Artikel

The next big thing in ECM: enterprise content integratie

Het komende decennia gaat het in de Enterprise Content Management (ECM)-wereld vooral om integratie. Het gedachtengoed om alle content en daaraan gerelateerde processen te centraliseren en te consolideren naar één applicatie is achterhaald. Sterker nog, het is een van de redenen dat vele enterprise brede ECM-implementaties onsuccesvol zijn verlopen of veel complexer zijn gebleken dan vooraf ingeschat. Waar vroeger ECM-consultants predikten vanuit de consolidatiebijbel, is dit nu vervangen door integratie. Houdt applicaties in hun kracht, maar zorg dat ze waar nodig geïntegreerd zijn.

Een voorbeeld

Denk aan uw eigen mobiele telefoon en het creëren en delen van content, bijvoorbeeld foto’s. Wat was het overzichtelijk vroeger, één toestel, één rolletje, één mapje met de afgedrukte foto’s en maar één “applicatie” om ze te bekijken, namelijk het fotoboek (of schoenendoos). Momenteel is het wat anders, alles is digitaal, alle apps op de telefoon integreren met de camera en je krijgt foto’s via WhatsApp, Instagram, Facebook, Slack, Snapchat, etc. Als gebruiker kun je de wens hebben dit te consolideren naar één applicatie, maar dit gaat niet gebeuren. Nieuwe applicaties blijven ontstaan en ook al gebruik je ze zelf niet, dan doen de mensen waarmee je content deelt dit wel. Dit creëert enigszins chaos, ook al op je telefoon. Waar staan nu ook alweer de foto’s van die ene vakantie? Alleen in de chat op WhatsApp? Of was ik juist op Facebook getagd? Dit zijn veelgestelde vragen. Het beeld van een snel veranderend applicatielandschap, vele verschillende manieren van het creëren van content, vele mogelijkheden om content te delen en geen overzicht of integratie tussen verschillende apps. Dit is ook wat we in de enterprise markt zien.

De enterprise markt

In grote organisaties worden ook vele verschillende applicaties gebruikt om content mee te managen en creëren. Allereerst bestaan er verschillende typen content: meer transsectioneel, zoals een ingekomen formulier of meer business gerelateerd, zoals een nieuwe productvideo. Daarnaast bestaan er verschillende formaten en complexiteiten en verschillende manieren waarop er gewerkt wordt. De ene applicatie werkt beter met mobiele devices, de ander kan goed omgaan met complexe tekeningen. Weer een andere applicatie is ingericht op een financieel proces, een HR-proces, ga zo maar door. Het is veelal zelfs zo dat voor een in de basis gelijk proces, verschillende applicaties worden gebruikt, bijvoorbeeld de marketingafdeling die in Dropbox samenwerkt, maar alle projecten met leveranciers worden in SharePoint opgeslagen.

Redenen voor integratie

Je zou kunnen zeggen dat iedere professional met zijn specifieke applicatie of proces nu tevreden is en dat alles optimaal werkt. Dit is echter niet het geval. Er zijn belangrijke redenen vanuit het oogpunt van de organisatie, maar ook van de gebruiker, om content over de gehele organisatie te integreren. Deze redenen zijn op te delen in een drietal categorieën: agility, governance en compliance, en productiviteit.

Agility

Iedere organisatie wil agile zijn: zich snel kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden. Ook als het gaat om het informatie- en applicatielandschap. Een integratielaag voor content is hierbij essentieel. Hiermee kunnen organisaties snel anticiperen op en meegaan met de markt en worden

medewerkers blijvend optimaal ondersteund. Dit geeft een competitief voordeel op organisaties die dat niet kunnen. Daarnaast is er tijdswinst en worden kosten bespaard. Als voorbeeld, een afdeling binnen een organisatie werkt met Box. Deze is (met nog meer bronnen) via de integratielaag gekoppeld met het records managementsysteem, FileNet. Wanneer Box niet meer voldoet, of er betere alternatieven zijn, is het eenvoudig naar het nieuwe systeem te switchen, door het opnieuw te koppelen met de integratielaag. De gehele neerslag in het records management blijft voorzien.

Governance and compliancy

Een geïntegreerd totaalbeeld van de content maakt het mogelijk om een totaalbeleid op content te kunnen voeren. Het signaleren van risico’s in content met betrekking tot privacy bijvoorbeeld is alleen mogelijk wanneer alle content geïntegreerd is. Ook bijvoorbeeld het voldoen aan wet- en regelgeving, het bewaren en vernietigen van content, lukt alleen als alle bronnen geïntegreerd zijn met het systeem waarin deze regels zijn vastgelegd en worden uitgevoerd.

Productiviteit

Processen lopen over verschillende applicaties heen. De content van de ene applicatie is vaak nodig in de andere om een medewerker optimaal te laten werken. Denk bijvoorbeeld aan een backoffice applicatie waarin klachtenafhandeling plaatsvindt. Vaak dient een medewerker in tientallen systemen te kijken om zijn informatie te vergaren waar hij met een geïntegreerd beeld veel productiviteitswinst zal behalen.

Een ander belangrijk aspect met betrekking tot productiviteit is zoeken. Hieraan wordt over het algemeen veel tijd verspild. Dit komt wederom vooral omdat er verschillende bronnen zijn. Enterprise Search lijkt een oplossing, maar is vooral goed in zoeken. De integratie wil je in de daarvoor bestemde laag houden. Houdt de Entperise Search in zijn kracht en gebruik de enterprise content integration laag om alles te ontsluiten.

De juiste content op het juiste moment in het juiste proces. Een veel opgeschreven en gesproken zin, die ook zeker waar is. Het zal de medewerker optimaal ondersteunen. Hiervoor is het zaak dat verschillende systemen en de content daarvan ontsloten kan worden.

Nieuwe markt

Deze noodzaak voor integratie creëert een nieuwe markt. Een markt die er binnen gestructureerde data al volledig is, maar binnen ongestructureerde data (content) aan het begin staat. Het vraagt om een tussenlaag waarmee gemakkelijk connecties kunnen worden gemaakt, ingericht, onderhouden en beheert. De naam die Xillio aan het concept geeft is zoals eerder genoemd, enterprise content integratie. De laag zelf zou de content service bus, of content hub genoemd kunnen worden. Een essentieel onderdeel hiervan is dat er een bepaald connector framework met connectoren naar de verschillende applicaties in het content ecosysteem van de organisatie en dat dit via een uniform datamodel gebeurt. Wij verwachten dat deze nieuwe markt snel zal groeien. Zeker in 2018, misschien al in 2017, zal er een Gartner kwadrant zijn rondom “enterprise content integratie”.

Leveranciers veranderen mee

Afsluitend, het meest interessante van deze ontwikkeling. Niet alleen voor organisaties is integratie van content essentieel, ook voor leveranciers van software producten rondom deze content, denk aan ECM, WCM, DAM, maar ook E-commerce, CRM, PIM, ERP etc. Omdat de markt niet meer vraagt om één product, maar meerdere gebruikt binnen alle bovenstaande gebieden, is de winnaar van volgend jaar de leverancier die zorgt dat ze integreert met haar concurrenten en andere systemen.

Zo is er een Gartner kwadrant ECM-leverancier, die vanwege de samenwerking met Xillio als integratielaag, door Gartner als visionary is betiteld voor 2017. Zij zien ook de marktbeweging en zien dat zij juist het onderscheid maken door te integreren met hun concurrentie.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van Xillio
Ernst van Rheenen
Xillio - Chief Architect

Ernst van Rheenen is Chief Architect bij Xillio, expert in het geautomatiseerd transformeren, verrijken en migreren van ongestructureerde content (Content ETL). Ernst werkt bij toonaangevende enterprise klanten en helpt hen bij migratie- en consolidatietrajecten met implementatie advies, technisch ontwerp, en bijdragen aan projectplan en -planning. Binnen Xillio is hij verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het Xillio Content ETL Platform.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.