Artikel

Dragon1 visualisaties van de vernieuwing bij gemeente Veluweloo

De vorige maand heb ik in het artikel 'NORA en GEMMA visualisaties kunnen veel beter' een voorbeeld laten zien hoe je met Dragon1 op geheel nieuwe wijze architectuur effectief kunt visualiseren. De komende maanden gaan we in deze serie werken aan hoe je verschillende belangrijke onderdelen van 'de moderne Gemeente' ontwerpt en dan met name visualiseert en communiceert. We gaan de standaard GEMMA visualisaties, concepten en principes handen en voeten geven om ze ook daadwerkelijk te kunnen realiseren. Een doel daarbij is dat een gemeente die haar e-dienstverlening conform GEMMA wil ontwikkelen zelf de regie in handen heeft en deze niet onnodig bij leveranciers neerlegt.

Aanleiding en inleiding

De visualisaties van de architectuur van e-dienstverlening die in GEMMA (een overheidsreferentiearchitectuur) staan, worden in de praktijk niet of nauwelijks gebruikt ter ondersteuning van het nemen van beslissingen door directie en management bij gemeenten. Ook worden de visualisaties in GEMMA onvoldoende gebruikt bij het ontwerp en realisatie. Dit blijkt uit een rondgang langs een tiental gemeenten voor het DORA-onderzoek.

Vanuit de optiek van de open methode Dragon1, voor visuele enterprise architectuur, is het verstandig om in een architectuurvisualisatie altijd de vertaalslag van logische functie naar technische vorm te tonen (bijvoorbeeld van een verkoopadministratie naar web-based open source e-sales software). En ook om de samenwerking van componenten en objecten te tonen in de architectuurvisualisatie om bepaalde gerealiseerde voordelen zichtbaar te maken in het kader van verander- en bedrijfsdoelen en kwaliteits- en prestatie-eisen. Wanneer je dit op een aantrekkelijke en begrijpelijk wijze doet met schetsen en tekeningen, dan zal directie en management de visualisatie vaker gebruiken ter ondersteuning van beslissingen. Met deze aanpak zijn de GEMMA visualisaties aanzienlijk te verbeteren.

De visualisaties in GEMMA lenen zich in basis goed voor het verkrijgen van inzicht in een gewenste functionele decompositie (ie. gewenst volgens GEMMA). Alleen komen bepaalde indelingen in oplossingsrichtingen in deze visualisaties soms uit de lucht vallen. Ook staat onvoldoende helder in de visualisaties en GEMMA-documentatie hoe je bepaalde functies nu technisch vorm kan geven. Bijvoorbeeld hoe geef je nu vorm aan een digitaal communicatiekanaal, front office of klantcontactcentrum? Uit het onderzoek bij gemeenten blijkt dat er behoefte is aan meer handvatten (voorbeeld modellen en visualisaties van concepten en principes) bij het vertalen van de logische functie naar technische vorm in de architectuur.

In dit artikel geven we de informatie architectuurplaat van GEMMA, zie figuur 1, een plek in een voorbeeld architectuurproject ‘Vernieuwing bij de gemeente Veluweloo’, om de architectuurplaat stap voor stap te kunnen verbeteren.

Figuur 1: GEMMA informatie architectuurvisualisatie

Door de fasen van het architectuurproject conform Dragon1 uit te voeren, maken we van de informatie architectuurplaat van GEMMA een Dragon1-compliant architectuurvisualisatie die in de praktijk veel vaker en beter gebruikt zal worden ter ondersteuning van beslissingen.

In dit artikel werk ik ook met een annotatie om bepaalde uitspraken in dit document te markeren als zijnde een propositie (ie. een uitspraak van belang voor de architect). Daar waar bijvoorbeeld een (verstopte) eis staat geformuleerd, wordt deze voorafgegaan door [EIS]. Wanneer je als architect zelf documenten scant op proposities is dit een handig mechanisme om inzichtelijk te maken welke proposities je hebt herkend in het document.

Mijlpaaldocumenten

In dit artikel hanteren we als architectuurproject ‘Vernieuwing bij de gemeente Veluweloo’. In Dragon1 wordt gesteld dat er bij het vernieuwen van een onderneming of overheidsorganisatie altijd de volgende mijlpalen van groot belang zijn:

  1. Visie en masterplan van de opdrachtgever
  2. Ontwerpopdracht van de opdrachtgever voor een bouwwerk
  3. Het programma van eisen van de opdrachtgever en belanghebbenden aangaande een bouwwerk (inclusief definitiestudie en een zienswijze van belanghebbenden)
  4. Het architectuurontwerp (ontwerpboek) van de opdrachtgever voor een bouwwerk
  5. De realisatie van het bouwwerk

In al deze mijlpalen van het architectuurproject heeft de architect een grote rol. Bijvoorbeeld het organiseren van het proces om te komen tot een gedragen programma van eisen bij alle belanghebbenden, of het urgent maken van de toewijzing van eigenaarschap bij het laten stellen van de eisen.

In al deze fasen en mijlpalen dient de architect visies te concretiseren, gemeenschappelijk beeld en begrippenkader te creëren of een beslissing te ondersteunen. Wat kan hij daar nou beter voor gebruiken dan visualisaties?

Als architect doe je er verstandig aan het proces en de omgeving zoals die wordt gehanteerd inzichtelijk te maken aan de belanghebbenden. Bijvoorbeeld door de hiervoor genoemde fasen, mijlpalen en documenten te schetsen zoals in figuur 2, hoe ze onderling aan elkaar gerelateerd zijn.

Figuur 2: Processchets

Tip: Zet in deze processchets ook neer welke belanghebbenden, interview- en inputdocumenten je hebt gebruikt. Dat geeft belanghebbenden houvast, zodat zij zelf ook met voorstellen gaan komen.

Een dergelijke processchets laat zien wanneer een informatie architectuurplaat gemaakt dient te worden in het project, wat de input ervoor is geweest en waar het voor gebruikt wordt. In dit geval is een programma van eisen een basis voor het architectuurdocument en is het architectuurdocument basis voor ontwerp en realisatie.

Opdrachtgever en ontwerpopdracht

We nemen de gemeentesecretaris van de gemeente Veluweloo als opdrachtgever. De gemeentesecretaris heeft als opdracht gegeven om de e-dienstverlening, digitalisering, ketenintegratie en regiefunctie van de gemeente in samenhang in beeld te brengen als sturend kader voor alle ontwikkelingen en projecten binnen de gemeente.

De gemeentesecretaris heeft, zo lezen we in de ontwerpopdracht, de opdracht gegeven omdat uit een quickscan door een enterprise architect en een beleidsmedewerker in de sectorplannen bleek dat deze plannen qua indeling en het onderkennen van producten, diensten, processen, applicaties, strategische uitgangspunten en doelen hier en daar overlap vertoonden dan wel gaten hadden.

Ook bleek uit navraag dat er onvoldoende managementinformatie beschikbaar was over de belangrijke managementbouwstenen in de gemeente en tevens ontbraken bijgewerkte inventarisaties en overzichten van producten, diensten, processen, applicaties en servers onderling en in samenhang met elkaar.

De gemeentesecretaris durfde het hardop te zeggen: “Het ontbreekt in de gemeente aan besluitvorming op basis van inzicht en overzicht en impactanalyses van veranderingen. En dat frustreert bij ons het efficiënter en doelmatiger werken en de kwaliteit van dienstverlening richting de burger. [EIS001] Met onze domeinnaam veluweloo.nl wil ik de middenstand een duw in de rug geven richting hun klanten, onze burgers, toeristen en ondernemers. [EIS002] Weg met de saaie gemeentelijke website op die prominente plek. [EIS003] En wij gaan voortaan zelf over onze inrichting van dienstverlening, processen en ICT. Den Haag of leveranciers zijn daar volgend in.”

Daarmee was de ontwerpopdracht voor het in beeld brengen van de architectuur van de gemeente een feit. De gemeentesecretaris wil ook dat we in het project een visualisatie maken die laat zien hoe de gemeente conform de overheidsplannen van NUP, NORA en GEMMA aan het professionaliseren is.

Het is verstandig om de omgeving van hetgeen dat ontworpen moet worden ook in beeld te brengen in de vorm van een omgevingschets, zie figuur 3, samen met de processchets. Dat geeft belanghebbenden waar je mee spreekt ook een houvast. Ze kunnen zien waar zij zitten in de organisatie en hoe zij of hun middelen onderdeel van bijvoorbeeld een herontwerp zijn.

Figuur 3: Voorbeeld van een omgevingschets van het bouwwerk

Deze omgevingschets werkt ook goed in de communicatie om het te ontwerpen bouwwerk qua scope, context, omgeving, naam en relatie en impact op de omgeving scherp te krijgen.

De informatie architectuurplaat van GEMMA dekt in feite het gedeelte van de informatievoorziening af die binnen de scope van het bouwwerk ‘de vernieuwing’ valt. Zo wordt gelijk in figuur 3 duidelijk dat de informatie architectuurplaat niet de hele gemeente beslaat en ook niet de gehele informatievoorziening. In gesprekken met belanghebbenden zijn dit hele belangrijke aspecten om goed over te communiceren.

Samenvatting

In dit artikel hebben we een aanzet gegeven voor het maken van een visueel architectuurontwerp conform de methode Dragon1, met gebruikmaking van de referentiearchitectuur GEMMA. Na dit artikel volgen nog verschillende artikelen die deelonderwerpen behandelen om zo het hele architectuurontwerp af te kunnen maken.

We hebben in het voorbeeld architectuurproject nauwkeurig gewerkt aan de ontwerpopdracht en eisen. Dit om de inhoud van de informatie architectuurplaat goed te kunnen onderbouwen.

In elke fase van een project is een architect van waarde door zaken visueel te maken. Architecten kunnen nog veel voordelen behalen door schetsen van het proces en de omgeving te maken. De uiteindelijke visualisaties van deze artikelenreeks laten de vertaalslag van functie naar vorm zien, en zijn daarom echte architectuurvisualisaties, die veel verder gaan dan zomaar functionele decomposities. De visualisaties tonen hoe een probleem wordt opgelost met de inzet van een concept en de werking (het principe) van het concept.

Een uiteindelijk doel is om gemeenten met begrijpelijke bouwplaten van e-dienstverlening richting leveranciers de regie in handen te laten houden. Een ander doel is om te laten zien hoe je in een gemeente waar sectormanagers zich, tot een bepaalde hoogte, willen conformeren aan standaarden je toch een gemeenschappelijk gedragen beeld kunt schetsen, waarbij de sectormanagers graag de bouwplaat willen gebruiken om in hun sector hun eigen specifieke gezicht naar burgers en bedrijven toe verder te ontwikkelen en te profileren.

Dit artikel is overigens ook interessant voor architecten buiten de overheid, zoals bij banken, verzekeraars, telecom-organisaties en kanspelorganisaties. Ook zij hebben vaak functionele architectuurplaten beschikbaar die nog te weinig worden gebruikt bij besluitvorming, maar zouden dit wel graag meer zien gebeuren in de toekomst. Hun uitdaging is dezelfde; hoe zorg je ervoor dat je zelf als organisatie de regie houdt op de vertaalslag van logische functie naar technische vorm, zodat je los van leveranciers (of er juist tegenin) voor duurzame en toekomstvaste oplossingsrichtingen kan kiezen.

Nog een laatste opmerking. Aan de hand van de reacties van lezers passen we indien nodig de vervolgartikelen en voorbeeld visualisaties aan, want het gaat erom dat de visualisaties ook echt door architecten gebruikt gaan worden.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van markpaauwe
Mark Paauwe
Dragon1 Inc. - CTO

Mark is zeer actief in het enterprise architectuur vakgebied. De kans is groot dat je hem op een evenement tegenkomt en dat het gesprek al gauw over architectuurvisualisaties en architectuurprincipes gaat.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.