Artikel

Cloud Computing: De 'driver' voor Het Nieuwe Werken?

Dit artikel behandelt de vraag of Cloud Computing dé driver is voor Het Nieuwe Werken? En, als dit niet het geval is, kan Cloud Computing dan wel een substantiële bijdrage leveren aan Het Nieuwe Werken? En vooral hoe? Hoe kan Cloud Computing bijvoorbeeld bijdragen aan de technologische uitdagingen bij Het Nieuwe Werken en wat voor adoptie uitdagingen doen zich daarbij voor? Met andere woorden, heeft Cloud Computing invloed op het werk an sich en daarmee dus ook op Het Nieuwe Werken?

Ons wordt wel eens de vraag gesteld of Cloud Computing dé driver is voor Het Nieuwe Werken (HNW)? Hier kunnen we kort en bondig over zijn, het antwoord is nee. Drivers voor Het Nieuwe Werken komen namelijk voort uit geheel andere beweegredenen. Denk bijvoorbeeld aan kostenbesparing, aantrekkelijk werkgeverschap, een hogere klanttevredenheid of duurzaamheid.

Een belangrijk element van Het Nieuwe Werken is wel de behoefte om ‘flexibel’ te kunnen werken. Om flexibel te kunnen werken is het nodig om activiteiten plaats- en tijdsonafhankelijk uit te kunnen voeren en de technologie maakt dit mogelijk. Denk hierbij aan aspecten als virtueel vergaderen, papierloos werken, ideeën uitwisselen en mensen kunnen vinden (zie kader ‘Wat is Het Nieuwe Werken voor Microsoft?’). In het mogelijk maken van deze flexibiliteit zit een directe link naar Cloud Computing. Cloud Computing maakt dit (en nog veel meer) mogelijk daar waar een oplossing binnen het eigen datacenter van een organisatie doorgaans complexer is om te realiseren.

Maar als Cloud Computing niet de driver voor Het Nieuwe Werken is, kan Cloud Computing dan wel een substantiële bijdrage leveren aan Het Nieuwe Werken? Laten we eerst Het Nieuwe Werken en de daarbij horende technologische uitdagingen eens wat nader bekijken en vervolgens zien wat Cloud Computing hieraan kan bijdragen.

Wat is Het Nieuwe Werken voor Microsoft?

Het Nieuwe Werken is een andere manier van werken en samenwerken, ondersteund door de laatste technologie. In Het Nieuwe Werken gaan mensen en organisaties flexibeler om met arbeidstijd en werkomgeving. Hierdoor voelen mensen zich prettiger en wordt de organisatie productiever.

 

Het Nieuwe Werken is in de praktijk voor elke organisatie anders. Wij als Microsoft Nederland zijn enige jaren geleden begonnen met onze reis naar Het Nieuwe Werken. Op de website http://www.microsoft.com/netherlands/het_nieuwe_werken delen we onze ervaringen en hopen we u te inspireren op een andere manier naar werk en de werkomgeving te kijken.

Technologische uitdagingen bij HNW

Om te beginnen, wat zijn een aantal van de technologische uitdagingen waar organisaties tegenaan lopen bij Het Nieuwe Werken?

Werk waar je bent

Ten eerste verandert de werkplek van de medewerkers. De medewerkers willen de mogelijkheid om altijd en overal te kunnen werken en het liefst met hard- en software van hun eigen keuze. Daarnaast wil een medewerker op verschillende plaatsen aan hetzelfde werken. Bijvoorbeeld door ’s ochtends thuis op de PC te beginnen, dan onderweg naar kantoor of de klant via de smartphone de e-mail te checken, op kantoor of bij de klant verder te werken en uiteindelijk ’s avonds nog wat af te maken. Dit vereist dat gebruikers op elke locatie (werk, thuis, onderweg) moeten kunnen werken. Dit heeft implicaties voor de middelen die zij daarvoor (willen) gebruiken. Zo wil de ene medewerker een tablet PC, omdat die zo handig is om mee te nemen, terwijl de andere juist een laptop met een groot scherm wil, zodat hij meerdere vensters naast elkaar kan openen. Dit veranderde wensenpatroon is door een IT-afdeling haast niet meer te managen. Vandaar dat er steeds vaker wordt gesproken van het concept ‘bring your own’, waarin de gebruiker een budget of vergoeding krijgt om zelf een computer met bijbehorend supportcontract aan te schaffen. Dit apparaat moet wel toegang hebben tot de beschikbare bedrijfstoepassingen. Hoe kan deze werkomgeving worden geboden zonder een vermogen kwijt te zijn aan het implementeren van de infrastructuur, beveiliging, installeren en updaten van de software en nieuwe IT governance structuren?

Werk samen met anderen

Ten tweede verandert de manier waarop de medewerkers hun werk uitvoeren. Ook wel ‘activiteit gebaseerd werken’ genoemd. Medewerkers kiezen bewuster hoe zij een bepaalde activiteit uitvoeren, op welk locatie zij dit doen en welke technologie ze hiervoor gebruiken. Hierdoor wordt het samenwerken binnen organisaties explicieter gemaakt. Dit resulteert in het feit dat medewerkers een ruime set aan technologieën tot hun beschikking willen hebben om te kunnen samenwerken met andere medewerkers. Denk hierbij aan e-mail, kalender, chat, presence, video-, audio- en web-conferencing, maar ook aan samenwerkingsruimtes (portals) om documenten en informatie te delen. Hoe kan deze brede set aan samenwerkingstechnologieën geboden worden, zonder grote investeringen in hardware, software en beveiliging?

Werk samen met andere organisaties

Ten derde verandert de manier waarop medewerkers communiceren met de wereld buiten de organisatie. Medewerkers werken steeds directer samen met personen uit andere organisaties. Veel organisaties leggen technische beperkingen op ten behoeve van de veiligheid, zoals beperkingen op corporate e-mail en beveiligde USB-poorten. Hierdoor gaan medewerkers eerder gebruikmaken van publieke diensten. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van grote bestanden via Hotmail of Gmail of het aanmaken van een samenwerkingsomgeving op Office Live Workspace of Google Docs. Door dit te doen ‘omzeilen’ zij de corporate policies, met alle gevaren van dien.

Hoe kun je hen als organisatie nu zo goed en veilig mogelijk ondersteunen met de juiste middelen, zodat zij geen gebruik hoeven te maken van publieke internetdiensten die geboden worden zonder governance, controle en support?

Het werk verandert

Als laatste verandert de manier van zakendoen binnen organisaties en de toenemende rol die technologie daarin speelt. Hierbij een aantal voorbeelden:

  • Manieren van sociale interactie veranderen, bijvoorbeeld doordat medewerkers sociale media gebruiken om informatie over mensen te zoeken op sites als LinkedIn. Of doordat zij bloggen of twitteren om informatie te delen en anderen ’volgen‘ om die informatie te ontdekken. Hierdoor verandert ook de manier van rekrutering doordat de HR-afdeling gebruik maakt van netwerksites als LinkedIn voor het werven van nieuwe medewerkers.
  • Manieren van marketing veranderen, bijvoorbeeld een marketingafdeling die gebruik maakt van een tijdelijke website of social media tools als Facebook en Twitter om een bepaalde doelgroep aan te spreken.
  • Manieren van sourcing veranderen, bijvoorbeeld steeds meer organisaties huren tijdelijke krachten in of besteden delen van het werk uit waardoor behoefte ontstaat om onderdelen van de bedrijfsinformatie te delen, maar zeker niet alles.

Hoe kun je als organisatie op deze veranderende manier van zakendoen inspelen en dit, voor zover mogelijk, ondersteunen of regisseren?

Kortom, er zijn in Het Nieuwe Werken voldoende technologie gerelateerde uitdagingen voor organisaties om de behoeftes van de gebruikersorganisatie in te vullen. Het is lastig om daarin de juiste balans te vinden. Enerzijds kun je accepteren dat mensen hun eigen PC of telefoon aan het netwerk koppelen en informatie delen via publieke internetdiensten, met grote voordelen in efficiënter werken en ruime mogelijkheden tot netwerken. Anderzijds wil je als organisatie toch graag controle houden over bedrijfskritische informatiestromen, centrale bedrijfstoepassingen en processen. Kortom, nieuwe technologie en nieuwe bedrijfsprocessen gaan samen met nieuwe keuzes en nieuwe mogelijkheden.

Cloud Computing en Het Nieuwe Werken?

Als Cloud Computing niet dé driver is voor Het Nieuwe Werken, hoe kan Cloud Computing dan een substantiële bijdrage leveren aan de eerder beschreven technologische uitdagingen bij Het Nieuwe Werken?

Wat is Cloud Computing

Een goede samenvatting schrijft Jack van Hoof op www.xr-magazine.nl in het artikel ‘Cloud Computing: het concept ontrafeld’:

 

"De grote winst van het afnemen van Cloud diensten zit in de snelheid en flexibiliteit van leveren, optimalisatie door marktbreed gedeeld gebruik van middelen en een hoge kwaliteit door verregaande standaardisatie en uitsluiten van menselijke interacties. Clouddiensten worden in de markt op drie niveaus van de ICT-services stack (ICT-waardeketen) aangeboden: software, platform en infrastructuur. Daarnaast kunnen Cloud diensten op vier verschillende manieren geïmplementeerd worden: private, community, public en hybrid (dit is een combinatie voor drie voorgaande deployment modellen). Grote bedrijven zullen vanwege de technologische heterogeniteit van hun applicatielandschap in de praktijk Cloud diensten op alle drie de niveaus van de stack afnemen. Tevens zullen grote bedrijven, zoals de Nederlandse Spoorwegen, migratiestrategieën ontwikkelen die gebaseerd zijn op hybride deployment modellen."

In de basis is Cloud Computing niets anders dan diensten die aangeboden worden via het internet, met het bijbehorende business model, delivery model en deployment model (zie kader ‘Wat is Cloud Computing?’). De driver voor Cloud Computing is in de meeste gevallen kostenbesparing (zie kader ‘Economy of Scale’). Meestal komt daarna dan de vraag of er niet meer voordelen uit te halen zijn. 

Economy of Scale

Binnen Het Nieuwe Werken wordt uitgegaan van flexibele werkplekken en dat mensen niet van 9 tot 5 op kantoor zitten. Hierdoor is het mogelijk om te rekenen met 0.6 of 0.8 werkplek per medewerker om zo kosten te besparen. Jij ‘shared’ de werkplek met andere personen. Voor een Cloud wordt uitgegaan van flexibel gebruik van de diensten. De dienst wordt niet door iedereen 24x7 gebruikt, maar is wel 24x7 beschikbaar. Bij Cloud Computing staat er een rekencentrum waarin de capaciteit aanzienlijk kleiner is dan de som van de loads. Jij ‘shared’ de dienst met andere gebruikers. Tevens is de schaal van een Cloud rekencentrum veel groter dan een eigen rekencentrum en daardoor zijn de aanschafkosten per eenheid ook lager.

 

Meer informatie over vierde generatie rekencentra: Microsoft NHS Resource Centre - Microsoft’s Generation 4 Data Centre strategy (http://www.microsoft.com/uk/nhs/content/articles/microsofts-generation-4...)

Laten we eens kijken wat de rol van Cloud Computing kan zijn voor de technologische uitdagingen in Het Nieuwe Werken.

Werk waar je bent

Als Cloud diensten over het internet worden aangeboden, dan dringt zich de vraag op of die diensten dan niet direct overal vandaan geconsumeerd of gebruikt kunnen worden? Dat kan, en het is vaak ook eenvoudiger dan die diensten via het eigen netwerk aan te bieden.

Een nieuw bedrijf kan een abonnement afsluiten en beginnen. Een bestaand bedrijf, met bestaande infrastructuur, moet toegang tot de dienst bieden via het internet. De security, aanpassing aan de benodigde capaciteit en bandbreedte, wordt door de Cloud provider verzorgd, maar zaken als single sign-on moeten nog wel verzorgd worden. Dat is extra werk dat gedaan moet worden, maar ook eenmalig werk dat voor elke volgende dienst hergebruikt kan worden.

Er is een parallelle ontwikkeling gaande door diensten zoveel mogelijk via de browser aan te bieden om ze onafhankelijk te maken van de specifieke werkplek. Dat betekent dat het gemakkelijker wordt om verschillende apparaten (Windows PC, iPad, Android phone) te gebruiken en met die diensten te kunnen werken. Dit betekent ook dat het mogelijk is om over langere tijd, vanaf verschillende plaatsen en met verschillende apparaten, ergens aan te werken en steeds daar door te gaan waar je de vorige keer gebleven was. Zo maakt het dus niet meer uit met welk apparaat een gebruiker wil werken, aangezien hij apparaat-, tijd- en plaats onafhankelijk toegang heeft tot zijn werkomgeving via de browser of een aan het netwerk gekoppelde applicatie.

Werk samen met anderen

De tweede uitdaging betreft optimaal samenwerken. Direct na e-mail en document collaboration komen diensten als presence (beschikbaarheid van mensen), tekstberichten, telefonie en videoconferencing voor de Cloud in aanmerking. Dit soort applicaties maakt het voor medewerkers gemakkelijker om contact met elkaar te zoeken, te overleggen maar zeker ook met elkaar te discussiëren en samen te werken vanaf verschillende locaties. Het is tevens mogelijk om samen interactief aan één en hetzelfde document te werken, daar samen in te wijzigen, tekeningen te delen, kortom om echt samen te werken.

Voor Het Nieuwe Werken is het van belang juist ook deze diensten via het internet beschikbaar te stellen en de Cloud kan daarbij een belangrijke vereenvoudigende rol spelen. Vervolgstappen, zoals complete integratie met het telefoonnetwerk worden vaak wat later genomen omdat die moeilijker aan de eigen infrastructuur zijn te koppelen.

Microsoft biedt bijvoorbeeld met haar Software as a Service-oplossing Office 365 (nu nog bekend als BPOS) een complete set aan productiviteitstools (bijvoorbeeld E-mail, Document Management, Chat, Telefonie en Office) vanuit de Cloud aan, die dit soort samenwerking volledig ondersteunt. En Microsoft is niet de enige. De ontwikkelingen gaan snel en veel partijen werken aan diensten. Dit maakt de concurrentie groot, wat goed is voor de ontwikkeling van nieuwe mogelijkheden.

Werk samen met andere organisaties

De derde technologische uitdaging die we hebben beschreven had te maken met de wijze waarop medewerkers communiceren met de wereld buiten de organisatie. We spraken hier over de directere samenwerking tussen medewerkers van organisaties en de beperkingen die organisaties daarin opleggen. Op het eerste gezicht lijkt het alsof de twee voorgaande topics deze uitdaging al beantwoorden, maar er is meer voor nodig. Medewerkers van verschillende organisaties moeten toegang krijgen tot bepaalde delen van de informatie (bijvoorbeeld bepaalde documenten, projecten en applicaties), maar alle anderen mogen die toegang niet krijgen.

Door middel van open standaarden is het mogelijk om een federatie te leggen tussen de directories van bedrijven. Hiermee is het mogelijk om expliciet de directory van een partner te federeren met de directory van het bedrijf waarmee het mogelijk wordt om toegang te verlenen tot systemen.

Het werk verandert

De laatste technologische uitdaging die we benoemd hebben is de veranderende manier van zaken- doen binnen organisaties en de toenemende rol van de technologie daarin. Hier kwamen verschillende aspecten aan de orde als de veranderende wijze van rekruteren, marketing, sourcing en dienstverlening. Graag willen we per punt wat dieper ingaan op wat voor bijdrage Cloud Computing hieraan kan leveren:

  • Manieren van sociale interactie veranderen. Al deze diensten worden publiek als Software as a Service aangeboden en kunnen de effectiviteit van de interactie met externen verhogen. Ook worden dit soort diensten, zeker in grotere organisaties, intern ingevoerd. Aan de andere kant zijn er organisaties die overwegen deze diensten te blokkeren in verband met mogelijk productiviteitsverlies. Wij geloven juist dat de organisatie zich als geheel ontwikkelt door medewerkers de flexibiliteit en mogelijkheden te bieden. Als organisatie is het daarom juist raadzaam om na te denken over hoe deze ontwikkelingen omarmd en geïncorporeerd kunnen worden in de activiteiten van de medewerkers en het bedrijf, door bijvoorbeeld communities te vormen.
  • Manieren van marketing veranderen. Voor een marketingafdeling is het bijvoorbeeld belangrijk snel websites op te kunnen zetten die veel bezoekers kunnen afhandelen, maar vaak voor een korte periode. Platform as a Service biedt de mogelijkheid voor snelle ontwikkeling van applicaties met de voordelen van schaalbaarheid. Zo kan bijvoorbeeld gedurende de drukbezochte campagne capaciteit ingehuurd worden ter ondersteuning van 500.000 bezoekers per dag en gedurende de rest van het jaar terug geschaald worden naar capaciteit voor 5000 bezoekers.
  • Manieren van sourcing veranderen. Fluctuaties in het aantal gebruikers wordt door middel van Cloud diensten efficiënter ondersteund. Het is een simpele stap om de toegang tot de collaboration tooling met mensen buiten de eigen organisatie uit te breiden. Via federatie krijgen zij toegang tot de informatie.

Cloud uitdagingen

Het is duidelijk dat Cloud Computing op verschillende manieren kan bijdragen aan de technologische uitdagingen bij HNW. Maar Cloud Computing heeft ook zijn eigen adoptie uitdagingen. We lichten er een drietal uitdagingen uit die direct gerelateerd zijn aan HNW:

  1. De eerste uitdaging is het ontsluiten van de bestaande omgeving aan de Cloud zodanig dat het een uniforme gebruikerservaring oplevert, de Cloud adoptie strategie genoemd. De eerste kandidaten voor zulke Cloud diensten zijn dan ook applicaties zoals e-mail en document collaboration. Deze applicaties zijn belangrijk voor HNW, voor het bedrijf niet onderscheidend en kunnen eenvoudig naar de Cloud gebracht worden en daar als standaard dienst aangeboden worden. Ook applicaties als CRM en internet sites worden veelvuldig vanuit de Cloud gebruikt. Andere diensten, zoals financiële administratie, budgettering en business intelligence, dienen ook vanuit huis benaderbaar te zijn. Ook deze applicaties kunnen vanuit de Cloud worden aangeboden.Daarvoor moeten die applicaties vaak worden aangepast en dat is duur en soms niet mogelijk. Voor nieuwe of vervangende applicaties kan het zeker interessant zijn om de Cloud optie te overwegen, al is het maar om applicaties te kiezen die Cloud-ready zijn. Dit leidt tot een roadmap voor de Cloud adoptie waarbij de organisatie, architectuur en applicaties worden voorbereid op het verhuizen naar de Cloud.
  2. De tweede uitdaging is het regisseren en beheren van de Cloud diensten. Er zijn vele Cloud diensten die door verschillende partijen worden aangeboden. Hoe regisseer je als organisatie het gebruik van deze verschillende diensten? Uiteindelijk kan iedere gebruiker met een creditcard deze diensten afnemen. Op het moment dat de organisatie op deze diensten is aangesloten is er echter beheer nodig. Gebruikers verwachten nog steeds een centrale plek voor het aanvragen van ICT diensten en support als ze vastlopen. Aan de andere kant is het nodig om te monitoren of de SLA afspraken worden nagekomen en dat de juiste mensen rechten hebben om nieuwe diensten aan te vragen; na te gaan of de diensten voldoen aan het bedrijfsbeleid. Kortom ook Cloud diensten vereisen governance structuren en service management.
  3. De laatste uitdaging, die wij willen noemen, heeft te maken met het managen van identiteiten en autorisaties. Met HNW werken organisaties steeds vaker samen en wordt het beheren van identiteiten en autorisaties complexer. Als resultaat krijgt een medewerker meerdere digitale identiteiten, maar hij wil maar een keer inloggen. Als bedrijf wil je wel controle houden op de toegang tot informatie en applicaties. Dit wordt snel complex als er veel bedrijven willen meedoen. We kunnen nu al veel doen om toegang tot elkaars informatie te verschaffen en goed te managen, maar de eisen worden steeds hoger en om die te ondersteunen verwachten we dat nog vele ontwikkelingen zullen volgen. Marktwerking, identiteitsbrokers, maar ook overheden kunnen hierin een rol spelen.

Samenvattend

Cloud Computing is niet dé driver voor HNW. Wel levert Cloud Computing een substantiële bijdrage aan HNW doordat de behoefte om flexibel te kunnen werken met nieuwe mogelijkheden ondersteund wordt. Het wordt eenvoudiger om informatie vanaf verschillende locaties te benaderen en het wordt eenvoudiger om die informatie met behulp van een browser vanaf een willekeurig apparaat te benaderen. Het is nu al mogelijk om klanten, een partners- en leverancierstoegang te geven tot die informatie, waardoor HNW ook naar partners kan worden uitgebreid. Technologie is een versneller voor allerlei maatschappelijke ontwikkelingen. Wij geloven dat de Cloud ook de manier van hoe mensen met elkaar communiceren, omgaan en zakendoen verandert. Dit heeft zeker zijn invloed op het werk en dus ook op HNW.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van markmeerbeek
Mark Meerbeek
Microsoft - Enterprise Strategy Consultant

Mark Meerbeek begeleidt diverse beursgenoteerde organisaties in hun transitie naar Het Nieuwe Werken. Hierbij staat toegevoegde waarde voor het bedrijfsresultaat, slimmer samenwerken en een verbeterde medewerkerstevredenheid centraal. Hij is daarnaast (mede)auteur van diverse boeken en artikelen over innovatief samenwerken.

afbeelding van aizowiebenga
Aizo Wiebenga
Microsoft - Consultant

Aizo is afgestudeerd als Master Business Information Technology met afstudeerrichting Networked Business op de Universiteit van Twente en werkzaam bij Microsoft als Consultant. Zijn interesse gaat uit naar de vraag hoe mensen en organisaties beter met elkaar kunnen samenwerken en zaken doen door het inzetten van innovatieve toepassingen.

afbeelding van maartenmullender
Maarten Mullender
Microsoft - Enterprise Architect

Maarten Mullender heeft meer dan 30 jaar in de IT industrie gewerkt, waarvan de laatste 13 jaar bij Microsoft. Voor Microsoft heeft hij in Duitsland, Amerika en nu in Nederland gewerkt, hoofdzakelijk met enterprise klanten.
Zijn interesse gaat uit naar het denken over en realiseren van oplossingen die een brug slaan tussen de gestructureerde wereld van traditionele zakelijke toepassingen en de niet gemodelleerde wereld van samenwerking tussen mensen die daarmee te maken hebben, zoals Duet en Het Nieuwe Werken.

 
Reacties
De digitale zaanstreek op vrijdag 11 mei 2012 9:42

Het nieuwe werken is een goede investering om meer gebruik te maken van de nieuwe "cloud computing", het op afstand in kunnen loggen op de applicaties op het werk, maar het is niet zaligmakend. Een vergadering waar je samen in 1 kamer zit, of elkaar op een scherm kan zien verandert de loop van de vergadering al.
let maar eens op als je iemand bij de koffie automaat spreekt, een email stuurt of een sms-je/twitter. hoe korter het medium van stof, hoe meer mogelijkheden om de boodschap verkeerd te interpreteren.
Verder mis ik ook het verschil tussen lokale acties, en acties die internet breed zijn. Het verschil tussen google en bijvoorbeeld de digitale zaanstreek

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.