Artikel

Survival of the agile

Waarom worden projectdoelen nog steeds te ambitieus geformuleerd? En waarom wordt de projectvoortgang zo vaak gesmoord door bureaucratische procedures? Dit komt onder andere omdat de manier waarop we onze organisaties inrichten “agile werken” onmogelijk maakt. Gelukkig kan het anders. Ook bij de BV Overheid, die allesbehalve bekend staat als “agile”. Binnen de Gemeente Nijmegen wordt gewerkt met een aanpak via korte ontwikkelslagen en veel ruimte voor tussentijdse bijstellingen. Agile werken is geen wens meer, maar noodzaak.

Van alle tijden

Een Egyptische architect kreeg de opdracht om de piramide te bouwen waarin de farao ooit begraven moest gaan worden. De architect kende veel dezelfde dilemma’s zoals wij die kennen bij nieuwe opdrachten. Het liefst zou hij een grondig ontwerp maken dat beoordeeld, bijgesteld en goedgekeurd zou worden nog voordat de eerste schop de grond in zou gaan. Na die grondige voorbereiding zou dan gestart worden met de eerste laag van die mooi uitgedachte piramide.

In het gunstigste geval loopt alles volgens plan, en wordt de farao in zijn sarcofaag op een dag binnen in die prachtige piramide geschoven. Maar de praktijk is vaak anders. Wat als de farao voortijdig zijn nek breekt bij een val van zijn “kameel”, en de piramide pas uit 1 laag bestaat? En stel dat piramides uit de mode raken? Problemen die herkenbaar zijn in een wereld waarin veranderingen elkaar steeds sneller opvolgen, en waarin er steeds meer externe factoren zijn waar we rekening mee moeten houden.

Onze Egyptische architect besloot het anders, meer agile, aan te gaan pakken. Na een veel kortere voorbereidingstijd begon hij met het maken van een kleine piramide. Mocht de farao voortijdig overlijden, dan was er in ieder geval een plekje voor hem. En mochten piramides uit raken, dan kon er altijd nog wat anders van worden gemaakt. Om de piramide de gewenste omvang te geven, werden in de volgende fases, stapsgewijs, behapbare bouwblokken toegevoegd.

Niets is zeker

Het belangrijkste voordeel van agile ontwikkelen is dat er tijdens de bouw soepel kan worden ingespeeld op veranderende omstandigheden. Soms omdat er voortschrijdend inzicht is, soms omdat opdrachtgevers plotseling wat anders willen. Maar steeds vaker ook omdat zich ontwikkelingen voordoen die niemand kan sturen. Zowel de farao als de architect konden immers niet voorzien dat er tijdens de bouw van de piramide een financiële crisis zou komen waardoor er alleen nog geld was voor een kleine piramide.

De luxe die we jarenlang hadden om met groepen specialisten ingewikkelde systemen te ontwikkelen om bedrijfsprocessen te ondersteunen lijkt voorbij. In plaats van jarenlang piramides te bouwen, kunnen we beter tenten gaan neerzetten. Een tent is minder stevig, maar een stuk goedkoper dan een piramide. En hij kan sneller opgezet, afgebroken en vervangen worden door een andere tent. 

Organisaties moeten zich op alle niveaus steeds sneller kunnen aanpassen om te overleven. Business, informatievoorziening en techniek hebben allemaal te maken met steeds sneller wisselende omstandigheden waar “behendig” mee omgegaan moet worden. Voorbeelden daarvan zijn de grote vliegmaatschappijen, die moeite hebben om de vernieuwingen van de kleine nieuwkomers bij te houden. Maar ook de traditionele ICT afdeling piept en kraakt, omdat gebruikers steeds mondiger worden en gewoon buiten hen om zelf aan de slag gaan.

Het gaat om mensen

Agile werken is geen kunstje dat je kunt leren. Het is een manier van werken die totaal anders is dan nu binnen de meeste organisaties gebruikelijk is. De hiërarchische en mechanistisch opgezette organisatie, waarin efficiency centraal staat, komt voort uit de industriële revolutie. Specialisten gingen toen bepalen hoe het werk gedaan moest worden en de scheiding tussen denkers, beslissers en doeners was een feit. Omdat denken en beslissen belangrijker werd geacht dan doen, gebeurde het doen op de vloer en het andere op de verdiepingen daarboven. In de klassieke bureaucratie die zo ontstond, leken de machtsverhoudingen op een piramide.

Na de familiecultuur en later het sociale regelsysteem wordt “communicatieve zelfsturing” nu de manier om samen te gaan werken. Kenniswerkers, waarvan er in Nederland steeds meer komen, functioneren beter bij communicatieve zelfsturing dan bij het werken binnen een hiërarchie waarin aansturing van boven naar beneden plaatsvindt. Wanneer ideeën van kenniswerkers verplicht een aantal lagen door moeten voordat ver van de werkvloer functionerende managers erover beslissen, is agile werken haast niet mogelijk. Collectieve intelligentie, kennis slim delen, radicale transparantie, openheid, verbinden, zwermen – dat zijn typische thema’s van moderne organisatiestructuren waarbij niet meer van beneden naar boven of van boven naar beneden wordt gedacht. Dan pas is er een omgeving waarin werken volgens de “agile principes” optimaal mogelijk is.

De Paarse Krokodil op de snel- en ventweg

De Nederlandse overheid is traditioneel een voorbeeld van een organisatie die “non-agile” is. Maar ook daar wordt geprobeerd om flexibeler en minder bureaucratisch te gaan werken. Voor een deel ingegeven door het feit dat er steeds meer samengewerkt moet worden, zowel met andere overheidspartijen als niet-overheidspartijen. De traditionele, naar binnen gerichte manier van werken voldoet daarom niet meer. Om de daarbij benodigde informatievoorziening te kunnen bieden, wordt door gemeenten gebruik gemaakt van het “midoffice” model. Generieke, gemeentebreed inzetbare voorzieningen moeten zorgen voor de verbinding tussen de “back-“ en “frontoffice”, zodat de gewenste transparantie en flexibiliteit ontstaat. Alle gemeenten zijn, in meer of mindere mate, bezig met deze ontwikkelslag.

Onder het motto “al doende leert men” is binnen de Gemeente Nijmegen gekozen voor een aanpak waar “onder architectuur” wordt gewerkt, maar waarbij volop ruimte is voor bijstellingen aan de hand van de opgedane leerervaringen. De afgelopen jaren is gebruik gemaakt van een aantal relatief eenvoudige informatievoorzieningen, die grotendeels in eigen beheer zijn ontwikkeld. Binnengemeentelijk wordt dit ontwikkelpad aangeduid als “de ventweg”. Daarop kan in de startfase makkelijk snelheid worden gemaakt en soepel worden bijgestuurd. Op zelf te bepalen tijdstippen kan er per onderdeel worden ingevoegd op “de snelweg”. Daarop bewegen zich de standaard informatiesystemen, die worden geleverd door leveranciers op de gemeentemarkt of door gemeentelijke samenwerkingsverbanden.

Ook Gemeente Nijmegen is lid van zo’n samenwerkingsverband, omdat wordt onderkend dat zo’n standaard informatievoorziening prima door meerdere gemeenten gebruikt kan worden. In de opstartfase, waarin de organisatie nog moet leren om anders te gaan werken, is echter gebleken hoe belangrijk het is om ICT voorzieningen “agile” te kunnen ontwikkelen. Het echte werk zit namelijk in het anders organiseren en leren werken van de organisatie. Techniek is daarbij slechts een hulpmiddel, dat zich naadloos moet kunnen aanpassen aan de actuele behoeften binnen de lerende organisatie. Net als bij de piramidebouwer in het begin van dit artikel, is gebleken dat vooraf bepalen wat er de komende jaren nodig is, slechts beperkt mogelijk. Groeien verloopt in fases en geeft doorlopend nieuwe inzichten waar via agile ontwikkelen op ingespeeld kan worden.

Agile moet

Mijn stelling is dat agile werken voor organisaties noodzakelijk wordt om te kunnen overleven. Organisaties die het niet lukt om voldoende behendig te worden, zullen op termijn worden vervangen door organisaties die dat wel zijn. Dit geldt ook, misschien zelfs wel juist, voor de grote broeders onder ons. Onze vriend de dinosaurus kan daar (niet meer) over meepraten.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van adgerrits
Ad Gerrits
AG4IT - Gemeente Nijmegen - Informatiearchitect

Drs. Ad Gerrits heeft veel ervaring binnen verschillende IT-gerelateerde domeinen. Via AG4IT doet hij advieswerk als enterprise architect en verzorgt hij verschillende architectuurtrainingen. Hij werkt ook als informatiearchitect bij gemeente Nijmegen.

Ad streeft naar het verbinden van de meer theoretische kant van architectuur met de toepassing daarvan in praktijk. Hij is daarom bijvoorbeeld zowel TOGAF- als Microsoft gecertificeerd en is bezig met een opleiding tot Certified Cloud Architect.

Service-oriëntatie en streven naar eenvoud zijn belangrijke uitgangspunten in zijn werkwijze. Architectuur ziet hij als een noodzakelijk middel om te zorgen dat IT maximaal bijdraagt aan het realiseren van bedrijfsdoelen.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.