Artikel

Hoe de integratie van enterprise software evolueert

Veel mensen in het bedrijfsleven hebben een hekel aan de software die hun bedrijf gebruikt. Leidinggevenden gaan met tegenzin akkoord met de tekortkomingen van de software, omdat ze het gevoel hebben dat ze weinig praktische alternatieven hebben. Velen denken dat enterprise software per definitie complex en moeizaam is. Meestal komt dat voort uit het feit dat verschillende systemen simpelweg weigeren om met elkaar samen te werken. Het samenvoegen van ongelijksoortige softwaresystemen tot een samenhangend geheel vormt daarom al jaren een ongrijpbaar doel voor IT-afdelingen.

Maar er zijn ook alternatieven voor geïsoleerde propriëtaire applicaties. Voor een commercieel bedrijf zijn processen belangrijk en moeten die snel, eenvoudig en allesomvattend zijn. Dit betekent dat de software die deze processen mogelijk maakt en in veel gevallen beheert aan elkaar gekoppeld moeten zijn. Er is geen beter voorbeeld dan het moment waarop die koppelingen ontbreken en complexe onderling afhankelijke bedrijfsprocessen tot stilstand komen.

In het ergste geval is een bedrijf niet in staat producten te verzenden of klanten een factuur te sturen. De cashflow kan teruglopen. Of de honderden operationele rapportages, executive dashboards en meetinstrumenten die bedrijven inzetten om het te besturen, worden onbruikbaar. De systemen en dashboards verzamelen alle gegevens van diverse softwareapplicaties die het bedrijf gebruikt. En wanneer de software niet is geïntegreerd, is het bedrijf stuurloos.

Aan de andere kant kan een klein integratieprobleem ook ingrijpende nadelige effecten hebben. Gebruikers moeten vaak schakelen tussen verschillende applicaties om alle informatie te vinden die ze nodig hebben om een goede beslissing te nemen. Daarnaast blijft het makkelijker om informatie op internet te vinden dan via softwareapplicaties op kantoor. Ook het gebruik van bedrijfssoftware is nog niet zo eenvoudig als applicaties voor consumenten. En ondanks de opkomst van het mobiele tijdperk hebben veel gebruikers geen toegang tot een bedrijfssysteem via de smartphone. Dit belemmert de productiviteit, maakt het voor werknemers moeilijker hun werk te doen en leidt tot vertragingen in belangrijke processen. Allemaal zaken die voortvloeien uit een gebrek aan integratie.

De vraag is dan ook niet ‘waarom wij moeten integreren?’, maar ‘hoe kunnen we het beste integreren?’

Middleware 1.0

Middleware begon als een voor de hand liggend antwoord op het probleem rond de integratie van software. Het is een technische softwarelaag die gebruikers nauwelijks opmerken. De functie van middleware is het maken van verbindingen. Separate softwaretoepassingen kunnen daardoor met elkaar verbonden worden en zodanig samenwerken dat de productiviteit wordt verbeterd. Middleware beheert bijvoorbeeld de datastroom en de manier waarop informatie van verschillende software wordt gepresenteerd.

Middleware begon met de creatie van op maat geschreven code die van de ene naar de andere applicatie wordt vertaald - en ‘point-to-point’ integratie levert. Al snel ontwikkelde dit zich tot een reeks geavanceerde producten die vaak wedijverde met de complexiteit van de gekoppelde applicaties.

Toch brengt middleware vele uitdagingen met zich mee. Het is moeilijk te installeren, tijdrovend om te implementeren en lastig om te beheren. Middleware van bijvoorbeeld een softwareprovider wordt geleverd op meer dan 70 disks. Het kan maanden of zelfs jaren duren om het goed te implementeren. 

Eenmaal geïnstalleerd kan middleware net zo veeleisend worden als de software die het moet verbinden. Iedere keer dat een IT-organisatie een softwaretoepassing wijzigt of upgradet kan dit van invloed zijn op de wijze waarop deze communiceert met andere toepassingen en kan de integratie verbroken worden. Dit voorkomt dat de applicatie met andere systemen communiceert en vereist een middleware update.

Omdat applicaties van verschillende leveranciers de neiging hebben om geüpgradet te worden op basis van ongecoördineerde schema’s, staan IT-afdelingen voor een lastig dilemma. Zodra een update beschikbaar is, kunnen ze de applicatie upgraden. Maar dat kost veel geld en inspanningen die geen zakelijk voordeel opleveren afgezien van het draaiend houden van de software zoals voorheen. 

Een alternatief is dat de IT-afdeling de software upgrades zo lang mogelijk uitstelt. Hierbij worden de investeringen qua arbeidsuren voor het handhaven van integratie ontzien maar kunnen zakelijke gebruikers niet profiteren van functionele verbeteringen die samenhangen met de nieuwe versie.

Dus hoe kan een bedrijf evenwicht bereiken in het waarborgen van integratie zonder een slaaf van integratie te worden?

Verbeterpunten

Ten eerste moet de koppeling tussen applicaties losser worden zonder dat de veiligheid en compleetheid van nauw verbonden integratie worden opgeofferd. In de meeste gevallen kunnen veel softwaretoepassingen losjes worden gekoppeld met als resultaat veilige integratie en zinvolle, bruikbare gegevens voor de gebruikers.

Dit kan worden gebaseerd op een Enterprise Service Bus (ESB). Een voorbeeld: Een postbedrijf stuurt inkooporders, verkooporders of documenten over de levering naar afdelingen van een organisatie doordat elk document voorzien is van een tag die geschreven is een taal die uitlegt wat het document is en wat het moet doen. Het toevoegen van een intelligente workflow om deze documenten rond te sturen terwijl de processen gemonitord worden om zo uitzonderingen te identificeren en te rapporteren, zorgt voor extra waarde.

Zodra dit op orde is, kan er geprofiteerd worden van intelligente geïntegreerde applicaties. Gebruikers zouden naar elk element in de gegevens moeten kunnen zoeken waaronder de naam van de klant, de naam van de contactpersoon, het factuurnummer etc. Dit is momenteel lastig omdat veel enterprise applicaties hun eigen gegevensstructuren hebben waardoor gegevens tussen applicaties niet gedeeld kunnen worden tenzij er een master data warehouse is gecreëerd. Zo’n warehouse is vaak duur en een omvangrijke klus die eigenlijk niet nodig is als er sprake is van intelligente integratie.

De volgende stap betreft proactieve zoekmogelijkheden. Kernwoorden of elementen uit alle zakelijke applicaties kunnen worden gevolgd. Zodra deze gegevens verschijnen, kan een proactieve zoekmogelijkheid de gebruiker via e-mail, sms of zelfs twitter waarschuwen zodra een proces of status verandert en betrekking heeft op de betreffende gegevens. Een verkoper kan het systeem zodanig instellen dat hij naar de naam van een bepaalde klant zoekt. Het systeem waarschuwt de verkoper dan zodra het bedrijf een bestelling heeft ontvangen, heeft verstuurd of een betaling heeft ontvangen.

Integratie maakt ook contextuele informatie mogelijk. Door na te gaan waar in een werkproces een gebruiker zich bevindt, kan het systeem informatie presenteren dat op dat moment geschikt is. Het systeem kan automatisch business intelligence, content en berichten tonen op juist dat moment dat het nodig is zonder dat de gebruiker ernaar op zoek is. Het verschijnt op het scherm al voordat de gebruiker doorheeft dat het nuttig zou kunnen zijn.

Tenslotte kan integratie ook mobiele mogelijkheden faciliteren. Een bedrijfssysteem gebruiken zonder daarvoor toegang te hebben tot een desktopcomputer is een van de volgende grote stappen. Het invullen van declaratiesheets terwijl je in de rij staat om aan boord van een vliegtuig te gaan of het controleren van de status van bestellingen via een telefoon, tablet of laptop terwijl men bij een klant op bezoek is, bespaart tijd en verhoogt de productiviteit.

Intelligente integratie is van belang voor bedrijven die op zoek zijn naar het behalen van concurrentievoordelen in de huidige economie. Slimmer werken en sneller reageren dan de concurrentie zijn cruciaal geworden om te overleven. Om dit te doen moet de software in het hele bedrijf samenkomen, inzicht opleveren, waarde bieden en groei stimuleren. 

 

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van InforBenelux
Theo Koster
Infor - Regional VP Infor Benelux

Theo Koster is Regional VP bij Infor Benelux. Infor is wereldwijd de op twee na grootste leverancier van enterprise applicaties en diensten.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.