Artikel

Poster: Leveren van ICT-services afgestemd op gebruikerseisen

Met deze structuurvisie van het concept ‘ICT-services leveren afgestemd op gebruikerseisen’, laat ik zien hoe in de organisatie een ononderbroken vernieuwingsketen voor ICT-dienstverlening aanwezig dient te zijn. Door een integraal bedrijfs-/ICT-concept met een structuurvisie te visualiseren binnen de context van het bouwwerk ‘de onderneming’, wordt de visualisatie minder zwaar gemaakt en blijkt het in de praktijk beter bruikbaar te zijn als discussiestuk of oplossingsrichting. De vraag is nu: is in uw organisatie de keten ook ononderbroken en maakt u voldoende gebruik van structuurvisies?

Een structuurvisie is een grove visualisatie die een idee, aanpak of oplossingsrichting verbeeldt. Het is vaak een informele visualisatie ter ondersteuning van visievorming. Met een structuurvisie concretiseer je de visie die je hebt.

Een structuurvisie maak je vaak met blokken, pijltjes en plaatjes. Het gaat meer om de snelheid van visualiseren van de geboden vluchtige informatie, de mate waarin alles nog vloeibaar is, en de communicatieboodschap samen met het effectgedrag. Het grote voordeel van een structuurvisie is dat je in korte tijd een gemeenschappelijk beeld en begrip kunt creëren in bijvoorbeeld een directieteam over een te kiezen oplossingsrichting. Na de keuze is de visualisatie niet meer dan een grof kader, en is ter ondersteuning van de te maken keuze(n) van zeer grote toegevoegde waarde. De structuurvisie op deze poster is conform Dragon1, de open methode voor Visuele Enterprise Architectuur.

De opbouw en inhoud van deze Dragon1 voorbeeldposter

Deze structuurvisie toont drie omgevingen: 1) De omgeving van de klant, 2) de omgeving van de onderneming en 3) de omgeving van leveranciers en ketenpartners.

De omgeving van de onderneming is onder andere opgedeeld in een bedrijfsgedeelte (waarin ICT wordt gebruikt), en een ICT-beheer gedeelte waar ICT-infrastructuur en informatievoorziening beschikbaar worden gesteld samen met leveranciers aan gebruikers (en eventueel de klanten, denk aan bijvoorbeeld een selfservice website).

De voorbeeldposter visualiseert verder het volgende verhaal:

De gebruikers van ICT in de business maken gebruik van applicaties en databases via hun digitale werkplekken. De wereld verandert, het werken verandert, de producten en diensten die worden geleverd veranderen en de ICT-industrie maakt nieuwe zaken mogelijk. Hierdoor stellen deze gebruikers van de ICT nieuwe eisen aan de ICT.

Zonder deze eisen te stellen hebben de ICT-ers in de organisatie, verantwoordelijk voor beheer en levering, al sowieso ideeën over vernieuwingen en hoe alles beter kan met ICT. Echter op het moment dat de ICT-services worden vernieuwd of verbeterd zonder dat daar vanuit de business vraag naar is of behoefte aan is, kan dat volledig verkeerd uitpakken.

Bijvoorbeeld sommige ICT-oplossingen vragen nieuwe vaardigheden van medewerkers die nu nog niet aanwezig zijn, of zijn nieuwe ICT-oplossingen nog niet stabiel genoeg om de constante kwaliteit te leveren die de klant vraagt en de business wil of moet leveren (denk maar aan de Belastingdienst. Dat mag nooit fout gaan!).

Omdat diensten steeds vaker via internet aan klanten worden aangeboden is het ook van belang om niet te ver voorruit te hollen op de praktijk gezien de ICT-omgeving die klanten hebben.

Dit is bijvoorbeeld één van de redenen waarom ICT-standaardisatie, eenvoudige en generieke modulen zo belangrijk zijn als oplossingsrichtingen, anders krijg je het bijna niet voor elkaar om ondernemingsoverstijgend verschillende omgevingen aan elkaar te koppelen.

De poster toont nadrukkelijk dat eerst de eisen van de gebruikers van de business, indirect de eisen van de klanten (consumenten en ondernemers) en direct de eisen van de leveranciers en ketenpartners mee moeten worden genomen, en dat daarna pas de ICT-organisatie de ICT-omgeving mag, kan of gaat vernieuwen.

Bij de ICT-organisatie dient men niet alleen de eisen aan ICT van de gebruiker te weten, maar ook een beeld te hebben aangaande de bedrijfsprocessen en werkprocessen waarin de ICT wordt gebruikt. Noem dit business/IT alignment of noem dit informatieanalyse, in de praktijk is nog al te vaak deze gang van zaken ver te zoeken.

Het principe dat in de organisatie op gang geholpen dient te worden is: door eerst de gebruikers eisen te laten stellen aan ICT zijn de maatregelen die worden genomen ter verbetering aan ICT veel beter te beargumenteren en te legitimeren, waarmee de ICT-innovatie duurzamer en toekomstvaster zal zijn.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van markpaauwe
Mark Paauwe
Dragon1 Inc. - CTO

Mark is zeer actief in het enterprise architectuur vakgebied. De kans is groot dat je hem op een evenement tegenkomt en dat het gesprek al gauw over architectuurvisualisaties en architectuurprincipes gaat.

 
Reacties
Mark Paauwe op vrijdag 8 juli 2011 8:52

Ik krijg verschillende vragen over de Dragon1 voorbeeldposter. Hier onder geef ik antwoord op drie vragen.

Vraag 1. Mag ik de poster afdrukken, ophangen op mijn werkplek en gebruiken als voorbeeld?

Antwoord: Ja, dat is juist de bedoeling van deze poster, om te helpen een gemeenschappelijk beeld en begrip over ICT-Infrastructuur, Informatievoorziening en business op te stellen en te creeren voor de organisatie. Let er vooral op dat je alle begrippen die je op de poster gebruikt goed in samenhang definieert en dat je de symbolen die je gebruikt ook in de legenda plaatst.

Vraag 2. Kan ik deze poster ook in wijzigbaar voorbeeld krijgen?

Antwoord: Ja, onder bepaalde woorwaarden. Een Dragon1-documentsjabloon voor A0, A1, A2 en A3 formaat PowerPoint en Visio kun je krijgen door mail naar mij te sturen (mark@paauwe.info).

Vraag 3. Geef je ook presentaties waar bij je uitlegt hoe je van scratch af aan een dergelijke poster maakt en wat nut en noodzaak is van deze poster voor directie, management en medewerkers?

Antwoord: Ja, als een organisatie een groep van architecten of managers heeft die geinteresseerd is hoe je zo een poster maakt voor een project, programma of vernieuwing kom ik graag daar een presentatie over geven.
Zo laat ik dan een glossy A3-formaat fysieke architectuur ontwerpboek zien waarin de poster context heeft gekregen en onderdeel is (AS-IS of TO-BE) van een strategische vernieuwing. En bij een poster hoort in principe ook een toelichtingsdocument dat ondersteund bij de doorontwikkeling van de poster.

Mark Paauwe op zondag 4 september 2011 20:10

Onlangs kreeg ik de vraag: wanneer is deze poster echt interessant voor een CIO?

Mijn antwoord daarop is: door inzichtelijk te maken welke kosten operatie en beheer van bepaalde IT-services met zich meebrengen en hoeveel een noodzakelijke verandering aan bepaalde IT-services kost om aan de kwaliteitseisen en prestatieeisen tegemoet komen, wordt de poster in één klap de meest interessante benefitsvisualisatie die de CIO in tijden heeft gezien.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.