van deze sociale media tools, zeker wanneer je een bekende Nederlander bent of een persoon met een maatschappelijke of politieke functie. Of een Twitter opmerking van een voetbalinternational op het WK in Zuid-Afrika, dat de bondscoach doet besluiten om alle spelers te verbieden nog van dit medium gebruik te maken. Of de ongenuanceerde Tweet van een politiechef, na al een keer gewaarschuwd te zijn, en op non-actief werd gesteld. Uitspraken worden op een goudschaaltje gewogen dan wel dat argeloze, persoonlijke uitspraken opgeblazen worden alsof het landsbelang in gevaar is en die vervolgens een heel eigen leven leiden. Het is lastig om er een juiste waarde aan te geven en te bepalen of de betreffende informatie het waard is duurzaam gearchiveerd te worden voor het nageslacht.

De archivering van data van sociale media is ondoorzichtig

Er kan een bedrijfsbelang, maatschappelijk belang en cultureel erfgoed belang zijn om (een deel van) de data die bij vele sociale media applicaties wordt gecreëerd, te ordenen en te archiveren. Voor (semi)overheidsinstellingen zijn de laatste twee van groot belang. Voor profit organisaties gaat het vooral om bedrijfsbelang. De desintegratie van de ECM markt [2] die Strategy Partners momenteel ziet ontstaan maakt het extra lastig om dit vorm te geven. Het ontbreken van een integrale implementatie- en beheerverantwoordelijkheid op het gebied van ongestructureerde informatie belemmert ook vandaag de dag de organisatiebrede implementatie van een ECM-suite, inclusief de archivering van zakelijke sociale media data. Het is algemeen bekend dat grote ondernemingen of overheidsinstanties minimaal vier verschillende ECM-oplossingen in huis hebben. De sociale media applicaties, die onder de noemer van Het Nieuwe Werken worden gebruikt, creëren steeds meer content waarvan niemand weet of dit kan, mag of moet worden gearchiveerd.

Moet er dan metadata worden toegevoegd aan sociale media berichten om deze duurzaam toegankelijk te maken? Ik ben geneigd daar met ‘ja’ op te antwoorden, mits dit dan wel geautomatiseerd gebeurt volgens ‘slimme’ regels en behoud van privacy. Want over privacy zal de discussie ook moeten gaan.

ECM en Het Nieuwe Werken vullen elkaar aan

Enterprise Content Management structureert, beheert, archiveert en organiseert alle te registreren content die in een organisatie wordt vormgegeven, met als doel deze content intrinsiek beschikbaar te stellen in de processen van gebruikers binnen en buiten de eigen organisatie.

De poster ‘Wat is Het Nieuwe Werken’ in editie 19 van XR Magazine [3] laat de complexiteit zien van de ongestructureerde en gestructureerde content die in de applicaties wordt opgeslagen. Content uit deze bronnen leiden tot informatie, overtuigingen en besluitvorming. Deze context moet voor de hierboven genoemde belangen worden gearchiveerd en toegankelijk worden gehouden in ECM systemen.

Hoe ECM en Het Nieuwe Werken elkaar nodig hebben

Interoperabiliteit en architectuur zijn een voorwaarde

Interoperabiliteit is het vermogen van een product of systeem, waarvan de grensvlakken volledig bekend zijn, om een wisselwerking aan te gaan met andere, bestaande of toekomstige producten of systemen zonder dat de toegang of implementatie beperkt is.

Zo dient de ontsluiting van sociale media applicaties naar ECM systemen en vice versa te worden geregeld. Om dit beheerbaar en betaalbaar te houden is een gestandaardiseerde en generieke architectuur daarbij onontkoombaar. Cloud oplossingen kunnen hier een toegevoegde waarde bieden.

Veranderen staat centraal

Het bedrijfsleven maar ook overheidsorganisaties hebben de mogelijkheden van de sociale media ontdekt. En dan niet vanuit een eigen visie of strategie, maar ontstaan vanuit de gefrustreerde werknemer of ambtenaar. Ze lieten hun eigen IT-afdeling links liggen en beproefden op eigen initiatief zakelijk de sociale media applicaties waarvan ze privé al gebruik maakten. Met hun succesjes en blijheid erover, viel het kwartje bij hun bazen.

Het Nieuwe Werken en de introductie van een digitale informatiehuishouding - waaraan de ECM systemen het fundament vormen - vergen naast de technische implementatie een essentiële veranderkundige begeleiding om dit tot een succes te maken. Ze hebben elkaar echt nodig en samen bieden ze de springplank naar echte successen.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van jipvandervalk
Jip van der Valk
Strategy Partners Nederland

Met 22 jaar aan werkervaring op het terrein van informatie management en de schakel tussen business en IT, is Van der Valk thuis in de wereld van ongestructureerde informatie en organisatieverandering. Hij ondersteunt directies bij het vernieuwen van de ongestructureerde informatiehuishouding binnen hun bedrijf. Doel is kosten te besparen met een toekomstvaste, digitale informatiehuishouding, op basis van de bewezen technologieën met prominente aandacht voor de veranderkundige aspecten.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.