Artikel

Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer

Procesarchitectuur vanuit een systeembenadering

In het bedrijfsleven spreken we vaak van kernprocessen, in het voetbal zou je het de basispatronen kunnen noemen. Ben je als club beter in het uitvoeren van die patronen dan je tegenstanders, dan win je meestal de pot… Waar het bij de kernprocessen om gaat is de bal in één keer op het juiste moment bij de juiste medespeler te krijgen…Het leven wordt mooi wanneer alles binnen een team op zijn plaats valt. Citaten afkomstig uit het hoofdstuk ‘Het verschil tussen een goede en een slechte voetballer’ van het boek ‘Je gaat het pas zien als je het doorhebt – Over Cruijff en Leiderschap’ (2004 Pieter Winsemius). Treffend omschreven, maar hoe breng je een samenhangend geheel van kernprocessen tot stand? In dit artikel beschrijven we de totstandkoming van een procesarchitectuur op basis van een systeembenadering, binnen de context van terreinbeheer.

Inleiding

Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer beschrijft de onderliggende functionele systeemstructuur van een Terreinbeherende Organisatie (TBO). Het model introduceert een raamwerk voor beheersing van de complexiteit inherent aan terreinbeheer en een herbruikbaar concept waarmee de werkzaamheden van een terreinbeheerder zichtbaar worden gemaakt.

Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer laat zien wat een terreinbeheerder doet om zijn primaire functie te vervullen. Door een TBO als één functioneel systeem te beschouwen wordt de aard van de onderliggende kernprocessen duidelijk. Door ze daarna als onderdelen van één geheel te managen en te verbeteren, kunnen substantiële verbeteringen worden bereikt op de prestatie-indicatoren van resultaatgebieden.
Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer is ontwikkeld met behulp van de Integrated Modeling Method[1]. De methode laat zien dat elk bedrijf dezelfde inherente systeemstructuur bezit. In plaats van te vragen wat de wezenlijke kenmerken van een bedrijf zijn, begint deze methode met de fundamentele systeemarchitectuur die gemeenschappelijk is voor elk bedrijf. Details in de structuur worden daarna afgestemd op de unieke eigenschappen van de specifieke organisatie die wordt gemodelleerd.

Reikwijdte en focus van het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer

TBO’s zorgen voor dagelijks beheer en ontwikkeling van terreinen: bossen, natuurgebieden, historisch cultuurlandschap en (rijks)monumenten in de landschappelijke context van de beheerde gebieden. Zij leveren ook een gerichte bijdrage aan maatschappelijke doelen zoals nationale waterveiligheidsdoelstellingen, hout- en biomassaproductie, natuureducatie, drinkwatervoorziening, regionale economie en sociale cohesie. TBO’s dragen ook zorg voor openstelling van natuurgebieden en de basisvoorzieningen zoals wandel-, fiets-, en ruiterpaden.
In dit artikel is een terrein gedefinieerd als een begrensde eenheid die bestaat uit abiotische, biotische en cultuurlijke elementen die een (functionele) relatie met elkaar hebben. Voorbeelden hiervan zijn een beekdallandschap, een landgoed met een landhuis of een voormalig verdedigingswerk met omliggende liniegronden.
Onder terreinbeheer worden die activiteiten verstaan die in de terreinen worden uitgevoerd om de vastgestelde doelen en verplichtingen van de TBO te realiseren.
Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer is inrichtingsonafhankelijk, oftewel losgekoppeld van organieke en personele structuur, technologie, huisvesting en andere inrichtingsaspecten.

Wat is een terreinbeherende organisatie?

In Nederland vindt terreinbeheer plaats door diverse soorten organisaties. De bekendste zijn Staatsbosbeheer als verzelfstandigde uitvoerder van rijksbeleid, Vereniging Natuurmonumenten, Provinciale Landschappen (vaak stichtingen) en Particulieren, zoals landgoedeigenaren.
In figuur 1 is de context van een TBO weergegeven.

Figuur 1 Contextdiagram Terreinbeheer

TBO’s hebben gemeenschappelijk dat ze hun bezit aan gronden, gebouwen en overige onroerende zaken in stand willen houden door inkomsten te genereren uit bepaalde diensten en producten. Deze kunnen verschillen per organisatie. Een deel van hun inkomsten bestaat uit subsidies van provincies voor natuur-, bos- en landschapsbeheerdiensten. Daarnaast verkrijgen zij inkomsten uit de markt bijvoorbeeld in de vorm van ingebruikgeving van grond, verkoop van natuurproducten (hout, gras, biomassa, zand- en klei), maar ook door bestemmingswijzigingen op hun gronden (vermogensbeheer).

Gronden, gebouwen en overige onroerende zaken fungeren bij de dienstverlening als herbruikbare hulpbronnen, afkomstig van ‘leveranciers’ zoals het Rijk, gemeenten en particuliere grondeigenaren. Voornoemde hulpbronnen kunnen na afloop van een contractperiode opnieuw door de terreinbeheerder worden ingezet of naar leveranciers ‘terugstromen’ door verkoop, ruiling of beëindiging van gebruik. Producten worden geproduceerd met grondstoffen (niet herbruikbare hulpbronnen) zoals plantmateriaal en zaden.

Belangrijke klanten van TBO’s zijn burgers, provincies, het Rijk, waterschappen, maar ook drinkwaterbedrijven, houthandel, agrariërs, zorginstellingen, etc. Om hun doelen te realiseren werken TBO’s ook samen met stakeholders zoals andere TBO’s, waterschappen en gemeenten.

Het businessconcept van een TBO is de (marketing)formule waarmee een terreinbeheerder verwacht zijn primaire doelstelling te realiseren. Het is een gebalanceerde mix van diensten en producten, die bijdragen aan de opbrengsten, afhankelijk van ecologische, sociaal maatschappelijke en economische factoren. Hierbij staan de behoeften van klanten in het middelpunt.

Hoe is het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer gestructureerd?

Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer beeldt een TBO af als een (open) systeem: als een groep van samenwerkende en onderling afhankelijke componenten[2] die met elkaar een geïntegreerd geheel vormen. Figuur 2 identificeert deze componenten als subsysteemlagen van het basisbedrijfsmodel en omschrijft de bijdrage die zij aan ‘het geheel’ leveren.


Figuur 2 Bijdrage Componenten

Een Planeenheid is een logisch begrensde fysieke eenheid die enerzijds wordt begrensd door inliggende objecten die samenhangend beheer kennen vanwege hun ligging in een vergelijkbare landschapsecologische eenheid (bijv. beekdalsysteem) en anderzijds aansluiten bij bestuurlijke grenzen inzake verantwoording over geleverde prestaties naar opdrachtgevers. Een Planeenheid richt zich op (her)inrichting en duurzaam beheer van terreinen.

Het subsysteem Vermogensbeheer richt zich op in stand houden en vergroten van het kapitaal in de grond en gebouwen en realisatie van de eigen doelen via de vastgoedportefeuille. Door aankoop, ingebruikname, verkoop en ruiling kunnen beheerde objecten in planeenheden worden versterkt voor een betere doelrealisatie, bijvoorbeeld meer biodiversiteit met minder geld. Hiermee kunnen ook middelen worden gegenereerd om andere strategische doelen te realiseren die niet uit de markt zelf kunnen worden gefinancierd, zoals educatie van jeugd.

Om deze structuur te completeren worden vijf kernprocessen over de subsystemen gelegd. De kernprocessen representeren de levenscyclus van de subsystemen. Figuur 3 toont de subsystemen en kernprocessen afgezet tegen de tijd. Voor de duidelijkheid van het diagram zijn de ‘pijlen’ die in figuur 2 voorkomen weggelaten.

Figuur 3 Kernprocessen

De levenscyclus van een Planeenheid begint met definiëren van het businessconcept. Hiervoor worden o.a. klantbehoeften onderzocht en requirements in termen van doelen, verplichtingen en ambities voor terreinbeheer geformuleerd. Een voorbeeld zijn de afspraken met de provincies over de realisatie van beheertypen, objectief gedefinieerde natuurresultaten met een eigen kostprijs. De requirements worden daarna omgezet in een ontwerp van de diensten- en productenmix. Tijdens construeren volgt de aanleg van structuren, procedures en contractuele afspraken met klanten (bijv. subsidienten) en leveranciers van grondstoffen. Gedurende produceren worden de terreinen aangewend voor het duurzaam produceren en leveren van diensten en producten voor klanten (het feitelijke terreinbeheer). In beëindigen worden terreinen die uit beheer worden genomen, geretourneerd naar Vermogensbeheer.

De vijf kernprocessen omvatten de levenscyclus van een Planeenheid. Een TBO laat een Planeenheid periodiek reïncarneren, waarbij de jaarcyclus mede door de seizoenen een hard gegeven is. Reïncarneren houdt in dat de TBO elke Planeenheid opnieuw definieert, ontwerpt enz. Hierdoor blijft het businessconcept in pas lopen met de realiteit van frequent veranderende klantbehoeften en afgestemd op de actuele set van in eigendom en in gebruik genomen terreinen.

De cyclus van kernprocessen van Vermogensbeheer begint met definiëren van de behoefte aan gronden, gebouwen en overige onroerende zaken en de waarde die daaraan moet worden toegevoegd voor een bedrijfsmatig en maatschappelijk rendement. De requirements worden daarna omgezet in een ontwerp van de wijze waarop de waardevermeerdering van de vastgoedobjecten zal worden ontwikkeld. Dit kan de business case voor herbestemming van een vastgoedobject zijn. Gedurende construeren volgt de aanleg van de structuren, procedures en contractuele afspraken met de toeleveranciers van vastgoedobjecten. Tijdens produceren worden vastgoedobjecten aangekocht of in gebruik genomen, gevolgd door toevoeging van waarde door middel van gebiedsontwikkeling en bestemmingswijzigingen. De gronden, gebouwen en/of overige vastgoedobjecten worden daarna toegewezen aan een Planeenheid(en) en in beheer genomen. Bij beëindigen worden door Planeenheden uit beheer genomen vastgoedobjecten verkocht, herontwikkeld, uitgeruild tegen andere vastgoedobjecten of overgedragen aan de eigenaar.

De vijf kernprocessen omvatten de levenscyclus van het subsysteem Vermogensbeheer. Vermogensbeheer reïncarneert eveneens periodiek. Hiermee zorgt Vermogensbeheer voor een juiste aan- en afvoer van gronden, gebouwen en overige onroerende zaken waarmee het kapitaal in stand wordt gehouden of kan groeien.

Detaillering structuur Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer

Een meer gedetailleerde structuur van het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer ontstaat door de subsystemen verder te ontleden. Figuur 4 toont de gedetailleerde subsysteemstructuur. De subsystemen zijn geïdentificeerd aan de hand van elementaire functies die voorkomen in de ‘logistieke’ stroom tussen toeleveranciers van hulpbronnen en klanten.

Figuur 4 Subsystemen

Figuur 4 vormt de basis die nodig is om de vijf kernprocessen verder te kunnen detailleren. Door de subsystemen te combineren met de kernprocessen wordt een raamwerk gecreëerd. In dit raamwerk wordt elke snijpunt van een kernproces met een subsysteem geïnterpreteerd als een businessfunctie (alias: procesfunctie) die moet worden uitgevoerd en gemanaged.

Het raamwerk wordt hierna uitgewerkt door gebruik te maken van de subsysteemstructuur en daar achtereenvolgens een kernproces aan toe te voegen. Per kernproces en per subsysteem wordt een korte omschrijving gegeven van het werk dat in de businessfunctie moet worden uitgevoerd. Figuur 5 illustreert hoe de businessfuncties worden geïdentificeerd en omschreven.

Figuur 5 Businessfunctie

In de hierna getoonde diagrammen hebben de eerste drie kernprocessen (Definiëren, Ontwerpen en Construeren) en het laatste kernproces (Beëindigen) volgordepijlen die tussen de businessfuncties naar beneden wijzen. De richting geeft aan dat het werk in essentie klant gedreven is. In het vierde kernproces (Produceren) wijzen de pijlen naar boven, om te illustreren dat hulpbronnen afkomstig van toeleveranciers, worden ingezet of getransformeerd bij de productie van diensten of producten voor klanten.

Hoe de kernprocessen ten uitvoer worden gebracht

Figuur 6 toont de decompositie van het kernproces Definiëren in businessfuncties. Elke businessfunctie is omschreven in termen van klantbehoeften. De kolom met omschrijvingen vormen gezamenlijk de eisen specificatie waarmee het businessconcept moet worden ontworpen, geconstrueerd en geproduceerd.

Figuur 6 Kernproces Definiëren

In figuur 7 worden de in de vorige figuur omschreven eisen aan het businessconcept vertaald in een ontwerp dat kan worden geconstrueerd en operationeel gemaakt. De horizontale volgordepijlen duiden de overgang van een subsysteem aan naar de volgende fase van zijn levenscyclus.

Figuur 7 Kernproces Ontwerpen

In figuur 8 wordt het businessconcept geconstrueerd en aangelegd op basis van het hiervoor gemaakte ontwerp.

Figuur 8 Kernproces Construeren

In figuur 9 wordt het businessconcept operationeel gemaakt. De verticale pijlen lopen hier omhoog, om aan te geven dat de hulpbronnen afkomstig van leveranciers, worden ingezet of getransformeerd tot respectievelijk diensten of producten voor klanten.

Figuur 9 Kernproces Produceren

In figuur 10 wordt het businessconcept beëindigd. Het betreft businessfuncties waarmee gronden, gebouwen en overige onroerende zaken worden afgevoerd uit de subsystemen.

Figuur 10 Kernproces Beëindigen

Gebruik van het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer

Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer is een universeel toepasbaar model voor het primaire proces van een TBO. Het model is bedoeld als een gestandaardiseerde template van waaruit de unieke kenmerken van een TBO helder en duidelijk kunnen worden gespecificeerd. Processen kunnen beter in samenhang in beeld worden gebracht en daardoor doelmatiger worden ingericht.
De unieke kenmerken van verschillende soorten terreinbeheerders kunnen variëren, afhankelijk van de status van de organisatie, wettelijke verplichtingen, subsidierelaties, strategische beslissingen over de diensten- en productenmix, vastgoedportefeuille, omvang, etc., maar in de basis zijn dit allemaal varianten die in het Bedrijfsmodel Terreinbeheer in te passen zijn.

Alle verschillen kunnen worden gezien als variaties op het gemeenschappelijke onderliggende thema van het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer. Dat maakt het mogelijk om het gestandaardiseerde model te gebruiken als een baseline template voor begrijpen en definiëren van elke TBO.

Voorbeeld 1: in het model worden de typen diensten en producten niet expliciet genoemd. De diensten- en productenmix van een Planeenheid wordt in de kernprocessen Definiëren, Ontwerpen en Construeren achtereenvolgens integraal gedefinieerd, ontworpen en geconstrueerd. Voor de productie van elk type dienst of product wordt in het kernproces Produceren een aparte onderliggende procesvariant (inrichtingsvariant) verondersteld. Onderling afwijkende diensten- en productenmixen van Planeenheden hebben daarom geen invloed op het gebruik van het model en dankzij de integrale benadering komen natuur-, bos- en landschapsbescherming niet in gedrang met de exploitatie van terreinen voor bijvoorbeeld hout of zand.

Voorbeeld 2: de kernprocessen van Planeenheden met terreinen waarvoor geen herinrichting of kwaliteitsimpuls nodig is kunnen de businessfuncties van het subsysteem Planeenheid Product-Infrastructuur overslaan.

Decompositie businessfuncties

In het Basisbedrijfsmodel vormt iedere doorsnijding van een kernproces met een subsysteem een businessfunctie. Een businessfunctie representeert werk dat moet worden uitgevoerd om het businessconcept te realiseren. Vanuit dat gezichtspunt kan werk in een businessfunctie worden gezien als een sub-proces van een kernproces en de details van het werk als lagere activiteiten binnen dat sub-proces. Figuur 11 toont de plaats van Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer in het Proces Architectuur Model[3] van Joosten.

Figuur 11 Procesarchitectuur

Sturing en beheersing

Het doel van het model is inzichtelijk te maken welke werkzaamheden een TBO uitvoert om zijn primaire functie te vervullen, apart van de wijze waarop een TBO wordt gemanaged. Terreinbeheerders kennen een grote variatie in hun stuur- en beheersingsprocessen (regelkringen). Voor de helderheid zijn zij daarom weggelaten uit het model.

Organisatie-ontwerp

Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer kan worden toegepast om de organieke en personele structuur van een TBO te ontwerpen of al bestaande structuren uit te lijnen. Het raamwerk is een werktuig om bevoegdheden toe te wijzen aan duidelijk omschreven kernprocessen en businessfuncties, zoals aangegeven in figuur 12.

Figuur 12 Mapping Organen op Basisfuncties

De kernprocessen en businessfuncties in het model kunnen worden gekoppeld aan de organen in het organogram. Het raamwerk kan de versnippering van werk over organen evenals onduidelijke of dubbelzinnige managementlijnen over uit te voeren werk aan het licht brengen.

ERP software

Met behulp van Enterprise Resource Planning (ERP) software worden bedrijfsfuncties zoals planning, logistiek, productie, facturering en administratie zodanig met elkaar verbonden, dat alle vergaarde informatie door het hele bedrijf, door iedereen bruikbaar is.
Een ERP-software leverancier op het gebied van terreinbeheer kan zijn oplossing krachtiger maken door gebruik te maken van het model. Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer biedt hem een nauwkeurig overzicht van de samenhang in de functionele systeemstructuur van een TBO.

Conclusie

Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer beschrijft de onderliggende functionele systeemstructuur die gemeenschappelijk is voor alle TBO’s.

Het model biedt een architectuurraamwerk voor beheersing van de complexiteit inherent aan terreinbeheer en een herbruikbaar concept waarmee de werkzaamheden van een terreinbeheerder zichtbaar worden gemaakt.

Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer is een efficiënt stuk gereedschap voor nauwkeurige identificatie van bedrijfsprocessen, procesontwerp en procesverbetering.
 

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van FrankSteeneken
Frank Steeneken
Entrador Consultancy Group - Procesarchitectuur en -ontwerp

Frank Steeneken is werkzaam bij de Entrador Consultancy Group. Hij heeft een langjarige en brede ervaring op het gebied van procesarchitectuur en -ontwerp, business analyse en requirements engineering in diverse sectoren zoals terreinbeheer, retail, banken, overheid en civiele techniek. Frank heeft zijn opleiding civiele techniek gevolgd aan de (voormalige) HTS Wiltzanghlaan te Amsterdam.

Frank kan worden bereikt via steeneken@entrador.com

afbeelding van meeuwissent
Theo Meeuwissen
Staatsbosbeheer - Hoofd Afdeling Beheer en Planning

Theo Meeuwissen is werkzaam als hoofd van de afdeling Beheer en Planning bij Staatsbosbeheer.
Hij heeft zijn opleiding genoten aan de Landbouw Universiteit in Wageningen. Hij heeft daarna in diverse functies ervaring opgebouwd met betrekking tot complexe beleidsprocessen bij de overheid op het gebied van bos, natuur, landschap en landbouw. Vanaf 2000 is hij in diverse leidinggevende functies bij Staatsbosbeheer verantwoordelijk voor de brede ondersteuning van het primaire proces.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.