Artikel

Hoe analytische informatiesystemen werknemers kunnen helpen hun productiviteit te verhogen

Het maximaliseren van de productiviteit in de huidige complexe en competitieve omgevingen is het belangrijkste doel voor fabrikanten, terwijl het verbeteren van de bedrijfscultuur vaak over het hoofd wordt gezien. Wat bedrijven zich vaak niet realiseren, is dat door het creëren van een meer proactieve bedrijfscultuur de productiviteit aanzienlijk kan worden vergroot. Terwijl de toegang tot realtime data traditioneel het domein is van het senior management kan een proactieve bedrijfscultuur, gericht op het identificeren van nieuwe kansen en risico's, worden gecreëerd door analytische informatiesystemen meer te verweven met de werkplek, en zo te waarborgen dat de hele organisatie toegang heeft tot realtime gegevens.

Analyses stellen het personeel, van de financiële directeur tot de magazijnmanager, in staat om voortdurend zaken te bewaken, klantbehoeften te voorspellen en goed geïnformeerde beslissingen te nemen, wat van cruciaal belang is voor het oplossen van problemen en proactief reageren op aanstaande veranderingen in de markt.

Voortdurende, tijdige gegevensverzameling is een integraal onderdeel bij het bereiken van zo´n cultuur. Door te werken met realtime data, in plaats van met een momentopname van bepaalde historische gegevens, blijven bedrijven potentiële problemen steeds de baas. Het gebruik van automatische notificaties, waarschuwingen en escalatieregels houdt managers op de hoogte. Dankzij smartphones en tablets kunnen zelfs diegenen die vaak op reis en onderweg zijn in contact blijven en zo dashboards opvolgen wanneer zij dit maar wenselijk achten.

In feite kunnen alle gebruikers rol-relevante, kritische informatie op een permanente basis volgen dankzij workspaces die contextuele gegevens, formulieren en samenwerkende groepen bijhouden op een startscherm. Doelstellingen kunnen worden ingesteld en automatische waarschuwingsmeldingen kunnen, indien er actie moet worden ondernomen, worden verzonden naar de juiste persoon.

Door gebruik te maken van deze typen waarschuwingssystemen worden bedrijven geholpen om alert te blijven voor mogelijke problemen, zoals een lage onderdeleninventaris of dalingen in de dagelijkse productie van een bepaalde lijn. Belangrijker nog: verder onderzoek kan worden uitgevoerd naar de oorzaak van het probleem, zodat kan worden voorkomen dat problemen zich herhaald voordoen.

Door de integratie van rolgebaseerde analytics kan personeel toezicht houden op de belangrijke drijfkrachten voor succes. Potentiële problemen kunnen worden vastgesteld en verholpen voordat zij escaleren tot problemen die de winstgevendheid bedreigen, zoals bijvoorbeeld de onmogelijkheid om een klant te bedienen of een onvoorziene stijging van de inkoopkosten.

Processen voor het vastleggen van gegevens, het genereren van rapporten, en om werknemers te waarschuwen kunnen grotendeels worden geautomatiseerd. De huidige, geavanceerde softwareoplossingen met een flexibel workflow-ontwerp maken mogelijk dat rapporten op vooraf bepaalde tijdstippen automatisch worden gegenereerd en aan personen worden afgeleverd. Zo kan het senior management bijvoorbeeld er voor kiezen om de belangrijkste kritische cijfers iedere ochtend naar hun smartphone te laten sturen, terwijl een productiemanager de getallen liever iedere ochtend, voor de productieronde op het werkstation, op zijn werkplek beschikbaar wil hebben.

Het automatiseren van registratieprocessen verhoogt de consistentie en verkleint de risico’s in verband met menselijke fouten. Het automatiseren van eenvoudige taken maakt daarnaast ook tijd vrij van werknemers, zodat ze zich meer kunnen concentreren op taken van een hoger niveau, zoals bijvoorbeeld het opbouwen van relaties met klanten.

Samengevat zijn er vier belangrijke voordelen van rolgebaseerde analytics:

Het verwerven van nieuwe afnemers

De huidige zakelijke intelligence-tools zijn flexibel en geavanceerd en verbeteren het besluitvormingsproces. Feiten kunnen zorgen voor de krachtige munitie die nodig is om goed berekende strategische zetten te kunnen doen. Vertrouwen in het eigen vermogen om besluiten te nemen, zal het senior management ook meer vertrouwen geven om nieuwe kansen te benutten. Nieuwe doelmarkten kunnen worden vastgesteld voor de verdere groei van de omzet en managers kunnen ook intern op zoek gaan naar nieuwe technieken voor het stroomlijnen van activiteiten en het beter omgaan met hulpbronnen.

De implementatie van een geavanceerde business-intelligence-strategie is daarom een van de meest essentiële stappen die een vooruitstrevende fabrikant kan nemen. Een stap die zeker zal leiden tot een betere winstgevendheid, verbeterde klanttevredenheid en betere kansen.

Doelen stellen

Met behulp van prestatiemanagement-tools wordt het ook mogelijk de jaarlijkse doelinstellingen op feiten te baseren, en ze te koppelen aan realistische mogelijkheden. Voorbij zijn de vage algemeenheden die meer bestonden uit hoop en droom dan uit beleid. Nu kan een stap-voor-stap aanvalsplan voor verbetering de troepen voorwaarts leiden. Een van de meest subtiele, maar belangrijke gebieden van transformatie is de veranderende houding die zich manifesteert in een bedrijf dat proactieve strategieën omarmt.

Toegang tot gedeelde, geïntegreerde data versterkt binnen een bedrijf de cultuur van samenwerking en van gemeenschappelijke doelstellingen. Het stelt de mensen in staat om ongeacht hun rol verder te kijken dan een enkelvoudig werkstation of hun primaire functieomschrijving. Elke persoon, van de contactcentermedewerker tot aan de planning-/dispatchmanager, speelt een rol bij de totale winstgevendheid van de fabrikant.

Problemen lokaliseren

Werknemers kunnen hun bijdrage leveren aan een initiatief voor procesverbetering. Gewapend met het instrumentarium voor het schrijven van rapporten en toegang tot de relevante gegevens kan personeel, ongeacht hun afdeling, helpen om opkomende problemen met langetermijngevolgen te lokaliseren. Zo kan de facturatiemanager bijvoorbeeld analytics gebruiken om de oorzaak van een afnemende kasstroom te onderzoeken. Techniek kan garantiegegevens gebruiken om ontwerpfouten vast te stellen en de inventarismanager kan zijn statistieken gebruiken om trends bij het gebruik van componenten vast te stellen, en zo de inkoopbehoeften te voorspellen. Social media en discussiegroepen kunnen worden gecontroleerd om trends van kopers en de te verwachten behoeften te volgen.

Data maken het makkelijker voor werknemers om hun werk efficiënt te doen. Personeel kan relevante kritische getallen en de prestaties bijhouden vanuit hun eigen specifieke interesse. Werknemers willen graag doelen bereiken. In plaats van vage terugkoppelingen gericht op ´succes´-gerelateerde doelen kan gewerkt worden op basis van concrete cijfers. En het allerbelangrijkst, gegevens kunnen worden bewaakt door de mensen die het meeste potentieel hebben om hands-on corrigerende maatregelen en preventieve acties te ondernemen. De business intelligence-gegevens worden daadwerkelijk gebruikt, in plaats van in lijvige rapporten stof te verzamelen op de hoek van een bureaublad.

Proactief zijn

Door personeel toegang te geven tot tools voor besluitvorming, tot contextuele gegevens en tot bronnen voor strategische planning kan een bedrijfscultuur worden gebouwd die proactiviteit ondersteunt, in plaats van reactief af te wachten. Personeel leert om beslissingen zelfstandig te nemen, grondig onderzoek naar gegevens over oorzaak-en-gevolg te doen en te beslissen, op basis van feiten. Medewerkers leren dat een trage respons niet langer aanvaardbaar is. Teams begrijpen dat er niet langer een excuus is voor het gissen naar historische gegevens, trends van producten of voor het in het wilde weg raden naar wat klanten willen. Nauwkeurigheid, planning van (klant)behoeften en voorspellingen zorgen voor verbeteringen in het hele bedrijf.

Toegang tot gegevens door het gebruik van technologie maakt het voor personeel mogelijk om een actieve rol te spelen bij het voortdurend verbeteren van processen. Recente onderzoeken tonen aan dat betrokken medewerkers de meest productieve werknemers zijn en dat zij de grootste bijdrage leveren.

Het delen van informatie met medewerkers stimuleert ook participatie en eigenaarschap van de rol-gerelateerde gegevens. Toegang tot gegevens over prestatiemanagement geeft medewerkers ook de verantwoordelijkheid voor het toepassen van deze informatie ten behoeve van het verbeteren van de resultaten. Werknemers worden op die manier gemotiveerd om belangrijke kwesties te beïnvloeden en ze zien ook de resultaten van dergelijke acties. Prestatiegegevens geven een voortdurende kritische terugkoppeling naar de werknemers, wat positieve acties versterkt.

Een betrokken werknemer zal alert zijn voor manieren om de doelmatigheid, de kwaliteit van de prestaties of de klanttevredenheid, overal in het productieproces, te verbeteren. De toegang tot prestatiegegevens helpt de werknemer kansen te onderkennen, oorzaak- en gevolgtheorieën te onderzoeken en mogelijkheden te ontdekken waar veranderingen kunnen worden aangebracht om activiteiten te stroomlijnen, levertijd te verkorten, gebruik van hulpbronnen te verminderen of te anticiperen op een behoefte die klanten hebben.

Personeel moet worden getraind om naar dergelijke mogelijkheden te zoeken, zich gemotiveerd voelen om de mogelijkheden van de beschikbare software in hun volle omvang te benutten en positieve feedback ontvangen voor het nemen van out-of-the-box-maatregelen. Nogmaals, toegang tot strategische business-intelligence-gegevens maakt dit mogelijk door het management in staat te stellen om de productiviteit van werknemers te bewaken en trends te volgen bij prestatieverbeteringen door individuen of door afdelingen.

Het is nu mogelijk om de productiviteit te maximaliseren, de inzet van werknemers te optimaliseren en scherp af te stemmen op behoeften en verwachtingen van de klant. Door middel van prestatiemanagement-systemen, hulpmiddelen voor besluitvorming, collaboratieve omgevingen en verbeterde werkruimten kan een nieuwe houding en dus een nieuwe cultuur binnen bedrijven opbloeien. Een cultuur die niet bereid is om genoegen te nemen met gemiddelde prestaties. Rolgebaseerde analytics zorgen voor een proactieve mentaliteit voor het bedrijf en bevorderen het geven van prioriteit aan snelle en flexibele aandacht voor nieuwe ideeën.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van InforBenelux
Theo Koster
Infor - Regional VP Infor Benelux

Theo Koster is Regional VP bij Infor Benelux. Infor is wereldwijd de op twee na grootste leverancier van enterprise applicaties en diensten.

 
Reacties
Patrick de Brabander op vrijdag 9 augustus 2013 11:08

Mooi verhaal en kan inderdaad bijdragen om de productiviteit te verhogen. De praktijk is alleen echter dat in de basis niet goed wordt nagedacht over het dataconcept en de kwaliteit van de data. Veel van dit soort initiatieven lopen hierop vast helaas.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.