Artikel

Scoren met een optimale Enterprise Architectuur rollenstructuur

Ik denk dat iedereen het er wel mee eens is dat het leiden van een onderneming sterk lijkt op het coachen van een voetbalteam. Verdediging, middenveld en voorhoede kennen allen rollen die onderling samen werken om bepaalde doelen te bereiken. Bij het voetbal gaat het om het scoren van doelpunten en het voorkomen van tegendoelpunten om zo de wedstrijd te winnen. In een onderneming zijn er ook verschillende rollen te onderscheiden die acteren in processen en informatie uitwisselen om zo bijvoorbeeld winst te realiseren. Hoe groter de omvang van de onderneming, hoe ingewikkelder deze interacties tussen de verschillende functies en rollen verloopt.

Om succesvol een onderneming te leiden is het niet alleen nodig ondernemingsdoelstellingen te definiëren (bijvoorbeeld 10% meer omzet realiseren in het eerste halfjaar). De leiding van een onderneming zal ook een ideaal rollenpatroon (‘de opstelling’) moeten beschrijven, die gedurende een bepaalde periode (‘speelhelft’) als leidraad kan dienen voor de uiteindelijke operationele dagelijkse bedrijfsvoering. Welke acteur (Meneer de Vries) moet bijvoorbeeld in welke rol (Sales Manager) wanneer een bepaalde actie (i.e. klanten terugbellen na een informatieaanvraag voor aankopen boven de 100.000 euro) uitvoeren ten einde optimale resultaten te boeken?

De functie van Enterprise Architectuur binnen bovenstaand geheel kan allereerst beschrijvend zijn (i.e. documenteren van de huidige situatie op het gebied van acteurs in de organisatie, processen en activiteiten). Door het in kaart brengen van de huidige situatie kunnen aandachtsgebieden (‘concerns’) worden geïdentificeerd die eventueel, na behandeling, tot verbetering kunnen leiden.

Door vervolgens de juiste aandachtsgebieden in detail te analyseren kan er een toekomstig ideale situatie worden gedefinieerd, waarmee een juiste afstemming kan worden verkregen tussen welke specifieke processen aandacht nodig hebben en wat ICT hier kan bieden in termen van automatisering. Een voorheen inefficiënt en langdurig handmatig klachtenbehandelingproces kan bijvoorbeeld worden geautomatiseerd, waardoor de uiteindelijke doorlooptijd van klachtenbehandeling door een service afdeling kan worden verlaagd. De daadwerkelijke automatisering, van dit voorheen handmatige proces, kan bijvoorbeeld worden gerealiseerd door middel van een externe business proces engine (i.e. BPMS zoals Cordys, Appian) zodat er snel een tastbaar resultaat kan worden behaald.

Een minder bekende en meer specifieke functie van Enterprise Architectuur is het gebruik van standaard processen en rolpatronen om de efficiency en effectiviteit van bestaande organisatiestructuren te verbeteren. In dit geval wordt tijdens een audit alle processen uit de Enterprise Architectuur ‘life-cycle’ vergeleken met bestaande processen binnen een bepaalde context. Algemene processen (gebaseerd op de APQC-PCF * standaard proces catalogus) en vooraf gedefinieerde rollen, worden in een matrix gekoppeld aan acteurs in de bestaande organisatie. Een aantal cellen van de matrix zullen wellicht niet door bepaalde acteurs in de organisatie worden gedekt, waardoor er op eenvoudig wijze een organisatorische verandering kan worden voorgesteld om zo meer efficiënt te werken.

APQC-PCF
PCF (Process Classification Framework) is een uitgebreide standaard proces catalogus die door APQC wordt bijgehouden. De catalogus bestaat uit meer dan 1000 processen opge-deeld in 12 categorieën en variërend van high-level tot gedetailleerde beschrijvingen van de processtappen. Deze standaard processen (i.e. aanname nieuw personeel) geven een onder-neming die begint met EA en BPM de moge-lijkheid om snel huidige processen in kaart te brengen door de standaard processen aan te passen aan de situatie waar in het bedrijf zich bevindt zonder zelf alle stappen te moeten indentificeren en documenteren.

 

Meer informatie: http://www.apqc.org/pcf

De kern van de aanpak is dat succes kan worden behaald door middel van een juiste coördinatie van activiteiten uitgevoerd door acteurs in een organisatie. De hieronder beschreven standaard lijst met functie- & rolbeschrijvingen gebaseerd op de relatie tussen het spel (i.e. voetbal) en het succesvol leiden van een onderneming, maakt deze aanpak concreter:

De Oprichter - 'Degene die het idee had de club te starten'
Vaak is de oprichter degene die de missie ('Why') van een onderneming bepaalt. Direct af te leiden van de missie zijn de ondernemingsdoelen. Het gevoel en denken binnen de organisatie (i.e. de cultuur) zal sterk worden beïnvloed door de aard van deze waarden.

De Aandeelhouders - 'De eigenaren van de club'
Door het financieel steunen van een onderneming geven geldschieters de onderneming de mogelijkheid te beginnen met het realiseren van haar doelen. De financiële capaciteit is in feite de benzine voor de motor van een onderneming die op zijn beurt kan worden vergeleken met het geheel van menselijke capaciteiten.

De Organisatie - 'Het team'
De organisatie is de ondernemingscapaciteit die naast de financiële capaciteit in staat is actief bij te dragen aan de realisatie van de ondernemingsdoelen. Wie zegt organisatie, zegt ook mensen, rollen en functies die via de optimale inzet van bedrijfsmiddelen (machines, pc's, applicaties) producten en diensten leveren ter realisering van de ondernemingsdoelen.

Een willekeurige organisatie bestaat vaak uit de volgende globale functies:

Management functie - 'De trainer'
Met de missie en doelen van de onderneming als input wordt een visie ('How), een meerjaren strategie en een 12 of 6 maanden tactiek beschreven die concreet en in meetbare termen aangeeft hoe de ondernemingsdoelen zullen worden behaald.

Verkoop functie - ‘De voorhoede’
De verkoop functie binnen een onderneming, vaak aangeduid als ‘de business’, heeft als verantwoordelijkheid te scoren. Immers, zonder verkoop van diensten of producten zal de onderneming geen lang leven beschoren zijn. Diverse rollen kunnen worden geclusterd binnen deze functie; verkoper, verkoopleider, marketing manager en CRM medewerker.

Support functie (R&D, Inkoop, Administratie, Productie) - ’Het middenveld’
In het hart van de onderneming staan processen waarmee de onderneming zich onderscheid van andere concurrenten op het gebied van productie of service centraal. De acteurs die hier actief zijn en werken voor bijvoorbeeld de verkoop functie zijn steeds meer afhankelijk van IT tijdens het uitvoeren van kern- activiteiten binnen de onderneming.

IT functie - ‘De verdediging’
Zonder analyse en soepele verwerking van de informatie die de eerste twee functies doorgeven (i.e. klantbehoefte verandering) kan de concurrentiepositie van een onderneming snel verslechteren. Agiliteit en flexibiliteit zijn van groot belang en IT speelt hierbij een steeds prominentere rol. Ten eerste om te begrijpen wat er precies nodig is op het gebied van IT om aan de steeds veranderende klantbehoeften te voldoen. Ten tweede om ervoor te zorgen dat zowel de verkoop functie als de support functie binnen een onderneming efficiënt kunnen werken en gebruik kunnen maken van IT faciliteiten tegen de laagste kosten en de hoogste kwaliteit.

De Partners - ‘De sponsoren van de club’
De rol van de partners heeft een indirecte invloed op het uiteindelijke resultaat van een onderneming. Diensten en producten van partners kunnen worden gekoppeld aan de bestaande producten of diensten of een geheel vormen, wat wordt aangeboden aan een klantengroep.

De Klanten - ‘De supporters’
Meer en meer wordt er van ondernemingen verwacht dat ze niet alleen de fysieke of digitale diensten en producten leveren, maar dat ze de klanten een gehele ervaring aanbieden en verkopen. Dat wil zeggen dat het gevoel voor, na en tijdens de koop de eigenlijke onderliggende toegevoegde waarde van de dienst of het product is.

Om de bovenstaande rolgroepen te identificeren en vast te leggen in een officiële matrix kan Enterprise Architectuur worden gebruikt; via een stapsgewijze methode kunnen bovenstaande rollen en interacties in detail op een formele manier worden beschrijven op Business, Informatie-, Applicatie- en Infrastructuur gebied. De resultaten geven inzicht en kunnen leiden tot interne, maar ook externe veranderprojecten die uiteindelijke de waarde en de concurrentiepositie van de onderneming zullen vergroten.

Zoals gezegd in het begin van dit artikel is optimale samenwerking tussen de acteurs die de verschillende rollen vervullen van groot belang. Daarbij is acceptatie van de vastgestelde ideale rollenverdeling door de verschillende acteurs in de organisatie van invloed op het uiteindelijke effect op de organisatie. Om de kans te verhogen dat de nieuwe organisatie en informatiestromen zullen worden geaccepteerd, is het verkrijgen van formele steun van een directie lid en het gezamenlijk (i.e. collaboratief) vaststellen van de rollenmatrix van grote mate invloed op het succes.

Om een Enterprise Architectuur initiatief technisch te ondersteunen en om de vernieuwde samenwerking snel en goed te laten verlopen, kan de IT afdeling een rol spelen door het beschikbaar stellen van on-line collaborative tooling die ervoor zorgt dat er snellere communicatie kan plaatsvinden en online samengewerkt kan worden. De toolset van Google Apps in combinatie met andere on-line beslissings- (Sapstreamwork), plannings- (Comindwork) en documentopslag (AWS) diensten kunnen zeer snel de bereidheid tot samenwerken van een onderneming vergroten.

Dat het management zicht heeft op wat en waarom iets ‘gebeurt’ in een onderneming is van steeds groter belang, omdat de omgevingsfactoren steeds sneller veranderen. Een Enterpise Architectuur initiatief dat alle elementen (acteurs, processen, relaties, applicaties etc.) in een onderneming beschrijft, kan van grote waarde zijn tijdens beslissingsprocessen en andere veranderprocessen die dagelijks aan de orde zijn.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van kvanhorssen
Kolja van Horssen
Newgroupe France - Performance Consultant

Kolja van Horssen is werkzaam als Consultant op het gebied van Enterprise Architecture en IT performance voor Newgroupe France. Sinds 2004 woonachtig met zijn vrouw en twee kinderen in Saint Germain en Laye ten westen van Parijs. Met een achtergrond in bedrijfs-economie (HEAO-BE + enkele jaren als consultant) en een achtergrond als ontwikkelaar (3 SUN certificeringen en ervaring op vele grote IT projecten) heeft Kolja een gemengde business / IT kijk op de hedendaagse ontwikkelingen op het gebied van Strategisch advies, Enterprise Architecture, Business Process Management en service georiënteerde applicatie architecturen.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.