Artikel

BPM en Enterprise Architectuur - Verbinders in verband

Business Process Management (BPM) en Enterprise Architectuur (EA) zijn vakgebieden die op het eerste oog geen zichtbare overlap lijken te hebben, maar is dat werkelijk zo? In dit artikel geven we een beeld van de overlap die wij zien tussen BPM en EA en van de voordelen die een nauwe samenwerking tussen Architecten en BPM consultants kan bieden. Vervolgens zetten we de ontwikkeling in de vakgebieden en de benodigde skills af tegen de ontwikkelingen die we in de maatschappij zien in het algemeen, en bij organisaties waar wij actief zijn in het bijzonder.

Verbinders

Dit artikel is geschreven door Els Booij, Petra Hendriksen, Yvette Hoekstra, Pieter Hörchner, Maurice Stalder, Roger Wannee, Marnix de Graaff en Rob van Wees.

De Enterprise Architect en de BPM consultant zijn allebei verbinders. Ze willen allebei de organisatie zo goed mogelijk helpen om efficiënter en effectiever te werken door veranderingen door te voeren. Ze verbinden daarbij de toekomstbeelden aan de huidige situatie en aan stappen om de veranderingen door te voeren. Ze verbinden business aan IT, ze verbinden inhoud aan gevoel en verbinden oplossing aan het verandervermogen van de organisatie. Beide gebruiken ze een combinatie van domeinkennis, analytische vaardigheden en structurerende en modellerende technieken om complexe vraagstukken beheersbaar te maken. Beide vakgebieden leveren oplossingen met hun eigen aanpak en werkwijze voor vergelijkbare problematiek. Samenwerking tussen BPM en architectuur brengt het beste van twee werelden samen.

Even wat definities:

  • De Enterprise Architect definieert en waarborgt een omvattende en samenhangende view op het gebied van business, informatie, systemen en technologie, om daarmee business veranderingen mogelijk te maken, ondersteund door IT.
  • Een BPM consultant analyseert, modelleert en verbetert bedrijfsprocessen, ondersteund door (BPM) tooling, om een doorlopende optimalisatie van de business te realiseren, binnen de kaders van de businessarchitectuur.

BPM consultants en Enterprise architecten zijn beiden werkzaam op het gebied van de bedrijfsprocessen. In de praktijk richt het merendeel van de BPM consultants zich op het inrichten van bedrijfsprocessen, terwijl de meeste enterprise architecten zich bezig houden met de inrichting en samenhang van informatievoorziening en het systeemlandschap. Om deze reden kwamen BPM consultants en business architecten elkaar tot voor een jaar geleden in projecten niet vaak tegen. Maar dit verandert: door het toenemende belang van een goede inrichting van de organisatie bewegen beide vakgebieden zich naar elkaar toe.

Ondanks, of juist dankzij, een gedeeltelijke overlap van de werkterreinen van BPM consultants en architecten kunnen in projecten hooglopende ruzies ontstaan. Die gaan dan vaak over definities en over met welke bril naar een business vraagstuk te kijken om de complexiteit ervan te structureren. BPM consultants voelen zich bedreigd door de enterprise architecten die volgens hun de waarheid in pacht denken te hebben, die deze voortdurend willen uitleggen en die de organisatie op hoger niveau willen beïnvloeden. Architecten op hun beurt hebben last van BPM consultants die in hun optiek onvoldoende breed kijken, te snel keuzes willen maken in oplossingsrichtingen en de politieke en de veranderkundige insteek die architecten hanteren niet begrijpen.

De werkwijze van BPM consultants is in principe vraaggedreven. De BPM consultant vraagt zich af wat het probleem is en hoe dat is op te lossen. BPM is een goed gedefinieerde discipline, waarvan de markt over het algemeen een duidelijk beeld heeft. Enterprise Architectuur beschrijft soortgelijke zaken als BPM, maar vanuit een strategisch perspectief en gericht op de lange termijn. Het brengt (evenals BPM) bedrijfsfuncties in kaart en analyseert processen. Dit gebeurt op een hoger niveau dan bij BPM, en met een ander startpunt en met andere doelstellingen. Bovendien besteedt Enterprise Architectuur expliciet aandacht aan de informatiehuishouding, met als doel een duidelijke brug naar de systeemontwikkeling te kunnen leggen, bijvoorbeeld door het vastleggen van kaders, uitgangspunten en principes.

De noodzaak om te voldoen aan complexe wet- en regelgeving heeft in organisaties een stroomversnelling in de bewustwording van de noodzaak voor goede processturing met zich meegebracht. Dit heeft als gevolg dat BPM vraagstukken complexer en omvangrijker worden. Ook hogere eisen aan de time-to-market dwingen proceseigenaren om processen sneller en frequenter bij te stellen. Deze frequente bijstelling vereist een flexibel ontwerp waarin ook de consequenties voor de informatiesystemen zijn meegenomen.

Door deze toename in complexiteit én vanwege de wens om overzicht en inzicht in het proces te verkrijgen wordt het gebruik van abstractieniveaus in procesbeschrijvingen noodzakelijk. Een andere reden voor toenemende uniformering van notatiewijzen is dat procesbeschrijvingen steeds vaker hergebruikt worden voor pakketimplementatie, systeemontwikkeling en dergelijke. Dit zijn typische architectuurvraagstukken, waarmee BPM dus steeds meer te maken krijgt. Daarnaast gaat het bij de architectuur allang niet meer alleen over systemen en infrastructuur. Inzicht in de business en informatie is essentieel om de juiste systemen te ontwikkelen. De moderne architect beschrijft dan ook het lT- én het businesslandschap.

Wat brengt de toekomst?

We zien nu al dat de vakgebieden van BPM en Enterprise Architectuur in scope en werkwijze naar elkaar toegroeien. Hoe zal dat zich in de komende jaren ontwikkelen? Je kunt terecht zeggen dat dit koffiedik kijken is, maar er zijn wel degelijk trends aan te geven die een duidelijke impact hebben op de maatschappij, en daarmee op hoe organisaties opereren. In deze paragraaf worden enkele, lang niet alle, trends in maatschappij en techniek benoemd met de mogelijke impact op organisaties, en daarmee op de behoefte aan BPM en Enterprise Architectuur.

Zowel de maatschappij als de techniek veranderen langs onduidelijke lijnen. Veel van de voorspellingen die deskundigen over de afgelopen jaren deden zijn dan ook niet of anders uitgekomen. Wat wel steeds klopt is het feit dat veranderingen steeds sneller gaan, zelfs zodanig snel dat niet zozeer de snelheid van verandering de constante meer is, maar de versnelling van de verandering.

Trends hebben de neiging om zich, soms meer, soms minder door te zetten. Waar ze eindigen is veel moeilijker te voorspellen. De vragen over de toekomst zijn daarmee wel te bedenken, de antwoorden zijn stukken lastiger te geven. Uit het verleden is echter gebleken dat zij die “over de golf heen” kunnen kijken het meest succesvol zijn.

Hieronder staan enkele belangrijke trends die we in de maatschappij en bij onze klanten zien:

Mensen veranderen

De verwachtingen en het gedrag van de jeugd van vandaag - de werknemers van morgen - zijn anders dan die van de generatie ervoor: veel sterker groepsgericht. MSN, Twitter, Facebook en Hyves zijn de plekken waar je je vrienden spreekt en volgt. De cultuur op het internet is een meritocratie, “the brand Me” is daar de realiteit. Er ligt een publish-and-subscribe informatienetwerk tussen grote aantallen mensen. Het gedrag van (bijvoorbeeld) groepen op Twitter heeft veel weg van swarming. De invloed van deze sociale netwerken lijkt steeds sterker te worden. De recente ontwikkelingen in de Arabische wereld zijn hier een goed voorbeeld van.

De technologie verandert

Eén van de “wetten” die nog steeds opgaat is die van Moore. Nog altijd is elk jaar het aantal transistors op een processorchip verdubbeld. De verwerkingscapaciteit groeit mee. Onder andere hierdoor zijn er technologietrends die standvastig doorzetten. Virtualisatie zet steeds verder door, Cloud wordt gewoon.

Organisaties veranderen mee met technologie en maatschappij

Hoe passen de verwachtingen van de jonge generatie nog bij de gevestigde bedrijfsmodellen? Hoe past een meritocratie bij een opsplitsing in afdelingen en vastomlijnde functies? Hoe passen processen bij het groepsgedrag van de jonge generatie? Hoe passen de werkstroombeheersing en governance van vandaag bij publish-and-subscribe informatiestromen?

De markt waarin organisaties opereren verandert

Technologie is nu al een commodity, het is nu al moeilijk om je daarmee te onderscheiden. Organisaties zullen zich op een andere manier moeten presenteren en zich op een andere manier specialiseren. Zal bijvoorbeeld de meritocratie van het internet zich verspreiden naar hele organisaties?

Het vakgebied verandert

Tot nu toe werden bedrijfsprocessen steeds complexer om te kunnen voldoen aan allerlei eisen en klantwensen. Er is nu al de trend voor organisaties om zich op hun core business te richten. In de processen zie je in hele industrieën convergentie in de interne processen naar (dezelfde) best practices. Worden bedrijfsprocessen en Enterprise Architectuur daardoor ook commodity? Aan de andere kant zijn grenzen tussen organisaties aan het vervagen: doordat ze hun niet-core processen elders gaan beleggen zullen processen, applicaties en de onderliggende infrastructuren over steeds meer groepen organisaties heen gaan lopen. De complexiteit van die “extended enterprise” neemt daarmee enorm toe (zie ook het kader ‘De aard van complexiteit’).

Samenvattend: de maatschappij verandert, mensen worden anders door hun omgeving bekeken en gewaardeerd. De technologie verandert, verwerkingscapaciteit neemt alsmaar toe, techniek (en de complexiteit ervan) verdwijnt daarbij steeds verder uit het zicht door oplossingen als cloud en virtualisatie. Organisaties veranderen mee met de maatschappij en met de nieuwe mogelijkheden van de technologie.

Organisaties zullen zichzelf hierdoor anders moeten leren besturen: nieuwe oplossingen zullen rekening moeten houden met de veranderde en steeds sneller veranderende (sociale regels in de) maatschappij. Oplossingen die vandaag passen zullen in de toekomst beperkter of zelfs helemaal niet bruikbaar zijn voor werknemers en organisaties. Organisaties zullen zich ook anders moeten leren onderscheiden in de markt, waarbij je je kunt afvragen of “de markt” van vandaag er in de toekomst nog hetzelfde uitziet. Daarbij zijn er wel de voordelen van de zich ontwikkelende techniek. Oplossingen die vandaag te duur of te moeilijk zijn, zullen in de toekomst zeker goedkoper en/of makkelijker te realiseren zijn.

De aard van complexiteit

Architecten (EA & BPM) zijn personen die vooral nuttig zijn bij complexe situaties. Hun voornaamste rol is het overzichtelijk en beheersbaar maken van die complexiteit.

Kijken we naar het complexiteit-fenomeen dan valt op dat systemen (organisaties, processen, IT landschappen en applicaties) de neiging hebben in de tijd steeds complexer te worden. Dit komt voornamelijk door het feit dat er wel onderdelen bijkomen maar zelden afgaan. Dit gaat zo door totdat een systeem zo complex is geworden dat het niet meer functioneert, mensen in organisaties niet meer weten bij wie ze moeten aankloppen, processen te veel tijd kosten, applicatiegebruikers niet meer weten op welke knop ze moeten drukken en IT-mensen alleen nog maar bezig zijn met brandjes blussen.

Dan komt het moment van bezinning, het moment om het eenvoudiger te maken, door dingen extern te plaatsen (outsourcen), beter op elkaar af te stemmen (standaardisatie) en om dingen weg te gooien (rationalisatie). Typisch een klus voor een architect die zichzelf daarmee overbodig maakt.

 

 

De ‘nieuwe’ professional

De werkwijze van BPM professionals en Enterprise Architecten zal met de veranderende organisaties (en met de veranderende regels in de maatschappij) mee moeten veranderen. Ze zullen zich moeten aanleren om steeds weer “over de golf” heen te kijken naar wat eraan komt en dit vertalen naar oplossingen voor actuele problemen. Dit vraagt veel van ze. Ze moeten mee ontwikkelen in de veranderingen om niet onder de voet gelopen te worden door de eisen van de nieuwe wereld.

Het architectuur vakgebied is de afgelopen jaren behoorlijk volwassen geworden. Waar architectuur in het verleden vaak tot doel werd verheven en de architect de almachtige waarheid zocht, wordt het nu ingezet als middel om de business doelen te verbinden aan de IT realisatie. We zien dat van architecten meer wordt gevraagd om als verandermanagers en trusted advisors op te treden: organisatorische sensitiviteit, vermogen om te netwerken en vanuit relaties te beïnvloeden, communiceren vanuit de organisatiedoelstellingen, mobiliseren van het netwerk van experts, oftewel de meer ‘alpha’-vaardigheden zijn hierbij belangrijk.

Het BPM vakgebied is daarentegen juist de afgelopen jaren enorm in opkomst door de ontwikkelingen in de markt van BPM technologieën. Hierdoor zien we een ontwikkeling waarbij er een heel nieuw soort consultant nodig is: de tech-savvy business analist die vanuit de requirements en processen de business op een andere manier kan ondersteunen, door agile processen direct in deze tools te modelleren. Het onderscheidend vermogen van deze nieuwe BPM consultant zit hem juist in de ‘alpha’-vaardigheden, waarbij steeds meer ‘beta’-affiniteit worden gevraagd.

Door meer ‘alpha’ van de een en meer ‘beta’ van de ander wordt de ‘delta’ tussen de twee steeds kleiner en is de ‘nieuwe’ consultant geboren.

Een praktijkvoorbeeld

Voor een gemeente is een nieuw subsidieverleningsysteem ingericht dat het subsidieverleningproces verbetert en de doorlooptijd voor aanvraagverwerking helpt verkorten. Deze effectiviteitslag moet daarbij een kostenbesparing opleveren.

De uitdaging was om enerzijds het team zo dicht mogelijk bij de subsidiewerknemers te plaatsen om de processen duidelijk te krijgen en anderzijds maximaal gebruik te maken van de standaarden die door KING worden uitgedragen. De architect selecteerde de juiste onderdelen van deze standaarden en de BPM consultant onderhield contact met de subsidiewerknemers over wetgeving, hun werkwijze en wensen.

In de gebouwde oplossing zijn procesregels en subsidieregels gescheiden gemodelleerd. De architect leverde de vertaalslag van gekozen KING zaaktypen en processen naar systeemfuncties. De BPM consultant modelleerde de business wensen en eisen (bijvoorbeeld termijnbewaking) aan de hand van de architectuur.

De samenwerking tussen de BPM consultant en de architect heeft een zaakgericht subsidiesysteem opgeleverd dat bewijsbaar rechtmatige subsidieverlening mogelijk maakt en dat de gemeente helpt met een aanzienlijke snelheidswinst in het behandelen van subsidieaanvragen. Door samenwerking tussen gemeente, BPM consultant en architect zijn de subsidieverleningsprocessen in kaart gebracht en geautomatiseerd in een oplossing die aansluit bij standaarden van VNG en KING1.

Samenwerking tussen BPM en EA kan dus heel goed.

 

1 Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (opgericht door de VNG), www.kinggemeenten.nl

Dit artikel is geschreven door Els Booij, Petra Hendriksen, Yvette Hoekstra, Pieter Hörchner, Maurice Stalder, Roger Wannee, Marnix de Graaff en Rob van Wees. Zij werken allen in de Capgemini BPM & Architectuur practice voor de sector Public en bouwen samen aan oplossingen voor de complexe vragen die klanten hun stellen.

Categorie:   
Auteur(s)
afbeelding van pieterhorchner
Pieter Hörchner
Capgemini - Principal Consultant / Certified Enterprise Architect

Pieter Hörchner is Principal Consultant / Certified Enterprise Architect / Cloud Leader NL bij Capgemini. Jaren werkzaam in het veld van Enterprise Architectuur, Modellen, Methodes, Service Oriëntatie en Cloud Computing.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
Indien het niet lukt om een reactie te plaatsen, stuur dan uw reactie naar redactie@xr-magazine.nl.
Alle inzendingen dienen correct, professioneel en beschaafd te zijn. IP-adressen worden gelogd, maar niet gepubliceerd. De redactie van XR Magazine behoudt zich het recht voor om anonieme reacties (niet op naam) of zonder geldig e-mailadres, te verwijderen zonder kennisgeving. Ook reacties waarin commerciële uitingen worden gedaan en/of commerciële producten en diensten worden aangeboden worden door de redactie verwijderd of ontdaan van commerciële uitingen zonder kennisgeving.