Artikel

Architecten: verhalenvertellers

Er waren eens een koning en een koningin. Ze waren gelukkig samen en regeerden het land naar volle tevredenheid. In de grote zaal van hun kasteel sprak de koning recht. In de balzaal werden grootse banketten en feesten gegeven. Een van de torens was ingericht als gastenhuis voor bezoekers uit andere landen. Op het binnenplein werd elk jaar de grote jaarmarkt gehouden. Om het kasteel lag een mooie slotgracht...

Ik gaf ooit een training over het gebruik van verhalen door architecten. Ik begon met uitgebreid de voordelen op te sommen van het werken met verhalen. Ik gaf ook met verve af op het gebruik van saaie PowerPoint-presentaties. Na een minuut of tien vroeg een van de deelnemers waarom ik al mijn punten met PowerPoint-bullets had samengevat en waarom ik eigenlijk niet met een verhaal was begonnen. Ik kon wel door de vloer zakken. Hij had groot gelijk. Als je overtuigd bent van de kracht van verhalen, vertèl dan verhalen!

Op een heuglijke dag werd een prinsje geboren. Al toen de koningin in verwachting was werd de tweede toren van het kasteel opgeruimd. Toen het prinsje geboren was gingen timmerlieden en hofdames aan de slag om de toren in te richten als Prinsentoren. Als het kind op zou groeien kon hij in zijn eigen toren slapen, les krijgen en spelen. Toen de prins twee jaar oud was werd er nog een prinsje geboren. Niet lang daarna volgden nog twee prinsesjes en een prinsje. Elke keer dat er een kind bij kwam werd het kasteel opnieuw ingericht. De nieuwe prinsjes en prinsesjes moesten natuurlijk hun eigen vertrekken hebben. Niet alles hoefde nieuw gemaakt te worden. De speelzaal konden ze best delen en er hoefde maar één klaslokaal te zijn. Maar toch, bij elk nieuw prinsje en prinsesje moest er even worden gepuzzeld. Naast de Prinsentoren kwam er zo ook een Prinsessenvleugel in het paleis.

Verhalen kunnen een wijsheid bevatten die niet in een UML of BPMN diagram kan worden uitgedrukt. Ik heb het dan niet eens over het feit dat de business de syntax van deze formele talen niet kent. Zelfs als jouw doelgroep de diagrammen begrijpt, vertellen ze alleen maar de bare bones, het skelet van de boodschap. Het vlees en bloed, de emotie, de dilemma’s en afwegingen – de aspecten die jouw verhaal realistisch en geloofwaardig maken – adresseer je er niet mee. Daarmee mis je een wezenlijk deel van het architectenwerk. Een architect moet systemen realiseren met waarde voor de organisatie. Hij moet anderen betrekken en inspireren. Zijn visie moet hij aansprekend overdragen. Hij moet samenwerken met veel partijen met mogelijk tegenstrijdige belangen. Om zijn oplossingen tot een succes te maken moet hij veranderprocessen faciliteren en om kunnen gaan met dilemma’s en afwegingen. Met alleen rationele argumenten en formele diagrammen komt hij er niet.

De prinsen en prinsessen groeiden op en werden volwassen. Eén voor één werden ze verliefd. Soms op een prinses uit een ander land, soms op een boerenknecht uit een dorp verderop. Het maakte niet uit. Eén voor één trouwden ze en de koning en koningin verwelkomden elk nieuw schoonkind van harte. Voor elk prinsenpaar werd het kasteel verbouwd zodat zij er konden wonen. De gezinnetjes vonden dat heel fijn, maar wilden wel wat privacy. De gasten werden voortaan in de herberg in het dorp ondergebracht. Zo kon de Gastentoren ook door de familie bewoond worden. Ook dat was al snel niet afdoende meer. De torens werden hoger gemaakt. Hier kwam een uitbouw die boven de slotgracht hing, daar werden zalen gebouwd, ook in alle hoeken van het binnenplein. De koning had een kundige bouwmeester in dienst en vaardige metselaars en loodgieters. Geen uitdaging was te groot.

Nog wat jaren later werden de eerste kleinkinderen geboren. Naar goed gebruik werd ervoor gezorgd dat ook zij hun eigen ruimte kregen. Net als hun ouders destijds hadden zij recht op hun eigen plekken om te slapen, leren en spelen. De zaal waarin de koning rechtsprak was allang geen grote zaal meer en de balzaal was een zaaltje geworden dat alleen nog maar voor kleine feestjes kon worden gebruikt. Uitbouwen werden vergroot en met kunstige stellages gestut. Tussen torens werden overspanningen gemaakt waarop weer even kon worden voortgebouwd.

Dit verhaal schreef ik ooit in de context van een CBD-traject. De metafoor van het alsmaar uitdijende kasteel bleek zeer herkenbaar: voor architect én opdrachtgever, voor ontwikkelaar én eindgebruiker. De alsmaar groeiende uitdagingen voor de bouwers in het verhaal zijn vergelijkbaar met situaties in menig IT-praktijk. In eerste instantie was het verhaal bedoeld om business-mensen bewust te maken van een onhoudbare situatie binnen de IT-organisatie. De systemen die tien jaar geleden voor het eerst ontwikkeld waren, hielden het niet lang meer. Om te appelleren aan de emoties die deze situatie opriep, gaf ik het verhaal een enigszins pathetisch eind:

Toen de vijfde prins zijn vijfde kind kreeg, waren de mogelijkheden uitgeput. Tot dan toe had de bouwmeester steeds weer oplossingen kunnen bedenken voor de vraag naar meer ruimte. Tegen zijn zin had hij af en toe om raad moeten vragen bij andere bouwmeesters en altijd waren ze eruit gekomen. Nu kon het niet meer. De waterleidingen en riolen waren een onontwarbare knoop geworden. De binnen- en buitenmuren liepen zo in elkaar over dat nergens meer iets kon worden verbouwd. De torens konden niet hoger anders stortten ze in onder hun eigen gewicht.

De bouwmeester was ten einde raad en vroeg audiëntie bij de koning. Voor het jongste kleinkind was geen plaats meer op het kasteel…

Dit verhaal heb ik sindsdien in verschillende vormen en variaties voor tal van doelen gebruikt. Bijvoorbeeld om een discussie te openen over hoe verder? Het open einde nodigt hiertoe uit: gaan wij nóg meer ingenieuze constructies bedenken om ook deze wens nog te honoreren, of moeten we op zoek naar alternatieven? Een andere toepassing van het verhaal was bij een brainstorm over oplossingsrichtingen: wat moet de koning besluiten? Komt er een nieuw kasteel? Krijgt elk kind zijn eigen kasteel? Zijn de kinderen te verwend en moeten ze maar eens met wat minder tevreden zijn? En wat betekenen deze oplossingen in het sprookje voor de werkelijkheid van ons IT-landschap?

Zelf houd ik van het gebruik van metaforen en verpak ik mijn boodschap graag in dierenverhalen of sprookjes. Maar een goed gekozen anekdote is ook heel waardevol. Vertel over die keer dat je de plank enorm missloeg en je hebt de sympathie van het publiek: eindelijk eens een architect die niet doet alsof hij onfeilbaar is. Je demonstreert in alle openheid dat je van fouten kunt leren. Er zijn oneindig veel soorten verhalen. Vertel ze. Een goede architect is een verhalenverteller.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van arjenuittenbogaard
Arjen Uittenbogaard
Inspearit / CIBIT Academy - Senior adviseur, coach en docent

Arjen Uittenbogaard werkt als senior adviseur, coach en docent procesverbetering, agile systeemontwikkeling en requirements engineering bij inspearit/cibit academy. In veel van zijn opdrachten zet hij storytelling in als instrument om zicht te krijgen op problemen, om een gezamenlijk beeld te vormen over richting en doel, en om beelden te delen en uit te dragen. Het verhaal over het kasteel is te vinden op zijn blog en mag voor niet-commerciële doelen gebruikt worden mits Arjen als schrijver wordt vermeld.

 
Reacties
Karel van de Meent op dinsdag 24 januari 2012 9:32

Boeiend artikel.
Verhalen vertellen is inderdaad een mooi middel om een ongrijpbaar probleem tastbaar te maken. Gevaar is natuurlijk dat de metafoor gezien wordt als het echte probleem. Uit ervaring weet ik dat het zeker helpt om snel tot oplossingen te komen. De balans tussen de voordelen en de nadelen is zeker positief.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.