Artikel

Poster: Projectportfolio - ICT projecten gemeente Lelystad

De poster is gemaakt in verband met de uitvoering van de projecten in het kader van het programma ‘Gemeente heeft Antwoord’. Door de afdeling ICT zijn in dat verband veel projecten opgestart. Het overzicht biedt inzicht in de relaties, fasering en mijlpalen van het gehele programma.

 

Klik op bovenstaande afbeelding om de poster op A0-formaat te downloaden.

De poster is ontwikkeld door Gerben van der Heide in opdracht van de gemeente Lelystad in de periode januari en februari 2009. De poster is de eerste van een reeks van 3 posters. Per poster zijn 32 projecten tegelijkertijd te zien. In totaal zijn 91 projecten op een poster geplaatst in het kader van het programma ‘ICT heeft Antwoord’.

De poster heeft tot doel om inzicht te geven aan de medewerkers van de afdeling ICT welke projecten worden uitgevoerd en welke relaties de projecten onderling met elkaar hebben. De poster(s) hebben tevens bijgedragen aan afstemming tussen afdelingen onderling.

Op de poster is per project aangegeven de opdrachtgever, opdrachtnemer en projectleider. Daarnaast of het budget beschikbaar is en de status van het project op het moment van publicatie. Per project is een fasering aangegeven in de tijd. Elk project bestaat maximaal uit 6 verschillende fasen, te weten: definitie, aanbesteding, plan van aanpak, implementatie, uitrol en nazorg. Daar waar projecten een sterke band met elkaar hebben zijn deze door middel van het toepassen van een kleur bij de naam van het project aan elkaar verbonden.

Op de poster zijn een aantal belangrijke mijlpalen geplaatst die in eenvoudige tekst aangeven welke mijlpaal bereikt is. Het geeft de lezer eenvoudig beeld van wat op welk moment bereikt is.

Een project heeft optioneel een relatie met een ander project. Een relatie wordt aangegeven door symbolen te gebruiken. Door middel van pijlen voor of achter het projectnummer te plaatsen wordt duidelijk wat de relaties onderling zijn.

Elk project heeft een projectnummer en een kleur. De kleur is bepalend voor de oorsprong van het project. De oorsprong kan een wettelijke taak zijn maar ook strategies, innovatief, afdelingsspecifiek of organisatiespecifiek zijn.

In de praktijk dient de poster eens per 2 maanden ge-update te worden om het juiste overzicht te behouden.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van gerbenvanderheide
Gerben van der Heide
Inter Access - Senior Management Consultant

Gerben is actief bij gemeenten op het gebied van Het Nieuwe Werken, Digitaal Werken en e-Government. In de praktijk werkt hij posters uit om mensen meer inzicht te geven in een bepaalde situatie. Een grote steun bij veranderingstrajecten.

 
Reacties
Ronald Brouwer op donderdag 15 april 2010 12:11

Ik vind dit geen goede oplossing voor gemeenten. Als het goed is beheer je je projectenportfolio actief d.m.v. tools MS project of EPM / Sharepoint. Dit is een erg pragmatische manier om dingen in beeld te brengen en het leidt tot een statisch overzicht. Moet dus iedere keer opnieuw getekend worden. Neemt niet weg dat het wel overzichtelijk is, alleen kan je dat zelfde overzicht creëren d.m.v. structurelere oplossing.

Fred op vrijdag 16 april 2010 6:52

In tegenstelling tot Ronald vind ik dit wel een zeer handige en mooie oplossing. Het is uiteraard zo dat je de voeding (de gegevens) voor deze poster deels uit een MS Project oid kan halen, maar ik hoop haast dat je niet alle gegevens die in deze poster terug te vinden zijn ook in een dergelijk pakket probeert te plaatsen.

Hoe een dergelijke poster precies samengesteld wordt (en alle automatisering hierin lijkt mij handig) is echter minder van belang. Het feit dat een dergelijk overzicht aanwezig is en zo overzichtelijk gepresenteerd kan worden is voor praktisch iedere organisatie pure winst.

Ronny Bourgonje op maandag 14 juni 2010 12:05

Op een dergelijke manier hebben mijn collega's systeem architecten en ik binnen een product ontwikkel omgeving een overzicht gemaakt. Bij dit (dynamische) overzicht op, jawel, een whiteboard hielden we onze stand-up meetings. Zeer effectief om overzicht te behouden, snel prioriteiten te kunnen stellen, snel de agile SW projecten bij te kunnen sturen.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.