Artikel

Bouwen aan een eigen begrippenkader - Procesmatig werken

Deze maand staat het begrip procesmatig werken centraal. In elke organisatie wordt tegenwoordig wel geschermd met het feit dat men procesmatig werkt. Een heel belangrijk bedrijfskundig concept dus binnen de enterprise architectuur. Maar…wat is dan procesmatig werken? Welke elementen en componenten spelen een rol bij het tot een succes maken van dit concept? In dit artikel komen verschillende visies op procesmatig werken aan de orde.

Als we in verschillende boeken rondsnuffelen en op websites kijken dan komen we de volgende visies en definities omtrent het concept procesmatig werken tegen:

  • Procesmatig werken betekent dat alle activiteiten die bijdragen aan het tot stand komen van het product of dienst zo effectief en efficiënt mogelijk uitgevoerd worden, opdat de klant exact datgene krijgt wat hij verwacht op het moment dat hij het nodig heeft en tegen de prijs die afgesproken is. Een kernbegrip hiermee sterk verbonden is leverbetrouwbaarheid oftewel voorspelbaarheid. [1]
  • Procesmatig werken moet ervoor zorgen dat werkzaamheden op een efficiënte en effectieve wijze worden uitgevoerd, met als ultiem doel dat het een positieve bijdrage levert aan het bedrijfsresultaat. Het moet zorgen voor meer structuur en minder werkdruk. [2]
  • Procesmatig werken betekent dat iedereen ziet hoe zijn taak bijdraagt aan het doel van de organisatie en aansluit op de taken van anderen. Met ander woorden: snappen dat wat jij oplevert weer belangrijke input is voor anderen om hun werk goed te kunnen doen. Praten over procesmatig werken is meestal een slecht teken. Het moet vooral gaan over doelen en verantwoordelijkheden. [3]
  • Procesmatig werken is het beïnvloeden en stimuleren van het samenwerkingsproces en het besluitvormingsproces. Het proces van samenwerken en samen beslissen laat zich niet beheersen door plannen. [4]

De getoonde visies en definities van procesmatig werken dekken nagenoeg de verschillende invalshoeken af van de bekende aanpakken en standaarden op het gebied van procesmatig werken: INK, ITIL, LEAN, CMM, BPMN en 6-Sigma.

Aanpakken en standaarden

In Nederland zijn er referentiearchitecturen zoals NORA, GEMMA, PETRA, MARIJ, CORA en WILMA. Wat opmerkelijk is, is dat deze aanpakken niet in detail ingaan op het concept procesmatig werken, terwijl proces als stijlelement pontificaal wordt neergezet. Door proces als stijlelement te onderkennen wordt (impliciet) het concept van procesmatig werken onderdeel gemaakt van de architectuur en vanzelfsprekend ook de bijbehorende principes van procesmatig werken.

Deze aanpakken en standaarden verstaan allemaal net iets anders onder procesmatig werken. De aanpak die in uw organisatie past, moet u daarom ook zelf bepalen. Net zoals uw eigen visie, doel en functie op procesmatig werken. Want hoe wordt bijvoorbeeld een proces opgedeeld? Als we naar de visies en definities kijken zien we begrippen als taken, handelingen, activiteiten en soorten processen. Maar wat is nu waar? Bestaat een proces uit processtappen of bestaat een proces uit activiteiten? Toch lastig als een degelijk en deugdelijk gemeenschappelijk begrippenkader ontbreekt wanneer we het procesmatig werken succesvol willen invoeren.

Het artikel ‘Procesmatig werken: controle of chaos?’ van Frans van Elsdingen en Bram de Landstheer gaat over procesmatig werken als instrument om het beheer van de informatievoorziening beter op orde te krijgen. Ook al wordt hier geen definitie gegeven, toch geeft het artikel een interessante visie op procesmatig werken die we u zeker niet willen onthouden. In dit artikel wordt een duidelijke functie van procesmatig werken belicht. Als het waarom bij medewerkers van een concept niet duidelijk is, hoe kun je ze dan warm maken en houden voor dit concept?

Projectmatig werken en zaakgericht werken

Aan procesmatig werken zijn twee andere concepten sterk gelieerd: projectmatig werken en zaakgericht werken. In de praktijk zien we dat organisaties soms deze drie concepten goedwerkend naast elkaar hebben. We zien echter ook dat projectmatig werken of zaakgericht werken wordt ingezet ter vervanging of als vangnet voor het niet succesvol procesmatig werken.

Voor het niet succesvol procesmatig werken zijn natuurlijk verschillende argumenten aan te dragen. Het kan aan de cultuur of volwassenheid van de organisatie liggen. Maar het kan ook gewoon zijn dat pure theoretische kennis en implementatie ervaring over procesmatig werken ontbreekt. De huidige stand van zaken omtrent het concept procesmatig werken maakt dat een organisatie die het wil invoeren er goed op dient toe te zien dat de (externe) procesadviseurs en procesontwerpers zoveel mogelijk conform een standaardaanpak werken. Het objectief meten hoe straks de processen verlopen is anders een onbegonnen zaak.

Ten slotte

Ik eindig met mijn verbazing uit te spreken over hoe matig dit concept, dat een zware pijler vormt onder elke architectuur van een organisatie, is gedefinieerd en gedocumenteerd. Wie pakt deze handschoen op? Wie mailt mij de definities van procesmatig werken uit standaarden en referentiearchitecturen die ik gemist heb? Hoe duidelijker we dit concept op het netvlies hebben, des te beter kunnen we er werk van maken.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van markpaauwe
Mark Paauwe
Dragon1 Inc. - CTO

Mark is zeer actief in het enterprise architectuur vakgebied. De kans is groot dat je hem op een evenement tegenkomt en dat het gesprek al gauw over architectuurvisualisaties en architectuurprincipes gaat.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.