Artikel

Informatiemanagement als instrument voor kostenbesparing op de projectenportfolio

Het op een correcte wijze inzetten van informatiemanagement levert in de praktijk al gauw 15% aan kostenbesparing op. Waarom maken veel ondernemingen hier dan nog geen gebruik van?

In het maatschappelijk functioneren is er weinig meer wat je kunt betitelen als simpel en eenvoudig. Onze samenleving is vanaf de jaren 60 van de vorige eeuw steeds complexer geworden; technologische innovaties volgen elkaar in een steeds hoger tempo op en er is een geweldige toename geweest van data en informatie die ter beschikking kwam. Wij weten meer en wij kunnen meer. Voorlopig is er geen uitzicht op een verandering in deze ontwikkeling, hongerig als wij zijn naar steeds meer kennis vanuit de opvatting dat de wereld om ons heen hierdoor maakbaarder wordt.

Kiezen is verliezen

Door de toename van data en informatie is het aantal keuzemogelijkheden en het aantal keuze- en beslismomenten toegenomen; tegelijkertijd is de tijd om te beslissen korter geworden. Dat maakt het moeilijk om te beoordelen of wij op de juiste momenten, de juiste keuzes maken en beslissingen nemen op grond van de beschikbare data en informatie. Hadden wij wel voldoende de tijd voor die beslissingen of lieten wij ons te veel leiden door de waan van de dag? Dit geldt voor een ieder individueel, maar evenzeer ook voor ondernemingen. En zoals een verkeerde keuze voor een afzonderlijk individu negatieve gevolgen kan hebben, zo geldt dat niet anders voor ondernemingen. Echter, door foute keuzes (op grond van onjuiste informatie) in een onderneming zijn de gevolgen verstrekkender en worden er meer mensen door geraakt. Dat willen wij natuurlijk liever niet. Het kost geld en het geeft een hoop gedoe en wat wij voor ogen hadden, wordt niet bereikt.

Op verschillende manieren en met tal van instrumenten tracht men de kwaliteit van de besluitvorming te verhogen. Er worden lange en korte termijn plannen gemaakt, planning en control cycli ingericht en methoden en technieken geïmplementeerd om doelmatiger en doelgerichter te werken. En toch moet keer op keer worden vastgesteld dat de doelstellingen niet zijn gehaald, veranderingen niet zijn doorgevoerd, projecten (ondanks meerwerk en extra budget) niet het gewenste resultaat hebben opgeleverd en men goed geld naar kwaad geld heeft gegooid. Belangrijke oorzaak hiervoor is dat men geen of geen goed gebruik maakt van alle data en informatie die in een onderneming beschikbaar is: op papier, in systemen en niet in de laatste plaats in de hoofden van mensen.

Probleemoplosser

Informatiemanagement introduceren kan een belangrijke bijdrage leveren aan het voorkomen van de genoemde problemen. Informatiemanagement houdt twee dingen in: 1) het managen van informatie als bedrijfsresource en 2) het managen van de relatie tussen bedrijfsvoering en IT.

Informatie als bedrijfsresource

Het managen van informatie als bedrijfsresource betekent dat tegenwoordig informatie gezien moet worden als de vierde productiefactor naast grondstoffen, arbeid en kapitaal. De betekenis van informatie (met de daaronder liggende data) is zo cruciaal voor het succesvol functioneren van ondernemingen dat er net zo mee omgegaan moet worden als met de traditionele productiemiddelen. Dit betekent dat in de besturing van de onderneming aan informatie in ieder opzicht minimaal het-zelfde gewicht moet worden toegekend. Zoals er aparte stafafdelingen zijn voor kapitaal en arbeid, zo zou er een staf-afdeling 'informatie' moeten zijn onder leiding van een Chief Information Officer. Deze afdeling geeft richting aan de wijze waarop in de onderneming gebruik wordt gemaakt van en wordt omgegaan met data en informatie; niet alleen de formele informatie vastgelegd in systemen en procedures, maar ook de informele in de hoofden van mensen en gebruikt in de wandelgangen. Deze afdeling bewaakt ook de actualiteit en geldigheid van data en informatie. Dit is niet onbelangrijk in aanmerking genomen, dat er geweldige hoeveelheden data worden bewaard die niet en nooit meer gebruikt zullen gaan worden, omdat de processen inmiddels zijn gewijzigd of, sterker nog, de aard van de onderneming is veranderd.

Relatie tussen bedrijfsvoering en IT

Het managen van de relatie tussen de bedrijfsvoering en IT, is het tweede aspect van informatiemanagement. Dit is een wezenlijk onderdeel, omdat IT in vrijwel iedere onderneming een onvervangbare rol vervult en de ondersteuning door de IT-afdeling medebepalend is voor de totale performance. Stel je eens voor dat een zakelijke dienstverlener, bijvoorbeeld een zorgverzekeraar, van de ene op de andere dag alles weer met de hand zou moeten doen. Het is dus zaak de relatie tussen IT en bedrijfsvoering zo te managen dat er sprake is van een optimale en permanente afstemming tussen beide partijen opdat de doelstellingen, eisen en wensen van de bedrijfsvoering helder en duidelijk worden gecommuniceerd. IT vertaalt deze naar adequate en waarde toevoegende diensten en producten die bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen zoals neergelegd in meerjaren beleids- en productieplannen.

Het informatieplanningsproces ondersteunt informatiemanagement door op een gestructureerde en planmatige manier, de rol van alle betrokkenen (dus niet alleen IT, maar ook de andere ondersteunende afdelingen én de business zelf) te definiëren en te bepalen hoe de bedrijfsdoelstellingen zullen worden gerealiseerd. Het informatieplanningsproces bestaat uit twee fasen: de Analyse van de besturingscyclus en de Planning.

In de Analyse van de besturingscyclus wordt het volgende onderzocht:

  • Vergelijkbare P&C cycli in de organisatie
  • Reeds aanwezige bestuursstructuren en bestuursdocumenten
  • De betrokken partijen
  • Vorm van samenwerking
  • Verdeling verantwoordelijkheden
  • Te realiseren output
  • Taakverdeling
  • Inzet van mensen en middelen
  • Besluitvorming over wijzigingen
  • Werkprocessen
  • Oplevering en decharge van wijzigingen
  • Rapportage en escalatielijnen

In de fase planning worden de volgende onderwerpen behandeld:

  • Aanleiding voor het plan
  • Verwijzing naar beleidsplannen, missie, visie, beschrijving organisatie en kernactiviteiten, vooruitblik komende periode
  • Huidige informatievoorziening
  • Relevante ontwikkelingen voor de informatievoorziening
  • Gewenste informatievoorziening
  • Prioriteiten en samenhang
  • Uitwerking van de gewenste informatievoorziening
  • Automatiseringsplanning: Investeringen, projecten, uitfasering, scenario's

Investering betaalt zich terug

Met de implementatie van informatiemanagement creëert de onderneming voor haarzelf de mogelijkheid een integraal inzicht te krijgen in wat men wil, wat men moet en wat men kan, waarmee de behoeften, eisen en wensen van alle betrokken partijen aan bod komen. Het voordeel hiervan is dat dit inzicht de hele onderneming betreft en iedere partij kan en moet aangeven wat zijn aandeel zal zijn in de realisatie van de korte en lange termijn doelstellingen. Vervolgens wordt met behulp van informatieplanning bepaald wat men wanneer en hoe gaat realiseren. Het voordeel van dit proces is dat alle stakeholders betrokken worden bij het proces van afweging en besluitvorming wat men gaat doen met de beschikbare middelen en dus ook welke vooral niet. Aldus wordt een optimaal gebruik gemaakt van de beschikbare resources. Dat levert in de praktijk besparingen op van 15% en meer in de projectenportfolio.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van fredbeenakker
Fred Beenakker
fb consulting

Fred Beenakker is zelfstandig interim professional en strategic consultant informatiemanagement.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.