Artikel

Lagere ICT-beheerkosten, dat is mogelijk met informatiearchitectuur

Dit artikel gaat in op de wijze waarop nu veel ondernemingen met informatiearchitectuur omgaan. Ook geeft het een voorbeeld van een methode en praktijkcase hoe met informatiearchitectuur kosten zijn te besparen op het gebied van beheer van informatiesystemen. Ook geeft dit artikel enkele tips die randvoorwaardelijk zijn voor succes met informatiearchitectuur.

De ontdekking van informatiearchitectuur

Elke gemeente in Nederland is tegenwoordig wel bezig met informatiearchitectuur. Dit gebeurt vaak om de informatie die komt kijken bij de bedrijvigheid en bedrijfsvoering van de gemeente zoals vergunningenadministraties en persoonsregisters, slim te organiseren en te structureren. Maar daarnaast wordt het ook ingezet om de kwaliteit van de informatievoorziening in de onderneming te verhogen. Sommige gemeenten hebben daar zelfs informatiearchitecten voor in dienst, andere gemeenten leggen deze taak neer bij beleidsmedewerkers.

Ministeries, provincies, waterschappen en zelfstandige bestuursorganen, van Belastingdienst tot UWV, al deze ondernemingen en instellingen werken aan een informatiearchitectuur om hun informatievoorziening beter te kunnen ontwerpen, realiseren, innoveren en beheren. Financiële instellingen zoals banken en verzekeraar, zorginstellingen, energieleveranciers en telecombedrijven, al deze ondernemingen en instellingen beschikken over een informatievoorziening en allemaal werken ze aan een informatiearchitectuur om nieuwe producten en diensten sneller te kunnen introduceren of met instelbare bedrijfsregels te kunnen aanpassen.

Zoeken we op internet naar informatiearchitectuur dan komen we al snel de overheidsreferentie architecturen NORA, GEMMA en MARIJ tegen. We kunnen wel zeggen dat met  name de overheid informatiearchitectuur de laatste jaren heeft ontdekt en hier referentiearchitecturen voor heeft opgesteld. Dit met als doel om door samenwerking en kennisdeling op een volgend niveau van e-dienstverlening terecht te komen. De komende jaren is men vooral bezig om de toegedichte voordelen van informatiearchitectuur in de praktijk te behalen.

De functie en de methode

Om effectief en efficiënt met informatiearchitectuur aan de slag te gaan is het verstandig om een visie, gestandaardiseerde aanpak of methode te gebruiken. Er zijn verschillende methoden beschikbaar om met informatiearchitectuur aan de slag. Belangrijk daarbij is om te bepalen wat het doel of de functie van informatiearchitectuur dient te zijn. Als men als doel heeft om inzicht en overzicht te krijgen in de samenhang en afhankelijkheid van onderdelen waar de informatievoorziening uit bestaat, dan is bijna elke methode of aanpak voor informatiearchitectuur geschikt om dit voor elkaar te krijgen. Wil men echter een nieuwe informatievoorziening ontwerpen die in lijn is met de strategie en ook realiseerbaar is gezien de competenties binnen de ondernemingen, dan is niet elke methode of aanpak voor informatiearchitectuur bruikbaar.

Dragon1

Dragon1 is een voorbeeld van een methode voor informatiearchitectuur die helpt bij het ontwerpen van een nieuwe informatievoorziening die in lijn is met de strategie en ook leidt tot een realiseerbaar ontwerp van de informatievoorziening. Dit is mogelijk omdat Dragon1 de informatiearchitect aanzet tot het ontwerpen van een totaalconcept voor een informatievoorziening die bestaat uit informatiekundige concepten, ook wel oplossingsrichtingen geheten. Voorbeelden van informatiekundige concepten zijn zaaksgewijs werken, CRM, self service, workflow management, informatiesystemen met instelbare bedrijfsregels en productregels.

Welke informatiekundige concepten de architect dient te kiezen als onderdeel van zijn totaalconcept voor de nieuwe informatievoorziening hangt af van de identiteit, missie, visie, strategie, eisen en behoefte van belanghebbenden van de onderneming. De architect baseert zijn keuze dus op de mate waarin impliciet door de onderneming wordt gevraagd om een bepaald concept.

Daarna dient de architect het totaalconcept uit te werken op logisch niveau in elementen en  op fysiek niveau in componenten. Bij elke uitwerking maakt de architect vele schetsen en tekeningen om de belanghebbenden mee te nemen in zijn denktrant en hun de gemaakte keuzes te laten toetsen op wenselijkheid en realiseerbaarheid. Zo zorgt de architect steeds voor enthousiasme, draagvlak en borging van het feit dat zijn architectuur en ontwerp van de nieuwe informatievoorziening in lijn is met de strategie en een realiseerbaar geheel is.

Voorbeeld van kostenbeheersing met informatiearchitectuur op basis van Dragon1

Stel een onderneming is een fusieresultaat van tien verschillende bedrijven. Deze bedrijven hebben op dit moment nog allemaal hun eigen informatiesystemen voor het registreren en beheren van klanten, relaties, producten, dienstverlening, verkopen en contracten. Het functioneel beheer, technisch beheer en applicatie beheer is voor elk informatiesysteem anders ingericht omdat de systemen zeer verschillend zijn. De eis wordt nu gesteld dat alle tien systemen terug gebracht dienen te worden tot twee of drie systemen zodat de beheerkosten flink omlaag kunnen.

Daarbij dient nog gezegd te worden dat elk informatiesysteem in deze onderneming uit twintig tot dertig verschillende applicaties en databases bestaan, die in meer of mindere mate met elkaar samenwerken en ook in compleet verschillende technologieën en informatiekundige concepten zijn gemaakt. Zo zijn er informatiesystemen met applicaties die geheel op basis van workflow management en zaaksgewijs werken in elkaar zijn gezet en informatiesystemen waar op basis van instelbare bedrijfsregels wordt gewerkt. Maar er zijn ook informatiesystemen waarbij de productregels en bedrijfsregels bijvoorbeeld keihard in de applicaties en databases zijn ingebakken.

Het is natuurlijk eenvoudig om nu een tekening te maken waarop één systeem staat waarin alle functionaliteit en bedrijfsregels zitten waarmee iedereen uit de voeten kan, maar de realiseerbaarheid van dat ene systeem, uitsluitend en alleen op basis van de bestaande systemen zonder dat er geprogrammeerd mag worden, is bijna onmogelijk.

De architect zal op basis van Dragon1 onder andere gaan kijken naar wat de behoefte aan deze informatiesystemen is voor de verschillende belanghebbenden. Ook gaat hij de eisen en randvoorwaarden die de belanghebbenden stellen in volgorde van belangrijkheid samen met de opdrachtgever honoreren. Dit zorgt er uiteindelijk voor dat niet iedereen 100% tevreden zal worden gesteld met het nieuwe systeem, maar dat de opdrachtgever wel ziet dat de belangrijkste belanghebbenden tevreden zullen zijn met het eindresultaat en dat daadwerkelijk het aantal systemen zal worden verminderd. De opdrachtgever gaat dan akkoord met het programma van eisen.

De architect zal op basis van Dragon1 ook verder gaan kijken naar het terugdringen van de complexiteit. Hij brengt daarvoor de verschillende soorten informatiekundige concepten en technologieën die gebruikt zijn in de  applicaties en databases en waar de informatiesystemen uit bestaan in beeld met een schets.

Als nu bijvoorbeeld de belanghebbenden verwachten in de toekomst veel te willen en kunnen wijzigen in productregels en bedrijfsregels, en dat men zaaksgewijs werken integraal in de onderneming wil doorvoeren, dan ligt het voor de hand dat de architect die applicaties en databases uit de informatiesystemen zal behouden voor de toekomst die conceptueel passen in zaaksgewijs werken en technologisch met instelbare regels kunnen omgaan. Ook het feit dat deze concepten (zaaksgewijs werken en instelbare bedrijfsregels) al geheel of gedeeltelijk werken binnen een aantal bedrijven in de onderneming, maakt het ook aannemelijker dat de andere bedrijven binnen de onderneming ook succesvol met deze concepten aan de gang gaan. De architect werkt er zo stapsgewijs aan dat het ontwerp van de nieuwe informatievoorziening wenselijk en realiseerbaar is.

Als de architect nu een akkoord krijgt van de opdracht op zijn ontwerp dat in lijn is met het programma van eisen, dan zal het realiseren van het ontwerp dienen te leiden tot een informatievoorziening die bestaat uit minder (verschillende) informatiesystemen, applicaties en databases, waardoor het beheer flink in kosten zal afnemen.

De huidige praktijk bij veel ondernemingen

Bij veel ondernemingen waar men momenteel met informatiearchitectuur bezig is, richt men zich vooral op de logische elementen en fysieke componenten waar de informatievoorziening uit bestaat (zoals de applicaties, databases en services). Men visualiseert echter vaak niet de samenwerking tussen elementen en / of componenten met in het achterhoofd de achterliggende concepten (zoals dat kan met een CRM-ontwerpschets of Workflowconcept-principetekening). Ook koppelt men deze concepten niet aan de strategische uitgangspunten en strategische intenties van de onderneming (met een schets of tekening van het strategisch informatieperspectief).

Wat men wel al vaak doet in de praktijk, is een overzicht creëren van de bouwstenen (zoals informatiesystemen, applicaties, databases, koppelingen en services) waaruit de informatievoorziening bestaat. Het is echter heel moeilijk om een enkele bouwsteen te relateren naar zijn of haar noodzaak of functie richting de strategie, visie of beleid toe. Concepten lenen zich daar veel beter voor. Het gevolg is dat in de huidige praktijk er wel mooie oplossingen worden ontworpen, maar dat deze onvoldoende begrijpelijk, navolgbaar en stuurbaar voor bestuur, directie en management zijn afgeleid van de ondernemingsvisie en -strategie.

Als men los van de relatie naar strategie toe de inrichting van de informatievoorziening gaat rationaliseren en optimaliseren, dan wil dat helemaal niet zeggen dat het beter de strategie ondersteunt. Een suboptimale inrichting van een deel van de informatievoorziening, kan hoe vreemd ook, vanuit het belang van de strategie geheel legitiem zijn.

Enkele randvoorwaarden voor succes met informatiearchitectuur

Wil een onderneming succes hebben met informatiearchitectuur dan is het zaak om een ontwerpopdracht met voldoende mandaat aan de informatiearchitect mee te geven, afkomstig van een opdrachtgever / eigenaar van de huidige of toekomstige informatievoorziening.

Ook dient er, hoe moeilijk het ook is, een programma van eisen te komen voorafgaand aan het maken van een architectuur en ontwerp van de vernieuwde informatievoorziening. Doet men dit, in combinatie met het ontwerpen van een totaalconcept zoals hierboven beschreven, dan zal het succes van de toepassing van informatiearchitectuur in hoge mate toenemen binnen de onderneming,

Conclusie

Informatiearchitectuur heeft vele voordelen, op welke wijze je het ook inzet. Steeds meer ondernemingen hebben dit ontdekt. De functie die informatiearchitectuur dient te hebben in de onderneming is bepalend voor de methode die je erbij kunt gebruiken. Het verdient aanbeveling om een architect op basis van de identiteit, missie, visie, strategische uitgangspunten, strategische intenties, doelen, behoeften en eisen van belanghebbenden van de onderneming, een totaalconcept te laten ontwerpen en schetsen dat in lijn is hiermee. Dit koppelt de architectuur van de informatievoorziening aan de strategie van de onderneming en zorgt ervoor dat het ontwerp van de nieuwe situatie meer draagvlak heeft en beter realiseerbaar is.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van markpaauwe
Mark Paauwe
Dragon1 Inc. - CTO

Mark is zeer actief in het enterprise architectuur vakgebied. De kans is groot dat je hem op een evenement tegenkomt en dat het gesprek al gauw over architectuurvisualisaties en architectuurprincipes gaat.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.