Artikel

Agile en het risico van Het Nieuwe Werken

In de vorige editie van XR Magazine stond Het Nieuwe Werken (HNW) centraal. Ik had een vage notie van wat HNW inhield, maar had me er nooit zo in verdiept. De artikelen in het magazine gaven me hier een aardig beeld van. Nu ben ik een tijdje geleden als informatie architect in de agile wereld gerold en ben gecharmeerd geraakt van deze aanpak. In Het Nieuwe Werken zie ik een aantal belangrijke aspecten waar de agile denk- en werkwijze naadloos bij aansluit en die elkaar versterken. Er is echter ook een keerzijde aan HNW die in mijn ogen een ondermijning is van een belangrijke succesfactor bij agile werken.

Waar versterken HNW en agile elkaar?

Wat duidelijk uit de artikelen naar voren komt, is dat het bij Het Nieuwe Werken niet alleen om techniek gaat, maar ook om organisatie, processen en cultuur. Dit zijn aspecten die ook een rol spelen bij agile werken.

Ook agile werken vraagt om een andere managementstijl. Er moet gestuurd gaan worden op resultaat in plaats van op aanwezigheid. Dit kan alleen door vertrouwen te geven aan de medewerkers. Er moet ruimte zijn om werk zelf te organiseren, samen te werken, kennis te delen en voor zelfontplooiing.
Andersom vraagt HNW om een bepaalde houding van de medewerker. Het gaat hier namelijk om het nemen van eigen verantwoordelijkheid, creatief zijn en om oplossingsgerichtheid. Dit zijn allemaal elementen die ook gelden bij een agile aanpak. Een agile ontwikkelteam is zelfsturend en bepalend en het neemt verantwoordelijkheid voor het resultaat.

Hoewel het niet alleen om techniek gaat, is het feit dat HNW ook om een moderne technologische omgeving vraagt wel mooi meegenomen. Agile ontwikkelen vraagt om een moderne ontwikkelomgeving met de mogelijkheid en openheid om, wanneer het nodig is, snel andere tools in te kunnen zetten.

Maar wat is dan het risico?

Je zou zeggen dat er sprake is van een perfecte match, maar toch kleeft er ook een risico aan Het Nieuwe Werken als het om agile gaat. Eén van de doelen van HNW is namelijk dat je overal je werk kunt doen, ongeacht tijd en plaats. In de praktijk wordt dit al snel vertaald naar het feit dat je minder fysiek aanwezig hoeft te zijn op kantoor of dat je zelf de tijden bepaalt waarop je naar kantoor komt (buiten de spits bijvoorbeeld).

Dit staat regelrecht tegenover één van de belangrijkste elementen in een agile aanpak, namelijk directe communicatie. De eerste value in het agile manifesto is ook “Individuen en interactie boven processen en tools.” Directe communicatie impliceert ook fysieke aanwezigheid.

Waarom is fysieke aanwezigheid zo belangrijk bij agile werken?

Agile werken hangt nauw samen met het functioneren als team. Als team commit je je aan het opleveren van een bepaald resultaat met een bepaalde kwaliteit binnen een bepaalde tijd. Inherent hieraan spelen zaken als bijvoorbeeld “pair programming”, bijspringen als een teamlid even vast zit, elkaars werk overnemen en het op je nemen van testactiviteiten. Dit lukt het beste wanneer je als team ook fysiek samen optrekt.

Bij het goed functioneren als team speelt ook de “daily stand-up” een rol. De stand-up is ondermeer bedoeld om erachter te komen of er een probleem is (of mogelijk gaat optreden) of dat er iets niet duidelijk is. Je kunt doorvragen wanneer iemand zijn werk niet af heeft om zo door te dringen tot de kern van het probleem en je kunt hulp aanbieden. Ook dit zijn aspecten die veel minder natuurlijk gaan wanneer je er niet bij bent.

Hoewel het niet zo bedoeld is, voelen stand-ups (zeker in het begin) ook als een vorm van sociale verantwoording en vormt het een sociale druk. Een gevolg hiervan is dat je zorgt dat je werk op tijd af is en dat je goede kwaliteit levert. Het blijft voor iedereen vervelend om in een groep te moeten vertellen dat je het werk niet afkrijgt zonder dat hier een goede reden voor is. Deze vorm van sociale druk neemt af wanneer je er niet fysiek bij bent.

Natuurlijk is een deel van deze problematiek op te lossen met behulp van digitale hulpmiddelen. Ik heb stand-ups meegemaakt waarbij teamleden ‘aanwezig’ waren door middel van Skype. Je kunt ook gebruik maken van digitale Scrum borden die via het internet overal toegankelijk zijn. Toch ben ik van mening dat je daarmee niet dezelfde saamhorigheid en interactie bereikt als met fysieke aanwezigheid.

Naast de directe interactie binnen het team is dit ook van belang buiten het team, met de omgeving. Het duidelijk krijgen van de gewenste functionaliteit gebeurt in de vorm van zogenaamde pokersessies. Dit gebeurt samen met de product owner en eventueel andere vertegenwoordigers van de gebruikersorganisatie en andere stakeholders. Tijdens deze sessies wordt ook met elkaar gediscussieerd over allerlei mogelijke oplossingen. De gedachte achter agile is dat je als team meer kennis hebt dan als individu en door samen te discussiëren over mogelijke oplossingen wordt het potentieel optimaal gebruikt. Echt belangrijke dingen worden wel vastgelegd, maar niet aanwezig zijn bij dit soort sessies maakt het lastig om het juiste gevoel te krijgen bij wat er verwacht wordt en wat daarbij de beste oplossing zou zijn. Het kan er ook toe leiden dat achteraf weer de ‘waarom?’ vraag wordt gesteld door mensen die er niet bij waren. Nu is het stellen van deze vraag een groot goed binnen de agile aanpak, het is echter wel efficiënter dit tijdens dit soort sessies te doen. Directe interactie is de manier waarop informatie wordt uitgewisseld.

Conclusie

De cultuur die benodigd is voor HNW is dezelfde als die voor agile werken. Het gaat om vertrouwen, ruimte voor zelf organiseren, samen werken en kennis delen. De agile ontwikkelaar is ook het type medewerker die perfect past in het ‘medewerkerplaatje’ dat het management voor ogen heeft bij HNW. Het risico zit hem erin dat HNW vereenzelvigd wordt met het minder aanwezig hoeven te zijn op het werk. Ik heb gemerkt dat bij agile werken juist fysieke aanwezigheid van cruciaal belang is! Directe communicatie is één van de kernwaarden van agile en dat is niet voor niks zo. Wanneer je als team optrekt om een hoogwaardig product te leveren in een kort tijdsbestek, dan is fysieke aanwezigheid daarbij onontbeerlijk.

Andersom denk ik (en hoop ik) dat doordat het hier om hoog gemotiveerde mensen gaat met veel verantwoordelijkheidsgevoel en betrokkenheid ze ook zelf weten wat het belang is van fysieke aanwezigheid en hierna handelen. Kortom deze manier van werken zorgt er juist voor dat het ‘probleem’ zich niet gaat voordoen.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van marcocoopmans
Marco Coopmans
G*NIE - Informatie Architect

Ik ben ruim 20 jaar werkzaam in de IT, waarvan de laatste 10 jaar als architect. Sinds 2007 ben ik als onafhankelijk Informatie Architect werkzaam bij G*NIE en begeleid ik (middel)grote ondernemingen bij het bepalen en uitvoeren van hun architectuur op diverse vlakken. Mijn werkzaamheden bevinden zich op het raakvlak tussen business en IT, zoals het vertalen van beleid en strategie naar informatiebeleid en (enterprise) architectuur. Ik ben werkzaam geweest op zowel enterprise- als op projectniveau. Specialisaties zijn componenten architectuur, applicatie integratie, en Business Intelligence. Mijn doel is een optimale aansluiting tussen business en IT. IT is een complexe materie, maar wordt af en toe ook onnodig complex gemaakt. De kunst is om het eenvoudig, begrijpbaar en inzichtelijk te maken, voor zowel de klant als voor de IT organisatie. Een aantal opdrachtgevers waren ING Bank / Rabobank International / Pensioenfonds PGGM / ENECO Energie / Havenbedrijf Rotterdam.

 
Reacties
Ad Gerrits op donderdag 10 februari 2011 11:47

Bij HNW is wel degelijk aandacht voor gezamelijk fysiek aanwezig zijn als dit echt waarde toevoegt. Niet voor niets wordt 'het kantoor' meer benoemd als ontmoetingsplek dan als werkplek. En ja, het gevaar bestaat dat faciliteren van HNW leidt tot te weinig gezamelijk aanwezig zijn. Goed om het als aandachtspunt te benoemen.

Evert Reemst op vrijdag 7 oktober 2011 14:07

Beste Marco,

Ik kan me helemaal inleven in de situatie die je in dit artikel beschrijft. Zelf ben ik actief lid van het programma Rabo Unplugged, de nieuwe manier van werken van Rabobank Nederland. Ook binnen de Rabobank worden werkmethodes/verandermethodes zoals Agile en Lean meer en meer gebruikt. Aangezien ik juist sta opgesteld voor de fysieke kant van Rabo Unplugged ben ik benieuwd naar mogelijke oplossingsvormen die jij wellicht bent tegengekomen (buiten de genoemde Skype0. Waar bij Lean het fysieke moment vaak kort is, versterkt Agile zich juist door als groep bij elkaar te zijn. Deze fysieke aanwezigheid is juist de accelerator van het eindproduct. Toch vermoed ik dat er oplossingen bedacht zijn in de markt om hier goede invulling aan te geven. Uiteindelijk is bij het toepassen van het nieuwe werken de bezettingsgraden in de gebouwen hierop niet berekend.

Mocht je me met dit vraagstuk verder kunnen helpen hoor ik dat heel erg graag.

Vriendelijk groet,
Evert Reemst

Marco Coopmans op zondag 9 oktober 2011 14:24

Evert,

Ik moet je helaas teleurstellen. Ik heb geen ervaring met andere vormen van 'samenwerken' dan die met skype (je zou nog kunnen denken aan videoconferencing maar dat is in principe hetzelfde). Ik heb er ook geen verder onderzoek naar gedaan. Ik geloof wel dat organisaties als bijv. Microsoft druk bezig zijn te kijken naar allerlei vormen van 'collaboratie' ondersteuning. Ook de snelle ontwikkelingen op gebied van mobiliteit (bijv. het gebruik van tablets)kan hier wellicht wat betekenen. Maar zoals gezegd ik heb hier persoonlijk geen ervaring mee.

Succes, Marco.

Ps. Wel goed dat ook organisaties als Rabobank hier steeds meer aandacht aan besteden :-)

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.