Artikel

Fast track Enterprise Architectuur voor de CIO: Methoden en Tools

De laatste jaren zijn er veel manieren beschreven over hoe je het beste bepaalde methoden en tools kan toepassen binnen een organisatie, om snel en op gestructureerde wijze vooruitgang te boeken met de transformatie en modernisering van een organisatie. Welke methoden en tools kun je nu gebruiken om de architectuurfunctie in te richten en te ondersteunen?

Door het grote aantal methoden, tools en standaarden is het niet eenvoudig te bepalen welke combinatie van methoden en tools te adopteren zijn en op welke wijze en in welke volgorde ze het beste te gebruiken zijn. Dit is vaak per organisatie verschillend. Voor de CIO de vraag: hoe bepaal je welke gereedschappen en ervaringen uit het verleden beschreven in diverse methodologieën, het beste bij een bepaalde organisatie passen om de architectuurfunctie in te richten en te ondersteunen?

Enterprise Architectuur als stuurmiddel in grote organisaties wordt in het algemeen uitgevoerd door een centrale stuurgroep die beslissers en managers beter in staat stellen veranderingen te coördineren. Drie groepen van activiteiten kunnen worden onderscheiden:

Begrijpen van de context door het centraal documenteren van specifieke probleemgebieden in de organisatie door middel van discussies, gesprekken en audits. Er kan zo een helder inzicht worden verkregen op het gebied van proces-, informatie en applicatie elementen in de organisatie. Waar zijn er bijvoorbeeld minder efficiënte stappen in de waardeketen te ontdekken, welke applicaties zijn erg duur in het onderhoud? De verkregen informatie is met name interessant voor de business, ondersteunende analisten en natuurlijk de CIO. Echter, ook aan de IT-zijde kan deze informatie worden gebruikt om de verschillende rollen van middelware, applicaties en componenten beter te begrijpen. 

Bepalen hoe een stapsgewijze oplossing voor probleemgebieden kan worden gerealiseerd. Door middel van een goed georganiseerd transformatieproces kan het eerder verkregen begrip van de werking van de organisatie de basis vormen voor een progressieve realisatie van nieuwe elementen in de organisatie die beantwoorden aan de steeds veranderende en nieuwe behoeften in de organisatie.

Realiseren vereist het juiste gereedschap en ervaring uit het verleden om snel de wijze en volgorde van realisatie van nieuwe bouwwerken te bepalen en te waarborgen. Concrete probleemgebieden, bijvoorbeeld slecht klantencontact in de organisatie, kunnen in feite worden vergeleken met bouwwerken in een stad die een verbouwing vereisen. Beter klantencontact vereist dan bijvoorbeeld de herbouw of aanpassing van een CRM-applicatie, zodat die het mogelijk maakt het contact tussen de organisatie en de klanten beter te onderhouden.

Om bovenstaande activiteiten te concretiseren zijn 10 stappen te onderscheiden waarmee een CIO snel grip op de situatie kan verkrijgen. Deze stappen kunnen overigens in elke volgorde en eventueel parallel worden uitgevoerd, afhankelijk van de specifieke situatie. De verschillende onderwerpen ten opzichte waarvan de CIO een positie zou moeten innemen worden per hoofdfase besproken.

Fase A: BEGRIJPEN


Stap 1: 'Voordat je begint aan iets te werken moet je begrijpen hoe de verschillende onderdelen in elkaar zitten.'

Door een aantal groepsgesprekken te voeren met de belanghebbenden van de belangrijkste bedrijfsprocessen, informatiesystemen en applicaties, kunnen op een participatieve manier concrete problemen worden geïdentificeerd en tegelijkertijd kan de basiskennis op het gebied van proces-, informatie en applicatie elementen in de organisatie worden vastgelegd. Webbased beslissing ondersteunende collaboratie tools van bijvoorbeeld SAP (SAP Streamwork) kunnen ondersteunend werken tijdens deze stap.

Stap 2: 'Op welke manier voegt de organisatie waarde toe en wat zijn de belangrijkste informatiestromen?'

Hoe worden concrete organisatiedoelen zoals het werven van nieuwe klanten en het verhogen van de omzet bereikt en welke processen, acteurs en applicaties spelen een rol op welk moment in de waardeketen?

Door de relaties en interacties tussen de belangrijkste processen, applicaties, informatiestromen en actoren binnen en buiten de organisatie inzichtelijk te maken, verkrijgt men inzicht in de onderdelen waaruit de organisatie en omgeving bestaan en welke toegevoegde waarde de organisatie hierbinnen heeft. Met de standaard BPMN en recente webbased collaboratie tools van bijvoorbeeld Software AG (ArisAlign) of IBM (Blue Works) kunnen snel de belangrijkste interacties in de organisatie inzichtelijk worden gemaakt.

Stap 3: 'Kan informatie worden gezien als het levensbloed van een organisatie?'

Het centraal in kaart brengen van de bestaande informatiestromen en structuren is van groot belang om de interacties tussen diverse elementen in de organisatie (i.e. applicaties en middelware) soepel te houden. Een gedeelde bibliotheek van informatiestructuren (i.e. 'business objects') in standaard XSD formaat vormt een waardevol bezit tijdens een transformatieproces. Oplossingen zoals die van Software AG (Aris) of IBM (System Architect) zijn onder andere in staat de informatiestructuren te delen met belanghebbenden.

Fase B: BEPALEN


Stap 4: ' Een schip op het strand is een baken in zee.’

Na de eerste stappen te hebben gezet is er meer zicht gekomen op concrete problemen. Om te leren van opgedane ervaring in het verleden kunnen referentiearchitecturen worden gebruikt om een visie op de toekomstige staat van de verschillende architecturen te formuleren. Het gebruik van moderne service georiënteerde RIA-, BPM-, BRMS-, SOA-, EDA-, ESB- & CLOUD gebaseerde referentie- architecturen kunnen bijvoorbeeld de weg naar een adaptief en flexibel toekomstig informatiesysteem versnellen en voorkomen dat er misstappen worden begaan. Conceptoverzichten gericht op de toekomst kunnen worden gedeeld door de verschillende belanghebbenden om beslissingsprocessen richting te geven.

Stap 5: 'Een visie zonder link naar de realiteit is risicovol.'

Akkoord, een visie, maar is deze daadwerkelijk te realiseren? Om te laten zien aan management, project- en operationele teams dat een visie daadwerkelijk kan worden gerealiseerd, is het nodig een brug te slaan tussen de theorie en de praktijk. Processimulaties en prototypes kunnen tijdens grootschalige transformatieprocessen een belangrijke rol spelen om vertrouwen op te bouwen onder de verschillende belanghebbenden. Organisatorische en technische risico's worden zo snel en vroeg in het transformatieproces aangepakt.

Stap 6: 'Het licht staat op groen, we kunnen beginnen!'

Voordat we starten met de realisatie van een visie door middel van een transformatieproces, is het nodig om concreet te kijken welke problemen in welke volgorde kunnen worden opgelost (i.e. met welke budgetten en welke resources). Een uitgestippelde route is nodig om progressief vooruitgang te boeken. PPM / PMI als project en programma methodologie geeft binnen het Enterprise Governance team richting aan deze activiteiten.

Fase C: REALISEREN


Stap 7: 'Moeten we niet het één en ander vastleggen zodat iedereen weet wat zijn of haar bijdrage zou moeten zijn?'

Na de voorgaande stappen te hebben afgerond is het goed om ons er van te verzekeren dat iedereen hetzelfde voor ogen heeft van wat er tot nu toe is besproken en iedereen weet wie, wanneer, wat moet doen. TOGAF als standaard proces methodologie geeft aan hoe instructies, procedures en documenten kunnen worden beschreven die een concrete richting geven aan de beoogde transformatie.

Stap 8: 'Als er meer dan één persoon verantwoordelijk is voor een bepaalde taak dan zal niemand het op zich nemen als het mis gaat.'

Tijd om te kijken of iedereen nog op dezelfde lijn zit en of er een juiste taakverdeling is opgesteld. Een groepsvergadering met alle centrale instanties om het onderlinge samenwerken te benadrukken is aan te raden, zodat er draagvlak zal zijn voor de architectuurbeslissingen in de toekomst. Om duidelijkheid te verschaffen in de relaties, rollen en structuren bied COBIT handvatten en aangrijppunten om een agile IT en architectuurorganisatie op te zetten die kan worden vastgelegd in een verantwoordelijkheid matrix.

Stap 9: 'Zonder steun van de business zijn Enterprise Architectuur activiteiten gedoemd te mislukken.'

Steun en samenwerking zoeken bij topmanagement en bij kwaliteitteams die reeds werken aan business proces analyse en verbetering m.b.v. een methodologie zoals SIXSIGMA is aan te bevelen. Als alle elementen in een Enterprise Architectuur centraal en in voldoende detail staan beschreven, dan kunnen eenvoudige simulaties worden uitgevoerd om te kijken welke verbeteringen kunnen worden doorgevoerd en welke positieve of negatieve impact deze zullen hebben. Interne collaboratie software zoals Yammer, Sharepoint of Google Apps kan een organisatie helpen een betere samenwerking tussen de verschillende partijen te bewerkstelligen.

Stap 10: 'Een beeld zegt meer dan 1000 woorden.'

Om daadwerkelijk een collaboratieve manier van werken in de organisatie te bewerkstelligen door alle betrokkenen, is centrale communicatie gesteund door een sponsor uit de topmanagementlaag
van groot belang voor het uiteindelijke succes. Om goed te kunnen communiceren, kan DRAGON1 van groot nut zijn om begrijpelijke en duidelijke overzichten en visualisaties te produceren die ook door niet-IT belanghebbenden goed en snel worden begrepen.

Als alle 10 de stappen zijn behandeld kan er al na een aantal weken het eerste bewijs worden geleverd of deze manier van werken onder architectuur waarde toevoegt op de midden- en lange termijn voor een organisatie.

Als CIO is het vanzelfsprekend om de verschillende onderwerpen en gelieerde activiteiten die zijn gestart met vaste hand te begeleiden. Met behulp van de manieren van werken die hij heeft geïntroduceerd, gebaseerd op kennis uit zijn “gereedschapskist”, kan er meer grip verkregen worden op de transformatie van bedrijfsprocessen, informatiesystemen en applicaties.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van kvanhorssen
Kolja van Horssen
Newgroupe France - Performance Consultant

Kolja van Horssen is werkzaam als Consultant op het gebied van Enterprise Architecture en IT performance voor Newgroupe France. Sinds 2004 woonachtig met zijn vrouw en twee kinderen in Saint Germain en Laye ten westen van Parijs. Met een achtergrond in bedrijfs-economie (HEAO-BE + enkele jaren als consultant) en een achtergrond als ontwikkelaar (3 SUN certificeringen en ervaring op vele grote IT projecten) heeft Kolja een gemengde business / IT kijk op de hedendaagse ontwikkelingen op het gebied van Strategisch advies, Enterprise Architecture, Business Process Management en service georiënteerde applicatie architecturen.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.