Artikel

Architectuureisen aan de ICT-omgeving voor Het Nieuwe Werken

Dit artikel gaat over de (architectuur)eisen die gesteld dienen te worden aan een optimale ICT-omgeving voor Het Nieuwe Werken; waaraan moet een dergelijke ICT-omgeving voldoen om echt effectief, efficiënt en locatie- en tijdsonafhankelijk te kunnen werken? De auteur heeft 17 belangrijke eisen opgesteld als kader voor de meest optimale ICT-omgeving.

Definitie van Het Nieuwe Werken

Er wordt veel gesproken over Het Nieuwe Werken (HNW). Ik ben altijd nogal sceptisch bij dit soort hypegedreven termen. In dit artikel zal ik dan ook niet uitgebreid ingaan op een wetenschappelijke definitie. Ik hanteer hier een eenvoudige operationele definitie van wat er mijns inziens onder kan worden verstaan vanuit ICT-optiek, namelijk: ‘Het op effectieve en efficiënte wijze tijd- en locatieonafhankelijk werken met ICT-hulpmiddelen.

Ontwikkelingen

Sinds enkele jaren komen er steeds meer technologieën, standaarden, producten en diensten (denk aan zaken als DSL, UMTS, Wifi, smartphones en ASP/SaaS-oplossingen, om er maar enkele te noemen), die Het Nieuwe Werken mogelijk maken. Voor die tijd waren er geen betaalbare technologieën beschikbaar. Het probleem zit ‘m nu nog in de beperkte integratie van technologieën, producten en diensten en in de nagenoeg volledig ontbrekende standaardisatie op het gebied van gegevensdefinities (zowel syntactisch als semantisch).

Desondanks is er reeds een aantal zaken beschikbaar waarmee Het Nieuwe Werken kan worden gefaciliteerd. In dit artikel gaan we in op de eisen die aan een dergelijke omgeving kunnen worden gesteld; welke eisen of principes waaraan deze ICT-omgeving moet voldoen, kunnen we nu definiëren?

Belemmeringen door legacy bestaande systemen

Bestaande organisaties hebben een legacy aan bedrijfsapplicaties en in hun veelal beperkte mate van integratie zit ‘m nu net de restrictie. Als deze onderliggende bedrijfsapplicaties niet goed geïntegreerd zijn, zal er geen sprake kunnen zijn van Het Nieuwe Werken volgens de hier gehanteerde definitie. Effectiviteit en zeker efficiency zullen dan veel te wensen overlaten.

In het geval men reeds een breed geïntegreerd pakket heeft, moeten modules eenvoudig uitgeschakeld kunnen worden en moet men kunnen kiezen om deze functionaliteit door webservices van derden of door een point solution te laten uitvoeren. Integratie en koppeling van componenten en applicaties van diverse leveranciers dient kinderspel te zijn. Dit is momenteel nog niet mogelijk. Als er al standaardinterfaces tussen marktapplicaties zijn, dan zijn dit bilaterale interfaces. De huidige softwarearchitecturen van legacy systemen zijn derhalve minder geschikt voor HNW.

In dit artikel gaan we echter uit van een greenfield-benadering: welke functionaliteiten moeten op welke wijze worden aangeboden om Het Nieuwe Werken optimaal te faciliteren? In de volgende paragraaf worden de eisen weergegeven, die men aan de ICT-omgeving van HNW kan stellen.

Eisen aan ICT-omgeving voor HNW

In onderstaande opsomming worden de belangrijkste eisen ten behoeve van de ICT-omgeving weergegeven. Volledigheid is in het kader van dit artikel niet mogelijk en wordt derhalve ook niet gepretendeerd.

  1. Proven technology: De aangeboden technologie voor bedrijfskritische applicaties dient betrouwbaar te zijn (Proven technology).
  2. Eenmalig inloggen per gebruikssessie: Inloggen dient slechts eenmalig per sessie te hoeven geschieden (Single Sign On – SSO).

Deze eerste twee eisen vormen generieke eisen die niet slechts gelden voor Het Nieuwe Werken, maar wel in het bijzonder voor de factoren effectiviteit en efficiency.

  1. Potentiële 24 x 7 uur beschikbaarheid: Zoals uit de operationele definitie valt af te leiden dient een werkomgeving voor internationaal opererende organisaties 24 x 7 uur beschikbaar te zijn en gesupport te worden.
  2. Locatieonafhankelijkheid: Alle applicaties en bestanden dienen locatieonafhankelijk benaderbaar te zijn. In de praktijk zal dit betekenen dat applicaties web-based zijn. Met een standaard webbrowser dienen alle relevante bedrijfsapplicaties benaderd te kunnen worden. Vandaag de dag zijn er ook nog zogenaamde Thin Client omgevingen actief (dit zijn omgevingen waarbij Windows-based applicaties via een server en een ‘dunne’ client beschikbaar worden gemaakt op afstand). Ik acht dit echter een uitstervende architectuur. Op termijn zullen al deze applicaties worden vervangen door web-based applicaties. Zeker door de sterk verbeterde browserfunctionaliteiten. De architectuur dient gebaseerd te zijn op Server Based Computing (SBC). Bij SBC draait alle software op centrale servers en ook alle data worden centraal opgeslagen. Op de computer van de gebruiker draait geen software en staan geen brongegevens (webclient).
  3. Componentenarchitectuur: Functionele componenten en applicaties dienen op eenvoudige wijze als legoblokken te kunnen worden gekoppeld. Organisaties moeten eenvoudig kunnen kiezen om bepaalde functionele componenten al dan niet te gebruiken.
  4. Collaboration functionaliteit: Alle functionaliteiten voor het samenwerken in virtuele teams dienen beschikbaar te zijn. Zo moet tegelijkertijd kunnen worden samengewerkt aan documenten, videoconferencing en groepsagenda’s. Dit alles behoort tot de basisfunctionaliteit voor Het Nieuwe Werken.
  5. Meerdere fysieke gebruikersinterfaces - apparaatonafhankelijkheid: Alle applicaties en bestanden dienen apparaatonafhankelijk benaderbaar te zijn. Het moet niet uitmaken of een applicatie via een laptop, PC, smartphone of om het even welk ander apparaat, wordt benaderd.
  6. Eén generieke logische gebruikersinterface: De logische gebruikersinterface dient zoveel mogelijk gestandaardiseerd te zijn en onafhankelijk van de applicatielaag. Door de vele aangeboden componenten mag het niet zo zijn dat ieder functioneel component een eigen gebruikersinterface en ‘look and feel’ heeft. De gebruiker dient bij voorkeur voor z’n hele omgeving de gewenste gebruikersinterface en ‘look and feel’ te kunnen instellen.
  7. Eén mediumonafhankelijke communicatieomgeving en Unified Messaging: Een medewerker dient één mediumonafhankelijke communicatieomgeving te hebben (unified messaging). Mensen willen slechts één e-mailomgeving (e-mail client) en niet meerdere e-mailomgevingen, zoals momenteel het geval is. Ongeacht hoe een bericht binnenkomt (SMS, e-mail, telefoon of voicemail), dient het bericht op de door de gebruiker gewenste wijze gepresenteerd te kunnen worden. Een binnengekomen voicemail dient bijvoorbeeld tekstueel in de e-mailomgeving te kunnen worden weergegeven. Voorts dient het verschil tussen vaste en mobiele telefonie voor de gebruiker te vervallen (dus niet in technische zin). De gebruiker wil niet een aparte voicemail voor vast en mobiel hebben. Tenslotte wil hij ook slechts één telefoonapparaat hebben, in plaats van aparte mobiele, vaste (DECT) en IP-telefoon.
  8. Enkelvoudig gegevensbeheer: Een medewerker dient te kunnen beschikken over een consistente gegevensverzameling en al z’n gegevens maar eenmalig te hoeven beheren.
  9. Digitale duurzaamheid – universele bestandsformaten: Gegevens dienen onafhankelijk van applicatieprogrammatuur altijd benaderbaar te blijven. Dit betekent dat gegevens in universele bestandsformaten (applicatie- en leveranciersonafhankelijk) moeten worden opgeslagen. Denk hierbij aan open formaten zoals ODF en ODT.
  10. Gescheiden logische en fysieke opslagwijze van informatie: Een medewerker dient niet belast te worden met keuzes inzake (fysieke) opslagproblematiek. Alle soorten bestanden (tekstdocumenten, e-mails, beeld en geluid) dienen te worden beschouwd als informatieobjecten die in een database worden opgeslagen. De gebruiker dient de bestanden slechts te (laten) indexeren, terwijl het systeem de fysieke opslaglocatie bepaalt. E-mails worden momenteel opgeslagen in een andere fysieke structuur dan de overige bestanden; hierdoor kan er niet integraal worden gezocht; alle e-mails worden opgeslagen in één proprietary plat fysiek bestand dat niet kan worden benaderd door een andere applicatie dan de e-mailapplicatie. E-mails zijn echter niets anders dan informatieobjecten; inhoudelijke tekstberichten met daaraan gekoppeld een aantal metagegevens, zoals afzender, datum en onderwerp. Er is derhalve geen enkele reden waarom e-mails niet als informatieobjecten (naast geluiden, afbeeldingen, videofragmenten en presentaties) in een database opgeslagen kunnen worden.
  11. Integratie privé en zakelijk ICT-gebruik: Er dient rekening te worden gehouden met privégebruik van ICT-voorzieningen. De medewerker wil ook tussen zijn zakelijke en privé-ICT integratie zien. Zijn zakelijk en privéleven lopen immers steeds meer door elkaar en dat geldt zeker voor de zogenaamde Flexwerker. Denk aan zeer belangrijke zaken als communicatie (e-mail en telefonie) en zijn agenda. Iemand heeft maar één agenda en niet een zakelijke en een privéagenda. Voorbeeld: als hij een zakelijke afspraak gaat plannen die in de avond valt, wil hij weten of zijn levenspartner haar agenda dan nog vrij heeft en dan op de kinderen kan passen. Hij wil deze afspraak direct met zijn levenspartner kunnen afstemmen en daarvoor initieel in haar agenda kijken. Bovendien dient werk- en privécommunicatie in dezelfde omgeving plaats te kunnen vinden; uiteraard zonder dat de werkgever de privécommunicatie kan inzien. Ook dient een medewerker als hij in dienst treedt, zijn persoonlijke (relatie)gegevens te kunnen invoeren en bij uitdiensttreding dient hij ze te kunnen meenemen.
  12. Alle communicatie dient via één centrale omgeving plaats te vinden: Iedere e-mail die men aan een relatie stuurt dient in één oogopslag in de relatie contacthistorie te zien te zijn, evenals de metagegevens van telefoongesprekken en alle andere contactmomenten. Dit betekent bijvoorbeeld dat een gebruiker geen losse e-mailclient meer heeft, maar dat zijn e-mail in zijn CRM-omgeving is geïntegreerd.
  13. Altijd actuele relatie contactgegevens: Mensen willen altijd beschikken over de actuele contactgegevens van hun relaties, zonder wijzigingen zelf steeds handmatig te hoeven invoeren. Als men eenmaal een relatie met iemand heeft, moeten wijzigingen altijd automatisch worden doorgevoerd. Tijdrovend handmatig invoeren van visitekaartjes dient verleden tijd te zijn.
  14. Eenvoudig standaardfunctionaliteiten toevoegen en verwijderen: De beheerder en/of gebruiker dient op eenvoudige wijze nieuwe functionaliteit op ‘plug-and-play’ wijze te kunnen toevoegen en verwijderen. Hiertoe dient hij uit een overzichtelijke bibliotheek, waarin de componenten in voor gebruikers heldere taal zijn beschreven, de componenten met spreekwoordelijk één muisklik te kunnen installeren en in werking te stellen.
  15. Eenvoudig maatwerk ontwikkelen: Met de komst van Business Process Managementtools (BPM) en 5GL ontwikkelomgevingen kunnen niet-programmeurs, zoals hoger opgeleide gebruikers en businessanalisten zelf applicaties ontwikkelen zonder programmeerwerk. Met deze tools kunnen bedrijfsprocessen en bedrijfsregels worden gemodelleerd, waarna de tool zelf de applicatie genereert.

Als aan deze voorwaarden is voldaan heeft de gebruiker één geïntegreerde werkomgeving die hij eenvoudig aan zijn behoeften kan aanpassen en hoeft hij zich niet meer te bekommeren welk document op welk schijf staat. Ook hoeft hij niet op diverse plaatsen dezelfde gegevens in te voeren en iedere dag in meerdere postbussen te kijken of hij nieuwe e-mail heeft.

Hoe ziet de toekomst eruit?

Zolang als er nog zeer grote monopolistische softwaregiganten aan de macht zijn die hun standaard opleggen aan de rest van de wereld (defacto standaarden zoals de gesloten MS Office-bestandsformaten) in plaats van de vorming van mondiale open standaarden in onafhankelijke consortia (zoals IP-standaarden en ODF), is er weinig verbetering te verwachten; de industrie is op korte termijn immers niet gebaat bij standaardisatie en eenvoudige uitwisseling tussen diverse technologieën. Gelukkig gloort er licht aan de horizon door de opkomst van open source software en partijen die de oude situatie proberen te doorbreken.

Social media platformen als LinkedIn vormen weliswaar veelgebruikte diensten met nuttige functionaliteiten, maar ze zijn nog niet optimaal als het gaat om volledige relatiebeheer functionaliteit en (real time) gegevensuitwisseling met andere applicaties. Willen dit soort webdiensten op langere termijn overleven, dan zouden ze beter in de ICT-omgeving van de gebruiker geïntegreerd moeten worden.

Niemand kan exact de toekomst voorspellen, maar het is aan te nemen dat de rol van de langverwachte netwerkcomputer steeds voornamer wordt. Gebruikers werken met een zeer ‘dunne’ client en applicaties draaien centraal (in de ‘Cloud’). Er zullen door eisen vanuit de markt steeds betere component- en applicatie-interfaces komen en ook gegevensstandaardisatie zal een volgende golf in de ICT-integratie moeten worden. Pas dan kan HNW ten volle worden uitgenut. De grootste mogelijkheden voor verbetering zitten echter niet in technologische vooruitgang, maar in betere logische concepten en een hoger niveau van standaardisatie.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van edgarjohannsmann
Edgar Johannsmann
Organisatieadviseur

De auteur, Edgar Johannsmann, heeft 20 jaar ervaring op het gebied van Enterprise Architecture. Zowel in de rol van Organisatieadviseur, als in de rol van (interim) Informatie- en Enterprise Architect, in allerlei sectoren en branches.

 
Reacties
Pat op woensdag 28 september 2011 23:31

eenvoudige operationele definitie?
Ja, ja...waar blijf de beveiliging dan? Wellicht moet het met HNW zo transparant mogelijk zijn maar het zal zeker bij veelal implementaties opgekrikt worden.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.