Hoe maak je de PXA ondanks hoge werkdruk in het project?

Idealiter is een project start architectuur document in enkele weken te maken voorafgaand aan de start van een project of programma. In de huidige praktijk wordt dit niet gedaan of is dit de meeste gevallen om verschillende redenen niet haalbaar.

Wanneer nu een project of programma al een eind onderweg is, iedereen onder tijdsdruk staat, de stuurgroep en opdrachtgever niet het gevoel meer hebben te kunnen sturen, is het moment daar om de PXA te maken.

De PXA kan een project uit stilstand halen of behoeden voor een crisissituatie. De PXA vervangt dan in dit geval de project start architectuur en geeft het project meteen een extra 'boost'.

De PXA kan worden gezien als aanvulling of vervanging van de project start architectuur voor opdrachtgevers en stuurgroepen. De PXA trekt de architectuur van tactisch logisch niveau naar conceptueel strategisch niveau.

In elk project, hoe zeer dat nu onder tijdsdruk verkeert, is altijd in korte tijd de PXA te maken. Informatie over eisen, architectuur en ontwerp horen in elk project altijd voldoende scherp en helder in projectdocumentatie te staan.

Als dat niet het geval is, is het onmogelijk dat de opdrachtgevende stuurgroep richting projectleider en projectmedewerkers voldoende sturing en controle hebben. Als het maken van de PXA niet makkelijk gaat is dat een teken aan de wand.

De PXA smeedt drie handvatten aan elkaar: eisen, architectuur en ontwerp.

In elk project waar iets ontworpen, gerealiseerd of geïmplementeerd wordt zijn er eisen die worden gesteld door opdrachtgever en stuurgroep. Het probleem in veel projecten is echter dat niet iedereen die in het project is ondergedompeld onder het werk, voldoende scherp in beeld heeft wat de oorspronkelijke strategische uitgangspunten zijn als onderdeel van de eisen.

Het antwoord hierop is: neem in de PXA een paar dia's op die de belangrijkste uitgangspunten van het project vermelden, voorzien van veelzeggende schetsen en cartoons. De informatie over eisen dient altijd voor de projectleiding en de architecten voorhanden te zijn. Is dat niet het geval, dan laat het maken van de PXA indirect zien dat het project niet te toetsen is op juiste scoping en prioriteiten. De belangrijkste uitgangspunten zijn bij elk project echter altijd binnen een week opnieuw op te halen bij de bron.

Als het project weinig tot geen resources heeft om de PXA te maken, dan blijkt in de praktijk altijd wel een architect of een strategisch beleidsmedewerker beschikbaar te zijn, met voldoende body, om de benodigde informatie voor de PXA te verzamelen en deze te verwerken in visualisaties in de powerpoint presentatie.

Het opstellen van een PXA vraagt om drie kwaliteiten van de makers:

1. Conceptueel denkvermogen in enterprise architectuur, IT-innovatie en bedrijfs- transformatie.
2. Veel werkervaring en specialisatie in de te ontworpen integrale bedrijfs-/IT-oplossing.
3. Creativiteit, durf en visueel ingesteld zijn. Ook al heeft u (nog) geen tekentalent, dan nog bent u in staat een PXA te maken.

Kortom: Er is altijd gelegenheid, reden en mogelijkheid tot het maken van de PXA. Er is in feite geen reden om het niet te doen.