Artikel

Architectuurprincipe 'Hergebruik' van gemeente Maastricht in beeld gebracht

De gemeente Maastricht staat voor een grote uitdaging: Een halvering van het aantal specifieke applicaties zonder verlies aan optimale ondersteuning van het werk met ICT. En tegelijkertijd wil men het gebruik van generieke applicaties bevorderen om te komen tot een minder complex en beter beheersbaar applicatielandschap. Als middel om daar te komen maakt men onder andere gebruik van architectuurprincipes. In dit artikel gaan we in op hoe het architectuurprincipe van hergebruik effectiever is te formuleren en qua werking is te visualiseren, zodat de gemeente Maastricht er nog beter in slaagt haar doelen te realiseren.

Inleiding

De gemeente Maastricht maakt veel werk van het werken onder architectuur en heeft van daaruit een aantal belangrijke architectuurprincipes met zorg geformuleerd en gecommuniceerd in de organisatie. In de architectuurdocumentatie van de gemeente Maastricht staan principes vermeld voorzien van de vertaling naar beleid en hoe het architectuurprincipe dient te worden geïmplementeerd. Zie onderstaand voorbeeld uit de architectuurdocumentatie van de gemeente Maastricht.

Het huidige architectuurprincipe Appl-1 bij de gemeente Maastricht luidt als volgt:

 
 Appl-1               Hergebruik gaat boven kopen, kopen gaat boven (laten) maken.

Beleid

Het beleid is erop gericht om zoveel mogelijk generieke applicaties te gebruiken. Bij de wens tot specifieke applicaties zullen sectormanagers eerst de eisen en wensen moeten vaststellen. Vervolgens wordt bekeken welke generieke applicaties hieraan voldoen en indien het antwoord hierop een ondubbelzinnig 'nee' is, is een oriëntatie op de markt aan de orde.

Implementatie

Om te weten wat er hergebruikt kan worden, moet er centraal bijgehouden worden welke applicaties (met welke functionaliteit) er al zijn. Hiertoe dient men op een goede manier applicatiebeheer en functioneel beheer in te richten.

 

In de praktijk staan organisaties voortdurend bloot aan commercieel gemotiveerde informatie die juist in de richting van ‘kopen’ of zelfs ‘laten maken’ stuurt. De overtuigende demo gericht op het gemak van de ambtenaar is dan aantrekkelijker dan een zoektocht door de eigen organisatie naar mogelijk herbruikbare applicaties die gericht zijn op het gemak van de burger.

 

Dit wordt vaak nog gecompliceerd doordat de externe aanbieder extra functionaliteit biedt die nog niet in het eisenpakket zaten, maar waarvan het moeilijk is om op voorhand aan te tonen dat het overbodig is, c.q. meer kost dan het op zal brengen. Daardoor lijkt het al snel alsof bestaande voorzieningen functionaliteit missen en dus afvallen in vergelijking met het externe aanbod.

Hoe goed en hoe duidelijk dit architectuurprincipe ook is, het blijkt in de praktijk vaak lastig om bij alle belanghebbenden in korte tijd een gemeenschappelijk beeld en begrip te creëren over dit architectuurprincipe. En dan met name waarom het zo belangrijk is en wat de voordelen ervan zijn voor de organisatie. Dit zorgt er onder andere weer voor dat het lastig is om iedereen voldoende conform het architectuurprincipe te laten werken.

Dit artikel is bedoeld voor managers, beleidsmedewerkers en architecten bij gemeenten om het belang in te zien van architectuur en effectieve goedgeformuleerde principes. In dit artikel staat het globaal analyseren, visualiseren en formuleren van het architectuurprincipe Appl-1 centraal. Dit principe is daardoor beter te communiceren en te laten gebruiken door beleidsmedewerkers en informatie architecten richting medewerkers zoals sectormanagers, in bijvoorbeeld projecten en bij applicatieselectie. Met als groot voordeel dat de organisatie als geheel meer de voordelen van het architectuurprincipe gaat genieten.

Visuele Enterprise Architectuur met Dragon1

We geven in deze paragraaf een korte uitleg over de theorie van architectuurprincipes in de architectuurmethode Dragon1, die we vervolgens in de volgende paragraaf gaan toepassen op het architectuurprincipe Appl-1 van de gemeente Maastricht. Dragon1 is een innovatieve architectuurmethode die een nieuwe manier van managen met schetsen en tekeningen biedt aan iedereen in de organisatie. Deze nieuwe manier van managen heet Visuele Enterprise Architectuur; dit is het visueel maken en afstemmen van de toegepaste concepten en principes op de visie en strategie van de organisatie.

Principes als werkingsmechanismen

In de architectuurmethode Dragon1 zien we principes als werkingsmechanismes die altijd op een zelfde wijze werken, qua oorzaak en gevolg, en daardoor bepaalde voordelen of nadelen met zich meedragen. In elke organisatie zijn er architectuurprincipes die (holistisch) voor alles en iedereen in de organisatie gelden. N.B. Natuurlijk zijn er ook principes die geen voordelen, maar juist nadelen geven vanwege hun werking (zo werkt dat nu eenmaal) of minder correcte/foutieve implementatie door de mens.

In Dragon1 hanteren we de volgende definitie van ‘principe’:

De gehandhaafde wijze waarop iets, zoals een systeem, concept of fenomeen in elkaar steekt, werkt of gebeurt in een bepaalde context, met een bepaald geproduceerd resultaat tot gevolg.

Dit laat duidelijk zien dat principes veel meer zijn dan alleen richtinggevende uitspraken die de ontwerpruimte beperken. Dit geldt niet alleen voor applicatieprincipes zoals Appl-1, maar voor alle principes.

Door te kijken vanuit Dragon1 naar de geformuleerde architectuurprincipes in de architectuur-documentatie zijn de architectuurprincipes effectiever op te schrijven, te visualiseren en te communiceren. Mooie voorbeelden van correct geformuleerde architectuurprincipes zijn: Oefening baart kunst of Technisch afgedwongen eenmalige opslag van een gegeven, voorkomt inconsistente versies van dat gegeven voor iedereen in de organisatie.

De functie van het onderkennen, communiceren en werken met principes ligt in het kunnen selecteren van systemen, concepten en fenomenen als oplossingsrichting waarmee een totaaloplossing is te ontwerpen en te realiseren. Het principe van een systeem, concept of fenomeen helpt bij het begrijpen en beoordelen van de geschiktheid en passendheid van een systeem, concept of fenomeen in een context. Door principes te communiceren is te onderbouwen en begrijpelijk te maken richting belanghebbenden waarom voor een bepaalde oplossingsrichting of oplossing is gekozen.

Zinsopbouw van een principe: het Shortstatement

In Dragon1 hanteren we voor principes, naast een titel en typering, een standaardwijze van zinsopbouw. Deze zin noemen we het shortstatement en ziet er als volgt uit:

Door [bepaalde werking of gedrag in een context] vanuit [handhavingmechanisme] zorgt [actor] ervoor dat [optredend effect] waarmee [geproduceerde voordelen als resultaat].

In Dragon1 visualiseren we principes zoveel en zo vaak als mogelijk is. Dit om de werking voor ons te zien plaatsvinden. Het visualiseren levert meer inzicht en overzicht op dan alleen het lezen van een tekstuele beschrijving van het principe. Met een visualisatie kan een complexe beschrijving van een principe sneller worden doorzien en eventueel meer kloppend worden gemaakt.

De visualisatie van een principe gebeurt veelal op twee wijzen: door een schets te maken van het achterliggende systeem, concept of fenomeen en door een tekening te maken van het principe zelf. En passent, worden ook de concepten en haar elementen en componenten eenduidig gedefinieerd voor een sneller en beter beeld en begrip. Een schets is in Dragon1 een informele visualisatie die gedachten structureert en visies concretiseert. Een tekening is een informele visuele toelichting van een stuk tekst.

Strategische uitgangspunten en Architectuurprincipes

In Dragon1 wordt onder andere verschil gemaakt tussen uitgangspunten en principes. Dit doen we omdat uitgangspunten geen garantie geven dat iets op een bepaalde wijze gaat werken. Principes geven echter hier wel een garantie op, altijd en overal! In de praktijk zien we dat vaak uitgangspunten onbedoeld worden gelabeld en gezien als principes. Uitgangspunten worden echter in Dragon1 gezien als richtinggevende uitspraken die als kader aangeven wat we belangrijk vinden en waar we allemaal vanuit gaan dat het zo is, of naar toe moeten werken. Een principe daarentegen is een uitspraak die vertelt hoe iets werkt, in elkaar steekt of gebeurt.

Een mooi voorbeeld van een uitgangspunt is: Gegevens worden altijd eenmalig opgeslagen. Dit uitgangspunt is nog geen principe, met name vanwege de wijze waarop het is geformuleerd. We weten in dit voorbeeld van het uitgangspunt niet of dat ‘eenmalige opslag’ een resultaat van een werkingsmechanisme is of hoe ‘eenmalige opslag’ voor elkaar wordt gekregen zodat het altijd zo gebeurt. Willen we hebben dat iets altijd en overal in een context zo gebeurt, moeten we van het uitgangspunt een principe maken.

In het algemeen kan worden gezegd dat strategische uitgangspunten goede startpunten zijn voor het achterhalen en benoemen van architectuurprincipes. Door geformuleerde architectuurprincipes te toetsen op de mate waarin het nog strategische uitgangspunten zijn, zijn de architectuurprincipes beter te analyseren, te visualiseren, te herstructureren en te effectueren.

Een groot verschil tussen uitgangspunten en principes is, dat uitgangspunten gaan over wat we vinden en wat we willen, en dat principes gaan over hoe iets werkt, bijvoorbeeld de wijze waarop we iets gaan doen. Als een principe als uitgangspunt wordt gehanteerd, dan dienen uitgangspunt en principe afzonderlijk te worden uitgewerkt. Daarbij is er geen 1 op 1 relatie of automatische afleiding van uitgangspunten naar principes. Standaarden, kennis, kunde, ervaring, ontwikkelen en trends maken dat architecten bepaalde principes verplicht, zinvol of noodzakelijk achten om te beantwoorden aan uitgangspunten, maar ook aan de gestelde eisen of doelen van belanghebbenden.

Een praktijkvoorbeeld van een strategisch uitgangspunt

Stel dat een organisatie als strategisch uitgangspunt heeft: SP1- ‘alles wat wij weten van de klant zetten wij optimaal in om de klant te bedienen’. Dit wordt vaak, onterecht, als een architectuurprincipe gezien. Willen we binnen de context van de organisatie en het zaken doen met de klant overal en altijd dit laten gelden of waar laten zijn, dan hebben we een bepaalde gehandhaafde werking nodig, waar we op kunnen bouwen en vertrouwen. Dit geformuleerde strategisch uitgangspunt geeft die garantie nog niet.

We kunnen de vereiste gehandhaafde wijze uit SP-1 op verschillende manieren bereiken. Door bijvoorbeeld te kiezen voor het concept integraal klantbeeld. Het architectuurprincipe van een integraal klantbeeld luidt bijvoorbeeld: AP1- ‘Door alle gegevens in de organisatie automatisch, vanuit een 100% geïntegreerde informatievoorziening, bijeen te brengen en op alle informatiepunten beschikbaar te stellen zorgt de organisatie ervoor dat processen, medewerkers en systemen maximaal de klant kunnen bedienen met producten en diensten.’

De architect heeft met AP1 via het concept Integraal Klantbeeld invulling gegeven aan SP1. Door op deze wijze verschil te maken tussen strategische uitgangspunten en architectuurprincipes heeft een organisatie meer controle over het daadwerkelijk voor elkaar krijgen van wat men wil.

Analyse en visualisatie van het architectuurprincipe Appl-1

In deze paragraaf tonen we het resultaat van het analyseren, herformuleren en visualiseren van het architectuur Appl-1 met behulp van de architectuurmethode Dragon1. Aan de hand van het theoretisch kader over principes in de vorige paragraaf, zijn we nu in staat om het principe Appl-1 beter te analyseren en te visualiseren. Eventuele aandachtspunten betreffende het principe kunnen we inzichtelijk maken en oplossen. Dit teneinde het principe beter toepasbaar te maken voor de gemeente Maastricht.

Globale analyse van het principe Appl-1

Aan de hand van de Dragon1-definitie voor principe gaan we in de originele beschrijving van het principe Appl-1 op zoek naar de onderdelen die samen het principe vormen. Daarbij stuiten we op ontbrekende of niet- eenduidig benoemde onderdelen. In die gevallen hebben we zo goed mogelijk een aanname gedaan.

We voeren nu een globale analyse uit om de kern van het architectuurprincipe Appl-1 te achterhalen en te kunnen analyseren en visualiseren. N.B. Niet alle kenmerken die Dragon1 die zijn onderkend voor principes staan hier genoemd in de tabel:

Principekenmerken
Waarde
Status
Achterliggend systeem / concept of fenomeen Hergebruik van applicaties. De oorsprong van dit concept is wellicht Hergebruik van software Aanname
Principecontext (de omgeving die in scope is) De gehele organisatie, inclusief besturing, bedrijfsvoering en ICT-infrastructuur, maar met focus op informatievoorziening van de gemeente Maastricht Aanname
Werking of gedrag De procesgang voor het selecteren van een applicatie Feit
Handhavingmechanisme Afspraken, verantwoording en toezicht Aanname
Actor Gemeente Maastricht en de sectormanagers Aanname
Optredend effect of gevolg Meer en beter gebruik van generieke applicaties Feit
Geproduceerde voordelen of resultaat van de werking Lagere beheerkosten en complexiteit voor de ICT en organisatie Aanname
Principe Eigenaar CIO Aanname
Principe Status Kandidaat Aanname
Beschouwingmoment 2011 en verder Aanname

 

Uit deze globale analyse blijkt dat met name het organisatorisch voordeel van het principe (of gehanteerde beleid) onvoldoende expliciet wordt benoemd, en dat met name de handhaving van het principe onderbelicht is. Dit zijn echter wel twee aspecten die van groot belang zijn in het effectief communiceren en laten werken van een principe.

Herformulering van het principe Appl-1

Een mogelijke herformulering van het shortstatement van het principe Appl-1 op basis van de globale analyse om het meer kracht mee te geven is als volgt:

Door sectormanagers altijd conform het selectieproces nieuwe applicaties te laten selecteren vanuit motivatie en enthousiasme op basis van afspraken, verantwoording en toezicht, zorgt de gemeente Maastricht ervoor dat zo vaak en zoveel mogelijk generieke applicaties worden (her)gebruikt in plaats van dat er vaak en veel nieuwe specifieke applicaties worden aangeschaft waarmee de beheerkosten en complexiteit van de ICT/informatievoorziening sterk worden verlaagd en de beheersbaarheid en stuurbaarheid van de ICT en de Business / IT Alignment sterk worden verhoogd.

Bovenstaand toegepast principe is een werking die kan worden gerealiseerd en gereguleerd zodat dit ook echt altijd zo gaat werken. Deze volzin (het shortstatement) van het architectuurprincipe kan nu stap voor stap worden gevisualiseerd als een denkbeeldig of daadwerkelijk werkend systeem.

Een mogelijke herformulering van de wervende titel voor architectuurprincipe Appl-1 is: ‘Stelselmatig hergebruik leidt tot complexiteitsreductie en kostenverlaging’, omdat het een duidelijke oorzaak-gevolg relatie in zich heeft en duidelijk maakt wat er voor nodig is om bepaalde voordelen te genieten. De huidige titel van Appl-1 ‘Hergebruik gaat boven kopen, kopen gaat boven (laten) maken’, zou goed als strategisch uitgangspunt voor applicaties kunnen worden gelabeld omdat het een belangrijke richtinggevende uitspraak is waar veel mensen het over eens zijn wat goed is om na te streven, maar het is niet iets dat altijd waar is of geldt in elke context. Vervolgens helpt het geherformuleerde architectuurprincipe Appl-1 om daadwerkelijk invulling te geven aan het genoemde strategisch uitgangspunt voor applicaties.

Alles op een rij zou de vernieuwde beschrijving van het architectuurprincipe er als volgt uit kunnen zie

Unieke referentie

Appl-1

Wervende titel

Hergebruik gaat boven kopen, kopen gaat boven (laten) maken.

Typering Applicatieontwikkelprincipe en applicatieselectieprincipe 
Concept

Hergebruik van applicaties 

Shortstatement

Door sectormanagers altijd conform het selectieproces nieuwe applicaties te laten selecteren vanuit motivatie en enthousiasme op basis van afspraken, verantwoording en toezicht, zorgt de gemeente Maastricht ervoor dat zo vaak en zoveel mogelijk generieke applicaties worden (her)gebruikt in plaats van dat er vaak en veel nieuwe specifieke applicaties worden aangeschaft waarmee de beheerkosten en complexiteit van de ICT/informatievoorziening sterk worden verlaagd en de beheersbaarheid en stuurbaarheid van de ICT en de Business / IT Alignment sterk worden verhoogd.

Longstatement

[Zie voor een uitgebreide beschrijving en onderbouwing van de werking, nut en noodzaak van dit principe binnen gemeenten de volgende literatuur: NUP, NORA en GEMMA; referentiearchitecturen Nederlandse overheid].

Strategisch Uitgangspunt Dit architectuurprincipe wordt ingezet om invulling te geven aan onder andere het volgende strategisch uitgangspunt voor applicatiebeleid: ‘Hergebruik gaat boven kopen, kopen gaat boven (laten) maken.’
Beleid

Het beleid is erop gericht om zoveel mogelijk generieke applicaties te gebruiken. Bij de wens tot specifieke applicaties zullen sectormanagers eerst de eisen en wensen moeten vaststellen. Vervolgens wordt bekeken welke generieke applicaties hieraan voldoen en indien het antwoord hierop een ondubbelzinnig 'nee' is, is een oriëntatie op de markt aan de orde. 

Implementatie

Om te weten wat er hergebruikt kan worden, moet er centraal bijgehouden worden welke applicaties (met welke functionaliteit) er al zijn. Hiertoe dient men op een goede manier applicatiebeheer en functioneel beheer in te richten.

 

In de praktijk staan organisaties voortdurend bloot aan commercieel gemotiveerde informatie die juist in de richting van ‘kopen’ of zelfs ‘laten maken’ stuurt. De overtuigende demo gericht op het gemak van de ambtenaar is dan aantrekkelijker dan een zoektocht door de eigen organisatie naar mogelijk herbruikbare applicaties die gericht zijn op het gemak van de burger.

 

Dit wordt vaak nog gecompliceerd doordat de externe aanbieder extra functionaliteit biedt die nog niet in het eisenpakket zaten, maar waarvan het moeilijk is om op voorhand aan te tonen dat het overbodig is, c.q. meer kost dan het op zal brengen. Daardoor lijkt het al snel alsof bestaande voorzieningen functionaliteit missen en dus afvallen in vergelijking met het externe aanbod.

 N.B. Indien het onwenselijk is om de al gekozen en goedgekeurde titels voor architectuurprincipes te herformuleren, kan de huidige titel ook goed worden behouden als titel en de nieuwe kandidaat-titel als rationale worden gedocumenteerd bij het principe. In het geval van Maastricht verdient dit waarschijnlijk ook de voorkeur. Het gaat er namelijk uiteindelijk niet om hoe je iets noemt, maar wat je er mee doet!

Visualisatie van het principe

Uit de analyse van het principe blijkt dat het concept van hergebruik centraal staat. Omdat het van groot belang is voor het formuleren van het principe wat er precies onder dit concept wordt verstaan, is het van belang het concept 'Hergebruik' nu eerst goed te definiëren en te visualiseren voor gemeenschappelijk beeld en begrip.

Figuur 1 toont een schets van het principe van Stelselmatig hergebruik. Deze schets maakt in één oogopslag duidelijk (met een kringloop / gesloten systeem benadering) hoe globaal genomen stelselmatig hergebruik werkt en welk voordeel dat dit oplevert. Maar ook wat er voor nodig is om stelselmatig aan hergebruik te doen.


Figuur 1: Schets van hergebruik

De wijze waarop het concept van hergebruik in meer detail werkt, wordt duidelijk als we het principe stapsgewijs visualiseren. Schetsmatig, maar ook als schematische tekening.

Figuur 2 toont de fundamentele principewerking van hergebruik van applicaties in een principetekening.


Figuur 2: Fundamenteel principe van hergebruik

Nu we het concept van hergebruik en het principe van hergebruik van applicaties hebben verkend, is het tijd om het concept en het principe toe te passen op de situatie van de gemeente Maastricht. In deze situatie of context zijn er sectormanagers, generieke en specifieke applicaties waar het concept en het principe op dienen te worden toegepast.

Zie figuur 3 voor een visualisatie van de mogelijke praktijktoepassing van principe Appl-1 bij de gemeente Maastricht, geheel op basis van de principevolzin, om het principe beter en meer eenduidig te communiceren. Voor elk principe dat wordt gevisualiseerd ziet de principetekening er overigens geheel anders uit, omdat het shortstatement van het principe het vertrekpunt vormt voor de visualisatie. Met behulp van een visualisatie van een principe is beter te beslissen over welke stappen moeten worden gezet om alle noodzakelijke onderdelen van het principe ‘te implementeren’, zodat het principe effectief gaat werken. Daarom is het verstandig om van de belangrijkste architectuurprincipes in een organisatie een visualisatie te maken.

De visualisatie in figuur 3 toont met gele notitiesymbolen enkele zorgpunten die er zijn met betrekking tot de huidige formulering (en eventuele implementatie) van het architectuurprincipe Appl-1. Waaronder de wijze waarop het principe dient te worden gehandhaafd. De visualisatie in figuur 3 toont ook goed de context van de informatievoorziening, waarbij het principe dient te leiden tot meer en beter (her)gebruik van generieke applicaties in plaats van specifieke applicaties. Deze visualisatie is nu door beleidsmedewerkers en informatie architecten richting sectormanagers te gebruiken om beter beeld en begrip op te bouwen over het architectuurprincipe Appl-1. Figuur 3 toont verbeteringen t.o.v. van het oorspronkelijke architectuurprincipe.


Figuur 3: Voorbeeld visualisatie (principetekening) van het geherformuleerde architectuurprincipe Appl1-toegepast bij Maastricht

Samenvatting en conclusie

Het verdient aanbeveling om de belangrijkste tien architectuurprincipes uit referentiearchitecturen zoals NORA, GEMMA en die uit de eigen enterprise architectuur op een dergelijke wijze los van elkaar en daarna in samenhang in beeld te brengen en te documenteren. Zo wordt het werken onder architectuur, het voldoen aan standaarden en het realiseren van doelstellingen voor iedereen binnen en buiten de gemeente eenvoudiger gemaakt.

Daarnaast verdient het aanbeveling om altijd het achterliggende concept en het principe van het concept eerst goed te verkennen, voordat het concept of principe in een context of op een situatie wordt toegepast.

Tevens verdient het aanbeveling om veel verschil te maken tussen uitgangspunten (wat we ergens van vinden) en principes (hoe iets echt werkt). Dit alles zorgt ervoor dat je als organisatie visie en strategie veel effectiever via architectuur kunt laten realiseren.

Haal meer uit principes door de gehandhaafde werking op eenvoudige wijze communicatiegericht te visualiseren.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van markpaauwe
Mark Paauwe
Dragon1 Inc. - CTO

Mark is zeer actief in het enterprise architectuur vakgebied. De kans is groot dat je hem op een evenement tegenkomt en dat het gesprek al gauw over architectuurvisualisaties en architectuurprincipes gaat.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.